34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.8 مراقبة الفواتير والدفع
قد تكون هناك حاجة إلى وظيفة إدارة العقود لمعالجة فواتير الموردين من خلال دورات الموافقة مع صاحب العمل/مدير المشروع قبل إرسالها إلى مكتب الدفع التابع للوكالة. ومع ذلك، يجب على مدير العقد التأكد أولاً من أن الفواتير:
- تضمين جميع التفاصيل والمعلومات المحددة في العقد,
- تضمين التسعير وفقًا لجدول تسعير العقد,
- التأكد من عدم فرض أي ضرائب على الوكالة وتقديم أي وثائق إعفاء للمورد
- تعكس أي تعديلات في جزاءات/حوافز الأداء,
- قم بتضمين نفقات السفر المصرح بها ووفقًا لمبالغ البدل اليومي السارية في ذلك الوقت كما نشرتها دائرة حسابات فيرجينيا,
- قم بتضمين أي توقيعات أو شهادات مطلوبة في العقد,
- تضمين أي تقارير تكميلية مطلوبة (على سبيل المثال، الاستخدام الشهري، وإحصاءات أداء مستوى الخدمة الشهري)
- أن تكون دقيقة وكاملة ومصححة من قبل المورد قبل تقديمها للموافقة عليها ودفع قيمتها.
قد يُطلب من مدير العقد أيضًا مراقبة سداد المدفوعات إلى المورد وفقًا للوائح القانونية § 2.2-4350 أو § 2.2-4352 من قانون فرجينيا، حسب الاقتضاء، والمساعدة في حل أي مطالبات للموردين بشأن المدفوعات.
يجب معالجة أي مطالبات ناشئة عن نزاع تعاقدي وفقًا للمادة 2.2-4363 من قانون فرجينيا. يرجى الرجوع إلى القسم الفرعي 34.4.7 أدناه للاطلاع على مناقشة خاصة بشأن المدفوعات النهائية للمورد.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.