34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.10 معالجة المنازعات والمطالبات وتسويتها
يجوز لمدير العقد أن يكون مسؤولاً عن معالجة أو المشاركة في تقصي الحقائق وتسوية أي نزاعات ومطالبات تنشأ أثناء تنفيذ العقد. يجب معالجة أي مطالبات ناشئة عن نزاع تعاقدي وفقًا للمادة 2.2- .4363 من قانون فرجينيا والمتطلبات التعاقدية. من الأهمية بمكان وجود ملف إدارة عقود أو موقع تخزين إلكتروني جيد الصيانة وكامل للوصول إلى الوثائق الداعمة.
قد يتضمن العقد بنداً خاصاً بإجراءات الاستئناف. في حالة وجود نزاع تعاقدي، يجوز للمورد اتخاذ الإجراء القانوني المناسب كما هو منصوص عليه في المادة 2.2-4364 من قانون فرجينيا.
يمكن اعتبار المورد في حالة تقصير إذا لم يقم بالأداء وفقاً لشروط أمر الشراء أو العقد. يجب مراعاة هذه العوامل قبل اتخاذ أي إجراء تقصيري.
- الأسباب المحددة للفشل
- الفترة الزمنية اللازمة للحصول على السلع أو الخدمات من مصادر أخرى مقارنةً بالوقت الذي يمكن أن يتم فيه التسليم أو الأداء من قبل المورد المتأخر.
إذا فشل المورد في الأداء، يجب على الوكالة إخطار المورد ومحاولة التوصل إلى حل مرضٍ له. إذا لم يتم حل المشكلة بعد، فقد يتبع ذلك إشعار "للعلاج". يجب تقديم الإشعار خطياً لإخطار المورد بأن عدم التسليم أو عدم الأداء يعتبر إخلالاً بالعقد، وإذا لم يتم معالجة القصور أو عدم المطابقة خلال عدد معين من الأيام (كما هو محدد في لغة العقد)، تقوم الوكالة بإنهاء العقد بسبب التقصير وتحميل المورد مسؤولية أي تكاليف زائدة. عند انقضاء الفترة الزمنية للعلاج، إذا لم يتم التوصل إلى حل مُرضٍ، ترسل الوكالة إلى المورد خطاب إنهاء العقد بسبب التقصير وتتخذ إجراء إعادة الشراء عن طريق الترسية على صاحب العطاء الأقل التالي أو إعادة الالتماس. إذا أدت عملية إعادة الشراء إلى زيادة التكاليف على الوكالة، تقوم الوكالة بإعداد فواتير للمورد الأصلي بالتكاليف الزائدة، مع إعطاء فترة زمنية محددة للسداد. إلى أن يتم استلام سداد التكاليف الزائدة، يجوز شطب المورد من قائمة موردي الوكالة. إذا لم يتم السداد بحلول نهاية الفترة الزمنية المحددة، فقد يتم اتخاذ إجراء التحصيل بموجب سياسة تحصيل الديون المعتمدة لدى الوكالة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن البدء في إجراءات متزامنة لحظر المورد المتخلف عن السداد. لا يكون الموردون مسؤولين عن أي تكلفة زائدة إذا كان عدم الأداء ناشئًا عن أي عمل حربي أو أمر من السلطة القانونية أو الإضرابات أو القضاء والقدر أو أي أسباب أخرى لا يمكن تجنبها ولا تُعزى إلى خطأ أو إهمال من جانبهم. لا يعتبر فشل مصدر المورد في التسليم بشكل عام سبباً لا يمكن تجنبه.
يمكن لمسؤولي العقود في الوكالة الحصول على المساعدة من ممثلهم OAG وفقًا لبروتوكول وعمليات وكالتهم. بالنسبة للعقود التي تصدرها VITA أو عقود الوكالات المفوضة من VITA، يمكن لمسؤولي الوكالات أيضًا الحصول على إرشادات VITA من خلال الاتصال على: scminfo@vita.virginia.gov
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.