8.8 تحليل وتخطيط مشتريات تكنولوجيا المعلومات
في العادة، يقوم عادةً مالك العمل في الوكالة (أي مدير المشروع) وفريق من الخبراء الفنيين المتخصصين بإعداد تعريف المتطلبات، ولكن سيرغب مسؤولو المشتريات في التأكد من أن المتطلبات قد تم تخطيطها بشكل جيد وأنها كافية لتحديد تفاصيل المشتريات في بيان النطاق وبيان العمل (راجع الفصل 12 ، بيانات العمل للمشتريات IT ). سيعكس نطاق طلب تقديم العروض و/أو بيان العمل نتائج تحديد المتطلبات والتحليل والتخطيط. فيما يلي جدول يقدم العديد من الأسئلة عالية المستوى التي قد يحتاج فريق المشروع إلى أخذها بعين الاعتبار عند تحديد متطلبات المشروع والتخطيط له. يوفر الجدول أدناه أداة عامة. يمكن الاطلاع على المزيد من الإرشادات التفصيلية المتوافقة مع توجيهات برنامج VITA للتكنولوجيا على الموقع الإلكتروني التالي: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-templates-tools/.
|
1 |
ما هي الأهداف/الغايات الأساسية للمشروع؟ |
تحديد الأهداف رفيعة المستوى للمشتريات بما في ذلك جميع الأهداف الفنية والوظيفية والأداء وتوقعات مستوى الأداء أو الخدمة والجدول الزمني وأهداف المستخدم وجمهور العملاء. تضمين الخدمات والأجهزة والبرامج ومتطلبات الترخيص. ضع في اعتبارك المشاريع المعيارية أو المرحلية لاستيعاب جدولك الزمني/ميزانيتك. ناقش الأهداف طويلة الأجل أو العمر المتوقع للنظام/المشروع. |
|
2 |
ما هي الأهداف/الغايات الثانوية للمشروع؟ |
تحديد الأهداف على المستويين المتوسط والأدنى للمستوى التقني والوظيفي والأداء وتوقعات مستوى الأداء أو الخدمة والجدول الزمني وعناصر المستخدم وجمهور العملاء في عملية الشراء. تضمين الخدمات والأجهزة والبرامج ومتطلبات الترخيص. |
|
3 |
ما أقل ما يحتاجه المشروع DOE |
كن أمينًا في تقييم جميع العناصر غير الضرورية في هذا الشراء، وربما حذف نتائج السؤالين 1 و 2 ونقلهما إلى السؤال 12. |
|
4 |
ما هي البيئة الحالية؟ |
إعداد وصف نصي ورسم بياني للبيئة التقنية وبيئة المستخدم الحالية، بما في ذلك الموظفين والبرامج الأخرى والوكالات/الكيانات والخدمات المتأثرة. |
|
5 |
ما هي التبعيات الموجودة أو التي قد تتطور؟ |
تقديم تفاصيل عن الشبكات الداخلية والخارجية الأخرى والخوادم والتطبيقات و/أو الأنظمة والواجهات البينية والأنظمة القديمة التي ستتأثر بعملية الشراء هذه، بما في ذلك الوكالات/الكيانات/المستخدمين الآخرين وشراكة VITA. |
|
6 |
هل تتوافق عملية الشراء هذه مع استراتيجية الكومنولث الخاصة بالوكالة والكومنولث التخطيط؟ |
حدد أي تعارضات مباشرة أو محتملة قد تخلقها عملية الشراء هذه مع استراتيجيات وكالتك أو استراتيجيات الكومنولث قصيرة الأجل أو طويلة الأجل للمؤسسة أو الأهداف الأخرى. اتصل بـ AITR الحالي للمساعدة في هذا السؤال. |
|
7 |
ما الذي يمكن القيام به في المنزل؟ |
إعادة النظر في الأسئلة 1 و 2 ومطابقة الموظفين الحاليين أو الأدوار الحالية مع الأهداف التفصيلية. |
|
8 |
ما هو DOE الذي تحتاج الوكالة إلى شرائه من مصادر خارجية؟ |
يجب أن تشمل الإجابات جميع الأجهزة والبرمجيات (COTS و/أو المطورة حديثًا)، وخدمات الدعم، والتنفيذ، والتصميم، وتطوير الواجهة، والتدريب، والصيانة، وما إلى ذلك. تأكد من إجراء بحث عن العقود القائمة على مستوى الولاية التي قد تخدم بعض أو كل هذه الاحتياجات:(https://vita.cobblestonesystems.com/public/). |
|
9 |
ما هي الميزانية؟ |
تحديد مصادر الميزانية المحددة والمتوقعة للمشروع ومصادرها وتوقيتها. قم بتضمين مصادر الميزانية للدعم والصيانة خارج السنة وأي نشاط شراء تدريجي و/أو تمويل اتحادي. |
|
10 |
ما هو التقدير الداخلي؟ |
يوصى بإعداد هيكل تفصيلي للعمل لاستخدامه كأساس لتقديرك، حيث يمكن أن يُستفاد من ذلك في أجزاء المتطلبات و/أو بيان العمل في وثائق المشتريات (أي طلب تقديم العطاءات والعقد). يساعد هذا النهج أيضًا على ضمان مراعاة جميع تفاصيل دورة حياة المشروع وقد يقدم مبررًا أثناء تقييم المقترحات. |
|
11 |
ما هو الجدول الزمني؟ |
تحديد أي تواريخ للجدول الزمني للمشروع الثابتة وغير الثابتة - الأحداث الإجمالية والمعالم الرئيسية لاستخدامها في أي مخاوف تتعلق بالتبعية الفنية ولتخطيط نفقات الميزانية (ودفعات الموردين). |
