34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.6 مراقبة ضمانات الموردين
قد تشمل ضمانات الموردين كلاً من الضمان المحدود والضمانات العامة. نظرًا لأن الضمان المحدود للمنتج (الأجهزة أو البرامج) أو الخدمات أو الحلول عادةً ما يمتد لفترة زمنية معينة (30 أو 60 أو 90 يوم أو حتى سنة واحدة)، سيحتاج مسؤول العقد ببساطة إلى معرفة متى تنتهي فترة الضمان وتبدأ فترة الصيانة أو الدعم. يجب تضمين هذا التاريخ في أي جدول زمني للمشروع أو جدول إدارة العقود كمؤشر. قد يكون جدول تسعير العقد قد تضمن دفع دفعة مقدمة للسنة الأولى من الصيانة أو الدعم، أو قد يشير العقد إلى أن المورد يحتاج إلى إخطار الوكالة في غضون عدد محدد من الأيام قبل نهاية فترة الضمان حتى يتوفر للوكالة الوقت الكافي لإصدار أمر شراء (PO). تتضمن نماذج عقود VITA هذا البيان: "قبل ستين (60) يومًا قبل انتهاء فترة الضمان، تأكد من أن المورد قد أخطر الوكالة كتابيًا بانتهاء هذه الفترة."
في كلتا الحالتين، يجب أن تضمن إدارة العقد عدم وجود فاصل بين تغطية الضمان المحدود وأي تغطية صيانة أو دعم مطلوبة ويجب أن تنسق الإجراءات اللازمة، حسب الاقتضاء، مع مالك العمل/مدير المشروع. في حالات نادرة (على سبيل المثال، شراء جهاز واحد أو عنصر واحد من الأجهزة أو عنصر واحد من عناصر COTS)، قد لا تكون هناك حاجة إلى الصيانة أو الدعم اللاحق. بالنسبة لمعظم عمليات الشراء الأخرى IT ، قد تتعرض الوكالة أو الكومنولث لخطر عدم وجود تغطية صيانة أو دعم لاحقة، وقد أدرجت شرطًا في العقد.
يجب على إدارة العقد مراجعة العقد لتحديد الضمانات العامة التي قد تحتاج إلى مراقبة؛ على سبيل المثال: "سيقوم المورد بإخطار الوكالة إذا كان الحل يحتوي على أي كود مفتوح المصدر وتحديد رخصة المصدر المفتوح المحددة التي تنطبق على أي كود مضمن يعتمد على كود مفتوح المصدر، مقدم من المورد بموجب هذا العقد." اعتمادًا على أهمية المشروع، يجوز لمدير العقد أن يطلب إقرارًا كتابيًا سنويًا من المورد للتحقق من أنه: "لم تكن هناك حاجة إلى أي إخطارات لأي ضمانات عامة في العقد رقم ___ من (التاريخ) إلى (التاريخ). لا يزال المورد على علم بمتطلبات الضمان العامة التعاقدية وسيقوم بإخطار (اسم الوكالة) وفقًا لذلك."
قد تكون هناك مناسبات سيُطلب فيها من مدير العقد تسهيل وتنسيق إجراءات تصعيد الضمان نيابةً عن مالك العمل/مدير المشروع المتعاقد معه. يجب وصف عملية التصعيد لدى المورد في العقد. يجب على المسؤول توثيق وتتبع التدفق الورقي والاتصالات الخاصة بملف العقد بشكل كامل ودقيق.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.