8.2 خصائص مواصفات تكنولوجيا المعلومات الفعالة
ستتم كتابة مواصفات IT الفعالة بخصائص معينة تشمل:
- البساطة: تجنب التفاصيل غير الضرورية، ولكن كن كاملاً بما فيه الكفاية لضمان أن المتطلبات ستفي بالغرض المقصود منها.
- واضح: استخدم مصطلحات مفهومة للوكالة والموردين. تجنب اللغة والمصطلحات القانونية كلما أمكن ذلك. قم بتضمين تعريفات المصطلحات عند الحاجة للتخفيف من التفسيرات المتضاربة والمواءمة مع المصطلحات والتعاريف التقنية الخاصة بالكومنولث و/أو الوكالة.
- إعلامي: وصف الحالة المرغوبة للوكالة للحل IT ، لتشمل الاستخدام والجمهور وأي احتياجات/قيود تقنية/وظيفية أو تدفقات سير العمل أو تدفقات البيانات، والوصلة البينية مع التطبيقات/الأنظمة الأخرى وبنية الأنظمة القديمة والمنصات وأنظمة التشغيل التي يجب أن تتماشى مع استراتيجية الكومنولث أو الوكالة الشاملة IT.
- دقيق: استخدم وحدات قياس أو أداء متوافقة مع معايير الصناعة. يجب تحديد جميع الكميات ومتطلبات التعبئة والتسليم والقبول بوضوح. قم بتضمين جميع المعايير والمواصفات والشهادات الفنية والمهنية والصناعية والمواصفات والشهادات المطلوبة على مستوى الولاية و/أو الاتحادية و/أو الوطنية، حسب الحاجة.
- المرونة: تجنب المواصفات غير المرنة التي تحول دون قبول عرض يمكن أن يقدم أداءً أكبر مقابل دولارات أقل. استخدم القيم التقريبية مثل الأبعاد والوزن والسرعة وما إلى ذلك (كلما أمكن) إذا كانت تفي بالغرض المقصود. إذا تم استخدام الأبعاد التقريبية، فيجب أن تكون في حدود 10% القاعدة العامة ما لم ينص على خلاف ذلك في وثيقة طلب العروض.
من أجل تعزيز المنافسة العادلة والمفتوحة بين جميع المورِّدين وتحفيز مقدِّمي العروض على إعداد مقترحات إبداعية ومبتكرة، ينبغي كتابة المواصفات بشكل عام قدر الإمكان. IT يجب على أصحاب الأعمال والوكالات تجنب كتابة متطلبات/مواصفات تقييدية من خلال:
- بما في ذلك المتطلبات الأساسية فقط للمنتج أو الخدمة أو الحل المطلوب IT.
- تجنب المتطلبات المقيدة أو غير العملية مثل تلك غير الضرورية أو التي عفا عليها الزمن.
- تحقق بعناية من متطلبات تسليم المنتج أو متطلبات الجدول الزمني للمشروع للتأكد من أن الوقت المستغرق من استلام المورد للطلبية إلى الانتهاء ليس مقيدًا أو مقيدًا للغاية.
- تحديد المتطلبات لتعزيز وتشجيع الموردين على اقتراح منتجات أو حلول أو خدمات قياسية ومتاحة تجارياً حيثما أمكن.
- عدم تحديد اسم علامة تجارية أو منتج أو ميزة معينة خاصة بمصنع واحد، إلا لأغراض مرجعية.
- عدم إملاء حلول التصميم التفصيلية قبل الأوان.
- إتاحة الوقت الكافي للموردين لمراجعة الاحتياجات التكنولوجية والنظر في المتطلبات وإعداد وتقديم عرض.
يجب أن يكون أحد الاعتبارات الأولى في إعداد المواصفات هو تحديد نوع المواصفات التي ستصف التكنولوجيا المطلوبة على أفضل وجه. هناك أنواع معينة من المواصفات: القياسية أو التصميم أو الأداء أو العلامة التجارية.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.