المناقصات والعقود عالية المخاطر

وفقًا لـ § 2.2-4303.01 وفقًا للمادة 10 من قانون ولاية فرجينيا، يتعين على مكتب المدعي العام (OAG) ووكالة تكنولوجيا المعلومات بولاية فرجينيا (VITA) أن يقوموا، بالنسبة لجميع الهيئات العامة بالولاية، بمراجعة جميع طلبات العطاءات والعقود التي تنطبق عليها تعريف "عالية المخاطر" وتخص سلعًا وخدمات متعلقة بتكنولوجيا المعلومات.

يعرّف قانون فرجينيا § 2.2- .4303.01 العقد عالي المخاطر بأنه أي عقد عام مع هيئة عامة تابعة للولاية لشراء سلع أو خدمات أو تأمين أو إنشاءات يُتوقع إما

• التكلفة التي تزيد عن10 مليون دولار على مدى المدة الأولية للعقد أو
• تزيد التكلفة عن5 مليون دولار على مدار المدة الأولية للعقد وتستوفي أحد المعايير التالية على الأقل:
• يتم شراء السلع أو الخدمات أو التأمين أو الإنشاءات التي هي موضوع العقد من قبل هيئتين أو أكثر من الهيئات العامة للدولة;
• المدة المتوقعة للعقد الأولي، باستثناء التجديدات، أكبر من خمس سنوات؛ أو
• لم تقم الهيئة العامة للدولة التي تقوم بشراء السلع أو الخدمات أو التأمين أو الإنشاءات بشراء سلع أو خدمات أو تأمين أو إنشاءات مماثلة خلال السنوات الخمس الماضية.

اتصل بمجموعة المشتريات (إدارة سلسلة التوريد) في VITA: scminfo@vita.virginia.gov، للحصول على أحدث نسخة من نماذج طلبات العروض والعقود الخاصة بـ VITA، وللحصول على المساعدة في تحديد النموذج المناسب لاستخدامه في عملية الشراء الخاصة بك. إذا كانت عملية الشراء الخاصة بك قائمة على السحابة، كليًا أو جزئيًا، فيرجى التأكد من ذكر ذلك حتى تحصل على النموذج الصحيح. تقوم VITA بتحديث قوالبنا على الأقل كل ثلاثة أشهر، واستجابة للتغييرات التي تطرأ على قوانين وسياسات المشتريات في ولاية فرجينيا. لذلك، من المهم أن تطلب الوكالات أحدث نسخة من قوالبنا عند صياغة طلب أو عقد جديد في مجال تكنولوجيا المعلومات. سيضمن ذلك أن تحتوي طلبات وعقود تكنولوجيا المعلومات الخاصة بوكالتك على أحدث الشروط والأحكام، وفي النهاية، سيؤدي إلى إبرام اتفاقية أقوى تتوافق بشكل أكبر مع سياسات ومعايير وإرشادات VITA في مجال المشتريات، فضلاً عن قوانين وسياسات ولاية فرجينيا.

كما سيتيح الاتصال بمشتريات VITA الفرصة لوكالتك لطرح أسئلة حول استخدام النماذج. لدى VITA أكثر من نموذج واحد وسيساعد وكالتك في تحديد النموذج الصحيح الذي يجب استخدامه في أي طلب تقديم عطاءات أو عقد معين. نحن نشجع وكالتك على طلب خدمات استشارية من فريقنا للمساعدة والتدريب على استخدام نماذج VITA.

إذا كانت وكالتك تستخدم نماذج طلبات تقديم العطاءات والعقود الخاصة بشركة VITA، توصي VITA بعدم دمج لغة شعبة المشتريات والتوريد (DPS) في نماذج VITA. VITAتم إنشاء نماذج طلبات تقديم العطاءات والعقود خصيصاً لعمليات الشراء على الموقع الإلكتروني IT ، ومن المحتمل أن يؤدي دمج لغة DPS إلى حدوث ارتباك للموردين/الموردين لديك. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي الإشارة إلى دليل البائع في طلب تقديم العطاءات IT إلى حدوث مشكلة لأن هذا الدليل يحدد قواعد ولوائح الشراء الخاصة بمشتريات السلع والخدمات العامة من وجهة نظر البائع ولا ينطبق على مشتريات IT.

للبدء في عملية المراجعة عالية المخاطر IT ، بعد الموافقة على طلب حوكمة المشتريات (PGR)، اطلب من مورد الوكالة IT (AITR) تقديم طلب مراجعة طلب التماس أو عقد عالي المخاطر IT من خلال أداة إدارة محفظة التكنولوجيا الخاصة بالكومنولث، Planview Enterprise 1. يُرجى تقديم جميع المستندات التي تشكل حزمة طلب تقديم العروض أو العقد IT. VITAسيتلقى قسم إدارة المشاريع (PMD) الطلب ويرسل حزمة وثائق طلب تقديم العطاءات أو العقود عالية المخاطر IT إلى VITA إدارة سلسلة التوريد (SCM)؛ والأمن والبنية المؤسسية؛ وإدارة الاستثمار IT ؛ وإلى خدمة الإشراف على السحابة المؤسسية (ECOS)، إن وجدت.

