34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.5 مراقبة أداء الموردين
يجب على مدير العقد مراجعة العقد بعناية لمعرفة جميع متطلبات أداء الموردين؛ بعضها محدد بوضوح والبعض الآخر قد يكون مدرجاً بشكل غير مباشر. يوصى بأن يقوم مدير العقد بوضع قائمة مرجعية للأداء وتقويم للأداء لضمان عرض جميع متطلبات الأداء للمراقبة المجدولة.
قد يحدد العقد اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) أو معايير قبول النواتج التي تصف توقعات الأداء الفني للمورد. قد يستلزم العقد أيضًا مراقبة متطلبات أداء الموردين غير المباشرين - تقديم التقارير الفنية و/أو تقارير الحالة و/أو التقارير الإدارية المتكررة (انظر القسم الفرعي 34.2.2)؛ وشهادات الامتثال والترخيص (انظر القسم الفرعي 34.2.2)؛ والموظفين الرئيسيين، والتزامات إدارة الأعمال أو المشروع.
- الأداء الفني - وغني عنالقول أن هناك العديد من الاختلافات حول أهداف ومتطلبات الأداء الفني التي يمكن أن تكون في العقد. يجب أن يعرف مدير العقد ما هي بالضبط وما هي متطلبات تسجيل بيانات الأداء والقياس والإبلاغ من أجل مراقبة أداء المورد أو المنتج وتحديد كيفية تأثير نتائج الأداء على المجالات الأخرى لإدارة العقد، بما في ذلك مدفوعات الموردين. سيضمن العمل الجماعي الوثيق بين مدير العقد وأصحاب المصلحة الآخرين في العقد تسجيل جميع نتائج الأداء المطلوبة والإبلاغ عنها واستخدامها في مراقبة الأداء الفني للمورد أو المنتج. فيما يلي أمثلة على كيفية تسجيل الأداء الفني للمورد أو المنتج ومراقبته.
- غالبًا ما تتطلب اتفاقيات مستوى الخدمة أن يقدم المورد تقارير أداء شهرية تشير إلى مدى استيفائه لمتطلبات الأداء حتى تعكس الفواتير الشهرية ذات الصلة أي عقوبات/حوافز لعدم الأداء (عادةً ما تكون مرتبطة بنسبة مئوية من تحقيق مستوى الخدمة أو عدم المطابقة). يمكن ربط معلمات الأداء هذه، على سبيل المثال، بوقت التشغيل "" و "وقت التعطل" لنظام أو تطبيق مستضاف على الويب أو "وقت الاستجابة" و "وقت المعالجة" للخدمة المشتراة.
- قد تتطلب معايير القبول، على سبيل المثال، ألا يؤدي 100 المستخدمين المتزامنين للنظام إلى تدهور أداء النظام أو التأثير على الحد الأقصى المطلوب من الوقت الذي يستغرقه المستخدم لإكمال معاملة إلكترونية معينة "" أو وظيفة "." إذا كان تصميم الرصد الذاتي المدمج في النظام يلتقط التدهور أو التقاط الأخطاء فيمكن عندئذٍ إنشاء التقارير من قبل مسؤول النظام في الوكالة وإبلاغ أصحاب المصلحة المتعاقدين.
- الجدول الزمني والميزانية - الجدول الزمنيوالميزانية هما مجالان من مجالات الأداء ذات المخاطر الحرجة المشتركة بين العقود غيرIT وكذلك العقود IT. من المحتمل أن يؤثر أداء الجدول الزمني والميزانية تأثيرًا شديدًا على مصادر تمويل الوكالة - الكومنولث و/أو المنحة الفيدرالية - والمشاريع التكنولوجية التابعة المخطط لها أو القائمة، وكذلك على الوضع المالي للمورد.
إليك مثال افتراضي: منحت إحدى وكالات الكومنولث عقدًا لتطوير وتنفيذ بديل لنظام تتبع الحوادث الخطيرة الذي يرتبط بقواعد بيانات متعددة على مستوى الولاية وقاعدة بيانات فيدرالية في كانون الثاني/يناير 1 ، 2008. لن يكون البرنامج التطبيقي للنظام الحالي 10الحالي الذي يبلغ عمره عام قابلاً للدعم أو التشغيل بعد حزيران/يونيه 30 ، 2009. ويتضمن العقد إنجاز معلم رئيسي من معالم المشروع الرئيسية التي سيتم تسليمها لاختبار القبول 60يوم على أن يكتمل في 1 فبراير 2009. يبلغ إجمالي السعر الثابت للعقد3 مليون دولار - نصفها من الأموال العامة والنصف الآخر من منحة فيدرالية مطابقة. بعد مرور ثلاثين يومًا على اختبار القبول، يحدث خطأ كبير لا يمكن للمورد إصلاحه دون إعادة تصميم واجهة حرجة. وبحلول هذه المرحلة من المشروع، وبسبب المدفوعات الناجمة عن استكمال المراحل المرحلية، تم دفع2.5 مليون دولار من ميزانية المشروع إلى المورد. مع بقاء 6 شهر فقط و500,000.00 دولار فقط من الأموال المتبقية قبل أن يختفي النظام القديم -"هيوستن، لدينا مشكلة."
