34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.4 مراقبة المنجزات والقبول
اعتماداً على مدى تعقيد المشروع وقيمته، يمكن لمالك العمل/مدير المشروع التابع للوكالة أن يتولى هذا النشاط، أو قد يطلب المساعدة من مدير العقد فقط، أو قد يطلب من مدير العقد أن يتولى مدير العقد هذا النشاط بالكامل. إذا كان العقد أو بيان العمل أو خطة مراحل المشروع DOE لا تتضمن قائمة واضحة بجميع النواتج وتواريخ استحقاقها ومتطلبات تقديمها، ينبغي على مدير العقد وضع قائمة رئيسية بالتواريخ وإنشاء تقويم لمراقبة أداء المورد للنواتج في الوقت المناسب.
قد ينص العقد على أن الوكالة لديها عدد معين من الأيام لقبول التسليمات وإلا سيتم اعتبارها مقبولة، الأمر الذي قد يكون على حساب المشروع أو الوكالة. لذلك، من الضروري أن يراقب مدير العقد أداء الوكالة وكذلك أداء المورد.
إذا كان العقد يتطلب خطاب إحالة مرفقًا مع كل مستند قابل للتسليم أو يتطلب من الوكالة تقديم قبول خطي للمورد لكل مستند قابل للتسليم، فيجب نسخ هذه المستندات إلى ملف العقد، سواء للتخزين الإلكتروني أو التخزين الورقي. يجب أن يكون مستلم (مستلمو) الوكالة وموقع (مواقع) التسليم لكل تسليم - سواء كان منتجاً (أجهزة أو برمجيات) أو إلكترونياً أو ورقياً أو خدمة - محدداً في العقد، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن مدير العقد سيرغب بالتأكيد في التأكد من تقديم التسليمات في الوقت المحدد واستلامها/قبولها وفقاً لمتطلبات العقد لأن هذا معيار لنجاح أداء العقد من قبل الطرفين.
إذا كان العقد يتطلب أي مناولة محددة أو خاصة للشحن والنقل أو المساءلة أو المسؤولية، فيجب أيضًا مراقبة الالتزام بذلك. يمكن إسناد وظيفة تنسيق ذلك إلى مسؤول العقود أيضًا. إذا لم يكن الأمر كذلك، سيظل مدير العقد بحاجة إلى المراقبة.
إذا كان العقد يتطلب من المورد تقديم دورات تدريبية أو تقديم عرض توضيحي للحل "الحل" كجزء من التزامه بالأداء، فقد يكون مسؤول العقد مسؤولاً عن تنسيق الموقع والموارد والوصول الأمني والتاريخ وجدول الأعمال لذلك. قد يتطلب المورد موارد إعلامية خاصة.
سيُطلب من مدير العقد مراقبة الإصدارات الجديدة للبرمجيات إذا كان العقد يتضمن شرطًا مماثلًا لذلك: "تزويد جميع (الوكالة أو المستخدمين المعتمدين) في موعد أقصاه اليوم الأول من الإصدار العام، بنسخ من البرمجيات والوثائق المنقحة لتعكس أي تحسينات، بما في ذلك جميع الإصدارات الجديدة والترقيات وأنماط الوصول، التي يجريها المورد على البرمجيات، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، التعديلات التي يمكن أن تزيد من سرعة أو كفاءة أو قاعدة تشغيل البرمجيات أو تضيف قدرات إضافية إلى وظائف البرمجيات أو تحسنها بطريقة أخرى." قد لا يكون هذا الناتج المحدد محددًا بشكل مباشر في بيان العمل أو قائمة النواتج المتفق عليها في العقد، ولكن قد يكون في متن العقد الفعلي. هذا الشرط المعنون: "الإصدارات الجديدة،" في متن نماذج عقود VITA ذات الصلة؛ أي البرنامج والحل.
إذا تأخر تسليم أحد النواتج أو كان غير مقبول أو كان هناك نزاع آخر، فقد يكون مدير العقد مسؤولاً عن تنسيق الاتصالات المطلوبة وحلها. إذا لم يكن الأمر كذلك، سيظل مدير العقد بحاجة إلى أن يكون على علم بجميع أنشطة الوكالة والمورد، والاتصالات والحالة المحيطة بهذا التسليم في حالة تأثير هذا الوضع على أي مجال آخر من مجالات العلاقة التعاقدية والحالة. يجب أن يحصل مدير العقد على نسخ من السجل الورقي ذي الصلة، حيث يجب أن يتضمن ملف العقد بيانات داعمة كاملة فيما يتعلق بهذه الحالة.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.