|
12 |
ما الذي يمكن أن نؤجل شراءه؟ |
انقل الإجابات من السؤال 3 هنا. قم بتضمين المشتريات الاختيارية لاقتناء المرحلة التالية، إذا كان ذلك مناسبًا، والدعم والصيانة المحتملة خارج السنة اعتمادًا على قيود الميزانية. |
|
13 |
ما هي مخاطرنا؟ |
طرح الأفكار وتحديد جميع المخاطر التي من المحتمل أن تؤثر على المتطلبات الفنية والوظيفية ومتطلبات الأداء بما في ذلك التثبيت والتنفيذ والتطبيقات/النظم/بيئات المستخدمين الحالية أو العلائقية، وتطوير الواجهة، والإنتاج، والاختبار، والبدء في التنفيذ، والميزانية والمالية، والجدول الزمني، وقيود الترخيص، والخدمات المستضافة من قبل الموردين/الخدمات السحابية، إلخ. تطبيق قرارات التخفيف عند الإمكان التي يمكن أن تؤثر على وكالتك و/أو المورد و/أو الوكالات/الوكلاء الخارجيين الآخرين. |
|
14 |
ما هي المواصفات والمعايير التي يجب تطبيقها؟ |
إنشاء مستند يسرد الأسماء والأرقام والإصدار وما إلى ذلك، وتوفير روابط، إن وجدت، لجميع المواصفات والمعايير الخاصة بالوكالة، والكومنولث، و/أو VITA و/أو الفيدرالية، إذا كانت المنح الفيدرالية تنطبق، والمواصفات والمعايير المطلوبة لأداء العقد بشكل سليم لجميع الحلول والخدمات و/أو المنتجات التي يتم شراؤها. |
|
15 |
هل هذا عقد عالي المخاطر كما هو محدد في قانون فرجينيا § 2.2- . 4303.01 ؟ |
24303.01 يعرّف "العقود العالية المخاطر" بأنها أي عقد عام مع هيئة عامة تابعة للدولة لشراء سلع أو خدمات أو تأمين أو إنشاءات يتوقع أن تزيد تكلفته إما (1) عن مليون دولار على مدى المدة الأولية للعقد أو (2) تزيد تكلفته عن مليون دولار على مدى المدة الأولية للعقد ويستوفي أحد المعايير التالية على الأقل: (أ) أن يتم شراء السلع أو الخدمات أو التأمين أو الإنشاءات موضوع العقد من قبل هيئتين أو أكثر من الهيئات العامة للدولة؛ أو (ب) أن تكون المدة المتوقعة للعقد الأولي، باستثناء التجديدات، أكبر من خمس سنوات؛ أو (ج) ألا تكون الهيئة العامة للدولة التي تشتري السلع أو الخدمات أو التأمين أو الإنشاءات قد اشترت سلعاً أو خدمات أو تأميناً أو إنشاءات مماثلة خلال السنوات الخمس الماضية.10 5 يجب مراجعة أي التماس أو عقد IT يستوفي تعريف "العقد عالي المخاطر" من قبل VITA ومكتب المدعي العام. يُطلب من الموظفين المعينين كمسؤولين رئيسيين عن العقود عالية المخاطر إكمال برنامج تدريبي على الإدارة الفعالة للعقود التي أنشأتها دائرة الخدمات العامة وVITA وفقًا لمتطلبات مشروع القانون قبل البدء في مهام إدارة العقود عالية المخاطر. أدت بعض أحكام القانون إلى تأخير التواريخ الفعلية لتنفيذ عمليات التدريب على العقود عالية المخاطر ومراجعتها. |
|
16 |
هل تأكدت من أن مواصفات الأداء الخاصة بك تحتوي على مقاييس أداء متميزة وقابلة للقياس وأحكام تنفيذ واضحة؟ |
يجب أن تتضمن جميع المشتريات التي تفي بتعريف "المخاطر العالية"، على النحو المحدد في القسم 2.2-4303.01 من قانون فرجينيا، تدابير أداء واضحة ومتميزة وأحكام إنفاذ، بما في ذلك سبل الانتصاف في حالة عدم الأداء، في جميع طلبات وعقود المشتريات عالية المخاطر IT للسلع والخدمات IT. VITAستقوم مجموعة إدارة مخاطر العقود بمراجعة كل التماس وعقود عالية المخاطر IT والتشاور مع الوكالة الطالبة بشأن الخطوات التي يجب اتخاذها لكي يصبح الالتماس و/أو العقد عالي المخاطر IT متوافقًا مع § 2.2-4303.01. للمزيد من المعلومات، يرجى الاتصال ب scminfo@vita.virginia.gov. |
ينبغي أن يبدأ تحليل المتطلبات بمتطلبات العمل أو المتطلبات التنظيمية للوكالة، وينبغي أن تترجم تلك المتطلبات إلى متطلبات المشروع المدرجة في طلب تقديم العروض. إذا كانت تلبية المتطلبات المعلنة ستكون مكلفة بشكل غير معقول أو تستغرق وقتاً طويلاً، فقد يتعين التفاوض بشأن المتطلبات أو تقليص نطاقها أو تقليص حجمها من خلال المناقشات مع الشركات الصغيرة والمتوسطة أو العملاء أو المستخدمين. يجب أن يغطي تحليل المتطلبات النطاق الكامل للمشروع. يجب أن تكون شاملة ودقيقة ويجب أن تراعي آراء واحتياجات جميع أصحاب المصلحة في المشروع.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.