يمكنك أن ترى كيف يمكن أن يؤثر أداء الميزانية والجدول الزمني على كل من أصحاب المصلحة المباشرين والموسعين. لن نعرف أبدًا كيف انتهى هذا المشروع ومن الذي عانى من التأثير الأكبر، ولكن على الأرجح أن الأمر انتهى به الأمر إلى التقاضي.
يمكن إسناد مجالات مراقبة الجدول الزمني وأداء الميزانية إلى مدير العقد أو مالك العمل/مدير المشروع أو مدير العقد، وذلك حسب حجم وتعقيد عملية الشراء ومستوى إدارة المشروع المطلوب. إذا كان العقد يتطلب CIO موافقة ، فإن VITA قسم إدارة المشاريع لديه برنامج ProSight وأدوات أخرى من المحتمل أن يستخدمها مدير مشروع العقد في أداء مهام إدارة العقد في هذين المجالين من مجالات الأداء. ومع ذلك، سيحتاج مدير العقد إلى أن يكون على دراية بالاتصالات والمشاكل والحلول المتعلقة بمجالات الأداء هذه، وأن يشارك في أي تقصي حقائق أو اتصالات أو تعديلات أو نزاعات أو مطالبات ذات صلة.
- الموظفون الرئيسيون - غالبًا مايتضمن عقد IT شرط موظفين رئيسيين مشابه لهذا: "قد يعين بيان العمل بعض موظفي المورد كموظفين رئيسيين أو مديري مشاريع رئيسيين. يجب وصف التزامات المورد فيما يتعلق بالموظفين الرئيسيين ومديري المشروع في بيان العمل المعمول به. ويمكن اعتبار إخفاق المورد في الأداء وفقًا لهذه الالتزامات تقصيرًا في هذا العقد أو في بيان العمل المعمول به." بالإضافة إلى ذلك، قد يتطلب العقد موافقة خطية من الوكالة إذا رغب المورد في استبدال موظفين رئيسيين أو أفراد محددين. من المهم أن يعمل منسق العقد بشكل وثيق مع صاحب العمل/مدير المشروع لمراقبة وإنفاذ أي شروط في العقد.
- إدارة المشاريع/إدارة العمليات التجارية-يجبعلى مدير العقد البحث في العقد والمعروضات عن أي التزامات أداء تتعلق بإدارة المشاريع/إدارة العمليات التجارية. وقد تشمل هذه النواتج ذات الصلة؛ أي خطط المشاريع، وخطط/إعداد تقارير ضمان الجودة، وتقارير حالة المشروع، وخطط التوقف أو عمليات إدارة وتشغيل المشاريع المحددة التي يلتزم المورد باتباعها و/أو إثباتها إما عن طريق تقديم نواتج محددة أو ببساطة عن طريق تشغيل الأعمال (أي استخدام معايير IEEE 1220 وISO 1006 لرصد تخطيط المشاريع، إلخ).
يجب قياس الأداء التعاقدي للمورّد وفقاً لجميع عناصر الأداء والمعايير المحددة في العقد. في حين أن الإبلاغ عن بيانات أداء الموردين وجمعها ورصدها وتقييمها قد يكون جهدًا جماعيًا من قبل أصحاب المصلحة الآخرين في العقد، ينبغي أن تعمل وظيفة إدارة العقود كمستودع لجميع بيانات الأداء وأن تعمل كمشرف لضمان رصد متطلبات الأداء التعاقدية والإبلاغ عنها.
إذا كان أداء المورد غير مُرضٍ، يجب على مدير العقد وأصحاب المصلحة المتعاقدين الآخرين توثيق شكواهم من الأداء غير المرضي أو غير المطابق، مع تقديم الأدلة الداعمة. بالنسبة لجميع عقود VITA الصادرة عن VITA أو العقود المفوضة من VITA IT ، اتصل بـ scm info@vita.virginia.gov. بالنسبة لجميع عقود IT غير الصادرة عن VITA أو عقود الوكالات غير المفوضة ، اتصل بـ DPS الامتثال للعقود.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.