8.9 متطلبات بناء تكنولوجيا المعلومات
IT تُعرّف متطلبات المشتريات بأنها الحاجة أو الطلب على الموظفين أو المعدات أو الأجهزة أو البرمجيات أو حلول التطبيقات/التصميم أو خدمات أو حلول الاستضافة/الخدمات السحابية أو الاتصالات أو المرافق أو الموارد الأخرى أو الخدمات بكميات محددة لفترات زمنية محددة أو في وقت محدد. يتم تحديد المتطلبات من قبل مالك العمل في الوكالة، ويتم ترجمتها إلى مواصفات من قبل مالك العمل والخبراء الفنيين المتخصصين في الوكالة (SMEs). تعريف المتطلبات هو الجزء الأكثر أهمية في مشروع IT. قد يؤدي التحديد غير الصحيح أو غير الدقيق أو المفرط للمتطلبات إلى تأخير الجدول الزمني أو إهدار الموارد أو عدم رضا العميل. لتطوير متطلبات جيدة لالتماس العطاءات، تذكر ما يلي:
- قم دائمًا بفحص دقيق لاحتياجات العمل IT التي يتم شراؤها.
- اكتب بياناً واضحاً بأهداف المشروع ونطاقه.
- اعرف الفرق بين الرغبات والاحتياجات.
- قم بفحص تعريف المتطلبات بشكل تفاعلي مع صاحب العمل والعميل، إذا كان مختلفاً عن صاحب العمل والمشاريع الصغيرة والمتوسطة التقنية.
- إجراء تحليل دقيق وشامل للمتطلبات.
- توثيق النتائج بشكل لا لبس فيه وبتفاصيل كافية.
- ضع مستند المتطلبات تحت مراقبة الإصدار.
ينص الشرط الجيد على شيء ضروري ويمكن التحقق منه وتحقيقه. لكي يكون المتطلب قابلاً للتحقق، يجب أن يكون له معايير للقبول. ولكي يكون المطلب قابلاً للتحقيق، يجب أن يكون ممكناً من الناحية الفنية وفي حدود الميزانية والجدول الزمني والقيود الأخرى. تشمل المشاكل الأكثر شيوعًا في كتابة المتطلبات ما يلي:
- وضع افتراضات خاطئة
- كتابة التنفيذ (كيفية القيام بشيء ما) بدلاً من كتابة المتطلبات (ما يحتاجه العميل كمنتج أو خدمة نهائية).
- استخدام مصطلحات تقنية صناعية غير صحيحة.
- المتطلبات المفقودة أو الغامضة أو المتضاربة.
- التغاضي عن المتطلبات المستقبلية و/أو متطلبات الواجهة البينية للأنظمة الحالية.
- الإفراط في المواصفات
إن عنصر وثيقة المتطلبات في طلب تقديم العطاءات هو البيان الرسمي لما هو مطلوب من عملية الشراء IT. وبقدر الإمكان، يجب أن يحدد ما يجب أن يفعله المنتج أو الحل أو المورد، بدلاً من كيفية القيام به. يجب أن تتضمن وثيقة المتطلبات تعريفاً وتحديداً للمتطلبات وأن تتضمن بيانات وظيفية وتقنية على حد سواء. تصبح متطلبات الشراء الأساس لنطاق الالتماس والعقد وبيان العمل (راجع الفصل 12).
هناك أربعة أنواع أساسية من متطلبات شراء التكنولوجيا - الإلزامية والوظيفية والتقنية والعمل أو الأداء. يمكن أن تستند هذه المتطلبات إلى متطلبات خاصة بالوكالة أو، حسب الاقتضاء، إلى متطلبات أمن الكومنولث و/أو بنية المؤسسة و/أو البنية التحتية و/أو المتطلبات الاستراتيجية. تقدم الأقسام الفرعية التالية مناقشة هذه الأنواع الأربعة.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.