سيقوم مسؤول المشتريات في وكالتك بتقديم طلب الاستعانة بمصادر خارجية في مجال تكنولوجيا المعلومات عالية المخاطر أو طلب مراجعة العقد إلى مكتب المدعي العام. يجب ملء النموذج التالي وإرساله، مع طلب أو حزمة عقد تكنولوجيا المعلومات عالية المخاطر، إلى محامي وكالتك في OAG:  https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

يجب على مسؤول المشتريات إكمال المصفوفة المسماة "الحد الأدنى من المتطلبات للمشتريات الرئيسية في مجال تكنولوجيا المعلومات والمشتريات عالية المخاطر والمشتريات المفوضة" وتقديمها إلى وكالة AITR التابعة لها لتقديمها، إلى جانب حزمة وثائق طلب العروض أو العقود عالية المخاطر في مجال تكنولوجيا المعلومات، في Planview Enterprise 1. تساعد المصفوفة وكالتك على ضمان أن طلباتك وعقودك عالية المخاطر تفي بمتطلبات المخاطر العالية وتساعد VITA في مراجعتها. نسخة من المصفوفة متاحة على موقع VITA الإلكتروني ويمكن الوصول إليها من خلال زيارة صفحة نماذج المشتريات على.

نعم. يرجى الاتصال بالمورد IT الخاص بوكالتك (AITR) للتأكد من تقديم طلب حوكمة المشتريات (PGR) والموافقة عليه من قبل كبير مسؤولي المعلومات (CIO) في Commonwealth of Virginia قبل تقديم طلب تقديم العروض أو العقود عالية المخاطر للمراجعة VITA.

إذا كان أي مكون من مكونات طلبك عالي المخاطر في مجال تكنولوجيا المعلومات (IT) يتعلق بخدمات السحابة، فستحتاج إلى الحصول على نموذج تقييم خدمة مراقبة السحابة المؤسسية (ECOS)، والذي يمكنك الوصول إليه على بوابة خدمة VITA: https://vccc.vita.virginia.gov/vita.

ابحث عن "تقييم الخدمات السحابية" ثم قم بالتمرير إلى أسفل الصفحة إلى "مرفق 1-1003 - الملحق أ" وقم بتنزيل النموذج. يجب تضمين التقييم ECOS كمرفق لطلب تقديم العروض IT عالي المخاطر، ويجب أن يقوم مقدمو العروض بتعبئته وفقًا للتعليمات الواردة في طلب تقديم العروض (RFP).

اتصل بـ scminfo@vita.virginia.gov للوصول إلى الشروط والأحكام المناسبة للسحابة.

تتوفر المساعدة للوكالات بشأن العطاءات والعقود عالية المخاطر. تقدم VITA procurement (إدارة سلسلة التوريد) تدريبًا على تطوير طلبات وعقود تكنولوجيا المعلومات (IT)، وشروط عقود تكنولوجيا المعلومات (IT)، والمخاطر المرتبطة بها، وبيانات العمل، ومقاييس الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة، وجداول مراحل المشروع والنتائج المطلوبة، والمفاوضات وإدارة العقود. إذا كان هناك اهتمام بهذه المواضيع، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى قسم المشتريات في VITA على العنوان التالي scminfo@vita.virginia.gov.

توصي VITA procurement بضمان تضمين مقاييس أداء قوية في طلبات العطاءات وعقود تكنولوجيا المعلومات. مقاييس الأداء هي مقاييس قابلة للقياس الكمي لمستويات الخدمة المتوقعة، وهي العمود الفقري لأي عقد ناجح. يجب أن تكون مقاييس الأداء مصممة خصيصًا لتوفير بيانات دقيقة وموثوقة عن أداء المورد مقارنة بأحكام الخدمة المتفق عليها. يجب أن تكون المقاييس المختارة قادرة على تحديد مدى جودة ومدى التزام المورد بانتظام بمستويات الخدمة المتوقعة والمحددة في العقد. قم بزيارة الفصل " " (تحديد ومراقبة التكاليف) على الرابط30.3.1 Performance Measures (مقاييس الأداء) على الرابط من دليل المشتريات التقنية لدينا للحصول على إرشادات وأمث

يجب أن يكون كل مقياس للأداء مرتبطاً بشرط إنفاذ مطابق. ستحفز أحكام الإنفاذ الصارمة المورد على الالتزام المستمر بمعايير الأداء المنصوص عليها في العقد. قم بزيارة الفصل 30. 3.2 أحكام الإنفاذ وسبل الانتصاف الواردة في دليل VITA لشراء تكنولوجيا المعلومات وأداة قياس الأداء للحصول على إرشادات وأمثلة إضافية. انظر أيضًا فيديو التدريب على مقاييس الأداء.

التعويضات التعاقدية هي وسيلة لمساءلة المورد بشكل ملموس عن عدم الوفاء بمعايير الأداء المطلوبة. وهي تحفز المورد على الوفاء باستمرار بمعايير الأداء المطلوبة تعاقديًا أو تجاوزها. يمكن أن تكون سبل الانتصاف في شكل عقوبات مالية، أو ممارسة الخيارات التعاقدية مثل الإنهاء أو طلب الخدمات المهملة من مورد آخر. قم بزيارة الفصل.30 3.2 أحكام الإنفاذ وسبل الانتصاف من دليل المشتريات التقنية لدينا وأداة قياس الأداء للحصول على إرشادات وأمثلة إضافية.

توصي VITA بأن تقوم الوكالات بتضمين جدول مراحل المشروع والإنجازات في طلبات تقديم العروض والعقود. يُرجى تنزيل نموذج معالم المشروع والتسليمات واتباع التعليمات الموجودة في مستند Word.