34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.1 حضور/استضافة الاجتماع الافتتاحي للعقد
من مصلحة جميع الأطراف المتعاقدة حضور اجتماع تدشين العقد بحضور جميع الأطراف المعنية بالمشروع. يجب أن يتضمن جدول الأعمال مراجعة الاتفاقية التعاقدية صفحة بصفحة، بما في ذلك وثيقة العقد الرئيسية وجميع المستندات، لمناقشة جميع الالتزامات التعاقدية وتوقعات الأداء وعمليات التصعيد والتخطيط الأولي للمشروع (مثل الجدول الزمني وإعداد التقارير والنواتج وما إلى ذلك). هذا هو الوقت المناسب لتأكيد نقاط الاتصال للوظائف الفنية والإدارية لكلا الطرفين. وغالبًا ما يقوم مدير العقد بتنسيق هذا الاجتماع، والذي يجب أن يتم في موعد أقصاه 30 يوم بعد ترسية العقد. من الضروري أن يكون مدير العقد حاضراً، حتى لو كان الاجتماع باستضافة مدير العقد.
يجب على مدير العقد دراسة المستندات التعاقدية والإلمام بها قبل الاجتماع من أجل وضع جدول زمني للأنشطة لضمان امتثال طرفي العقد - المورد والوكالة. قد يكون لدى بعض الوكالات مجموعة دنيا من الوظائف التي يتعين على مدير العقد القيام بها؛ ومع ذلك، قد تتجاوز متطلبات الامتثال للعقد تلك الوظائف الدنيا. يعتمد العقد الناجح على إدارة ما بعد منح العقد بنفس القدر الذي يعتمد به على بيان عمل مكتوب بشكل جيد أو معايير أداء صارمة. قد تكون هناك بنود خاصة للفواتير والدفع، أو متطلبات تأمين/سندات معينة، أو متطلبات المنح الفيدرالية، أو قضايا سرية أو أمنية استثنائية أو متطلبات محددة للاجتماعات وإعداد التقارير.
يمكن تقسيم أنشطة إدارة العقود بين مدير المشروع ومدير العقد أو حتى مع مدير العقد. بغض النظر عن الطريقة التي تفوض بها الوكالة مسؤوليات وظيفة إدارة العقود؛ يجب أن يكون هناك تكليف مكتوب بتوقعات إدارة العقود وفرد (أفراد) معين (معينين) لكل وظيفة. ستكمل أنشطة كل مكلف بالأنشطة "كامل ملف إدارة العقد" بالكامل، لذلك ينبغي إجراء فحص وموازنة وتوحيد بيانات الملف الإداري المخطط له عند إغلاق العقد. بعبارة أخرى، تحتاج اليد اليسرى إلى معرفة ما تفعله اليد اليمنى، وكيفية الحصول على معلومات إدارة العقود الحيوية ومن من، كما يجب إجراء فحص الجودة لضمان عدم وجود ثغرات أو أنشطة مفقودة أو بيانات مفقودة. يجب أن تكون مهمة تفويض إدارة العقود متاحة لجميع أصحاب المصلحة في العقد.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.