34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.9 رصد التزامات الوكالة
يجب على مدير العقد مراجعة العقد بعناية وإنشاء قائمة وجدول زمني يتضمن جميع التزامات الوكالة بموجب العقد. لا يعتمد نجاح عقود IT على أداء المورد فحسب، بل يعتمد أيضاً على أداء الوكالة في الوفاء بالتزاماتها التعاقدية وتمكين المورد من الأداء أو عدم منعه من الأداء. يمكن أن يؤدي عدم أداء الوكالة أو توقفها عن الأداء إلى تعريض العقد/المشروع لخطر التأخير في الجدول الزمني وزيادة التكاليف أو تعريض الكومنولث لخطر النزاع على العقد. IT قد تتطلب العقود أياً مما يلي وأكثر من ذلك:
- إبلاغ الوكالات ومستخدمي الكومنولث الآخرين بحقوق الوصول إلى تراخيص البرمجيات/حقوق الاستخدام والقيود المفروضة عليها والحصول على إقرار موقع من المستخدم لملف العقد.
- إبلاغ مستخدمي الكومنولث وممثلي الأطراف الثالثة بجميع قيود السرية والحصول على إقرارات سرية أو عدم إفشاء موقعة لملف العقد.
- التأكد من أن الوكالة تفي بأي التزام تعاقدي يتضمن ما يلي أو أي شرط مماثل "في غضون ثلاثين (30) يوماً من نهاية كل ربع سنة تقويمية، يجب على الوكالة أن تقدم للمورد تقريراً بالعدد الصافي للنسخ الإضافية الصافية من البرنامج التي تم نشرها خلال ربع السنة." (من "بند حقوق الاستنساخ" في العقد، إذا كان متضمنًا).
- تمكين أو تيسير إجراء أي اختبار، أو أنشطة IV&V، أو عروض الموردين، و/أو دورات تدريبية ضمن إطار زمني معين، مع بيئة تقنية محددة أو موارد معدة مسبقاً للاستخدام.
- توفير بيانات أو معلومات أو معدات أو تسهيلات معينة للمورد خلال إطار زمني معين لتمكين أي جهود لتحديد متطلبات البرمجيات أو الحلول أو التصميم أو الواجهة أو الاختبار أو التنفيذ من قبل المورد.
- تحديد إطار زمني لمراجعة وقبول أي مخرجات واختبارها.
- إعداد وتوفير تقارير أو بيانات فنية أو مواصفات أو معايير أو تهيئة/هندسة برمجيات أو بنية برمجيات أو كود قديم/واجهة أو بيانات محددة لتحويلها (بما في ذلك حالة هذه البيانات).
- اتخاذ الترتيبات اللازمة لحضور أي من المدعويين الرابع&الخامس أو اللجنة التوجيهية أو أي مدعو آخر لأي مراجعات حاسمة للمشروع أو أي اجتماعات أخرى متعلقة بالعقد وفقًا للجدول الزمني للعقد.
- التفاعل مع مكتب إدارة خدمات شراكة VITA-NG، أو قسم إدارة مشاريع VITA أو خبراء أمن VITA لأي جهود إعداد البنية التحتية أو التكامل المطلوبة لأداء المورد.
- تزويد المورد بأي إشعار بعدم المطابقة أو خطأ تم اكتشافه فيما يتعلق بأداء المورد (المنتج، الخدمة، الحل) خلال إطار زمني محدد.
- تقديم أي التزام بالإخطار الفني أو الإداري المطلوب تعاقديًا في إطار زمني محدد.
- تسهيل الحصول على أي موافقات أو إعفاءات أو استثناءات مطلوبة بموجب النظام الأساسي أو اللجنة التوجيهية أو CIO أو غيرها من سياسات VITA
- ضمان عدم قيام الجهات المعنية بالمشروع والجهات الفنية والوكالات الأخرى المعنية بالمشروع بتغيير أو زيادة أو تقليل التزامات أداء المورد بشكل مباشر أو غير مباشر (أي الزحف على النطاق) كما هو مطلوب بموجب العقد دون تعديل رسمي للعقد.
- معالجة فواتير الموردين والموافقة عليها ودفعها ضمن الأطر الزمنية القانونية.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.