34.2 مراقبة الامتثال للعقود
34.2.2 مراقبة شهادات الموردين وإعداد التقارير
يجب أن يتأكد مدير العقد من أن ملف العقد يتضمن جميع الشهادات و/أو التسجيلات و/أو التراخيص المطلوبة من قبل الوكالة وطلب تقديم العروض ومنح العقد. قد يكون المسؤول الرئيسي عن المشتريات قد حصل عليها قبل الترسية؛ ومع ذلك، يجب على مدير العقد التحقق من صحة الملف. قد يشمل ذلك شهادة الأعمال الصغيرة (SWaM)، أو التحقق من صحة تسجيل eVA، أو الترخيص الحالي من قبل لجنة الشركات الحكومية لممارسة الأعمال التجارية في الكومنولث، أو شهادة مكافحة اللوبي، أو شهادات التأمين، أو ضمانات السندات، أو الامتثال للامتثال للقرارات الفيدرالية أو الحكومية بالحرمان من الامتثال أو الامتثال للتحقق الإلكتروني، أو الامتثال لضرائب فرجينيا أو التحقق من جدول الدفع على سبيل المثال لا الحصر. وطوال مدة العقد، ينبغي أن يقوم مدير العقد بإجراء عمليات التحقق و/أو تجديدها على الأقل سنويًا.
قد يتطلب العقد تقديم المورد تقارير إدارية شهرية تتضمن على سبيل المثال لا الحصر: المشاركة في SWaM، وحالة المشروع، وحالة الأداء، وحالة المبيعات أو حالة الاستخدام، وبالنسبة لعقود VITA على مستوى الولاية فقط، تقارير المبيعات والإفصاح عن التمويل المتكامل. يجب مراقبة تقديم التقارير في الوقت المناسب من قبل المورد من قبل مدير العقد لضمان امتثال المورد للعقد. يجب توفير نسخ من جميع هذه التقارير إما في ملف العقد أو إلكترونيًا. قد يؤدي عدم امتثال المورد لخطة المشتريات والتعاقد من الباطن الخاصة بالموردين الملزم بها بموجب العقد إلى منع أو تأخير أي تجديد للعقد. بالنسبة للوكالات، قد يُطلق على الخطة اسم خطة التعاقد من الباطن للشركات الصغيرة (SWaM). بالنسبة لـ VITA، ستُسمى الخطة خطة مشتريات الموردين والتعاقد من الباطن.
فيما يلي أمران "لا بد منهما" عند مراقبة أداء المورد في هذا المجال الإداري:
- يجب أن يمتثل المورد للشهادات والتراخيص والتقارير المطلوبة بموجب العقد، ويجب التحقق من صحة التراخيص والتقارير قبل تنفيذ أي تعديل في العقد يزيد من قيمة العقد أو نطاقه أو أي منفعة أو حافز للمورد.
- يجب الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأي حالة عدم امتثال في ملف العقد ومشاركتها مع أصحاب المصلحة في العقد، الذين قد يقومون بقياس أو جمع الأداء الكلي للمشروع من قبل المورد بشكل مستقل.
قد تساعد المعلومات التالية مسؤول العقود في عملية التحقق من صحة الموردين في عملية التحقق من صحة الموردين فيما يتعلق بالمخاوف المذكورة أعلاه:
- تحقق من صحة حالة الموردين الممنوعين من الدولة على موقع eVA على الويب على: قائمة البائعين غير النشطين eVA
- التحقق من صحة حالة الشطب الفيدرالي للمورد على الموقع الإلكتروني الفيدرالي إذا كانت الأموال الفيدرالية تدعم العقد على: https://sam.gov/content/home
- تحقق من صحة حالة الامتثال الضريبي للدولة الموردة (على سبيل المثال، لا يتم إجراء اعتراض في الوقت الحالي) عن طريق الاتصال على 804-367-8380 أو عن طريق البريد الإلكتروني إلى Irms.Support@tax.virginia.gov)
- التحقق من امتثال الموردين لإعداد تقارير SWaM وفقًا للبروتوكول والعملية الفردية للوكالة (VITA فقط) التحقق من امتثال الموردين لإعداد تقارير المبيعات/إدارة معلومات الأسواق المالية الدولية
- التحقق من أن المورد لديه تفويض ساري المفعول بالتعامل التجاري في الكومنولث من خلال الحصول على نسخة من نموذج التسجيل الحالي للمورد ورقم تعريف SCC
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.