8.1 مواصفات تقنية المعلومات
مواصفات تكنولوجيا المعلومات (IT) هي وصف لمنتج أو خدمة تكنولوجية يسعى العميل إلى شرائها، وهي أيضًا وصف لما يجب أن يكون المورد مستعدًا لتقديمه ليتم النظر في منحه عقدًا. تصف المواصفات المتطلبات الفنية للمادة أو المنتج أو الخدمة وتتضمن معايير تحديد ما إذا كانت هذه المتطلبات مستوفاة أم لا. قد تصف المواصفات معايير الأداء التي يجب على المورد تلبيتها، أو قد توفر كشفًا تصميميًا كاملاً للعمل أو المهمة التي يتعين القيام بها.
توفر المواصفات الأساس للحكم على ما إذا كان المورد قد استوفى المتطلبات الواردة في طلب تقديم العطاءات أم لا. ستحدد طبيعة السلعة أو الخدمة التكنولوجية التي يتم شراؤها ما إذا كانت المواصفات ستكون طويلة أو قصيرة وما هو الشكل الوصفي الذي يجب استخدامه. تحتوي معظم المواصفات على وصف للمتطلبات وأحكام ضمان الجودة وستحدد بدقة الحد الأدنى من متطلبات التكنولوجيا المطلوبة.
المواصفات هي الطريقة الوحيدة للحصول على IT السلع أو الخدمات المطلوبة. تشكل المواصفات جوهر وثيقة العقد التي ستحكم مورد السلع أو الخدمات المطلوبة في أداء العقد، حيث تصبح أساساً للحكم على الامتثال. تشجع المواصفات الجيدة المنافسة الكاملة وغير المقيدة من خلال تحديد الحد الأدنى من المتطلبات الفعلية بدلاً من الرغبات. يجب أن تحتوي المواصفات أيضًا على أحكام ضمان الجودة التي توفر وسيلة لتحديد أن المورد قد استوفى المتطلبات التعاقدية. يجب أن تكون المواصفات واضحة ودقيقة. إذا كانت المتطلبات غامضة أو تترك مجالاً للتفسير، يحق للموردين تقديم تفسيرات تعمل لصالحهم. يجب أن تكون المواصفات الجيدة:
- أن تكون مبنية على حاجة العمل.
- التركيز على الأداء بدلاً من التصميم.
- عدم طلب ميزات غير مطلوبة للاستخدام المقصود للمنتج أو الحل.
- تحديد الخصائص الأساسية للمنتج أو الحل المطلوب.
- ألا يكون مكتوباً من قبل مقدم العطاء/مقدم العطاء أو تم إعداده بمساعدة مقدم عطاء/مقدم عطاء محتمل.
- الاستفادة من المنتجات التجارية الجاهزة.
- تجنب المتطلبات التي تحابي مورداً معيناً.
- السماح بالمنافسة إلى أقصى حد ممكن.
- أن تكون قابلة للقياس الكمي بدلاً من النوعي.
- كن قابلاً للتحقق.
- عدم المغالاة في الجودة، بل تحديد توقعات الأداء والاحتياجات بوضوح لغرض العمل المقصود.
- تجنب استخدام كلمات مثل "يجب" أو "يجب" لأن هذه الكلمات تقيد المنافسة وغالباً ما تستبعد المورد الذي يقدم حلاً جديداً ومبتكراً.
يجب أن تكون المواصفات دائماً واضحة ومفهومة. يجب أن تسمح بالمنافسة بين المنتجات المتساوية في الجودة. يجوز أن تتضمن المواصفات بياناً بشأن الطبيعة النوعية للاشتراء ويجب أن تحدد الحد الأدنى من الخصائص والمعايير الأساسية التي يجب أن تتوافق معها عملية الاشتراء إذا كان لها أن تفي بالاستخدام المقصود. يجب تحديد متطلبات الأداء أو المواصفات. التحكم في المواصفات:
- مستوى أداء المنتج,
- مقدار المنافسة,
- مدى ملاءمة المنتج أو الحل أو الخدمة للمهمة المطلوب إنجازها,
- طريقة التقييم المستخدمة في إجراء الترسية وفي تحديد العطاء الأفضل قيمة للشراء.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.