الملحق ج: قائمة مراجعة عملية طلب تقديم العروض
|
الخطوة رقم |
العملية |
|
1. مقابلة العميل لتحديد احتياجاته/احتياجاتها. كيف يبدو DOE النجاح من سيكون في ET؟ مناقشة أولية للجدول الزمني. |
√ |
|
2. قم بإجراء تحليل للسوق لاكتساب الوعي بالمنتجات/الخدمات/الحلول التي يمكن أن تلبي احتياجات العمل أو الحاجة إلى التكنولوجيا. قم بإجراء تحليل الصنع مقابل الشراء. تقدير تكاليف الاستثمار في المشروع بما في ذلك تكلفة الاستثمار في طلب تقديم العروض. |
√ |
|
3. تحليل عقود VITA على مستوى الولاية لتحديد ما إذا كان من الممكن تلبية احتياجات العمل أو التكنولوجيا من خلال عمليات الشراء من العقود على مستوى الولاية. عادةً ما تقدم العقود على مستوى الولاية أسعاراً أقل من العقود الخاصة بالوكالة. إذا لم تتوفر عقود على مستوى الولاية، تابع الخطوة 3. |
√ |
|
4. قد يتم إنشاء لجنة توجيهية تنفيذية لدعم أي مشروع على النحو الذي يحدده صاحب العمل؛ ومع ذلك، بالنسبة للمشاريع الكبرى IT والمشتريات المؤسسية الكبيرة، ستكون هناك حاجة إلى لجنة توجيهية تنفيذية. تتألف اللجنة التوجيهية التنفيذية عادةً من أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين. ستقوم اللجنة التوجيهية التنفيذية بدور استشاري وقد تساعد في تطوير احتياجات العمل ومتطلباته. لن تشارك اللجنة التوجيهية التنفيذية في عملية التقييم. |
√ |
|
5. تحديد ما إذا كان المشروع مناسبًا لطلب تقديم العروض القائم على الحلول. إذا كان القرار هو "نعم"، يجب أن يتضمن طلب تقديم العطاءات لغة تحدد "هذا طلب تقديم العطاءات القائم على أفضل قيمة وحلول". |
√ |
|
6. قم بإنشاء ملخص لمشروع الشراء/فريق التقييم يوثق: أدوار الأعضاء ومسؤولياتهم، وكن واضحًا بشأن دور مركز العمليات الخاصة كمضيف رئيسي وجهة اتصال ومنسق، واحصل على بيانات تضارب المصالح موقعة. |
√ |
|
7. تحديد ما إذا كانت المشتريات مناسبة لتخصيصها للشركات الصغيرة المعتمدة من قبل إدارة خدمات الدعم والإدارة من أجل التنمية المستدامة وإزالة الحواجز والقيود لتشجيع مشاركتها. |
√ |
|
8. وضع بيان واضح ومتفق عليه للغرض من طلب تقديم العروض. يجب أن يتماشى ذلك مع أي ميثاق تخطيط / بيان مهمة للمشروع تم تطويره مسبقًا من قبل صاحب العمل في العمل مع إدارة مشروع VITA ITIB (أي ProSight). ضع مخططاً رفيع المستوى لطلب تقديم العروض واطلب من فريق مشروع/فريق تقييم المشتريات مراجعته. |
√ |
|
9. وضع جدول زمني لطلب تقديم العروض. ارجع إلى الملحق زاي. |
√ |
|
10. وضع متطلبات الحل أو المواصفات اللازمة وفقًا للمبادئ التوجيهية للفصل 8 ، وصف الحاجة: المواصفات والمتطلبات. |
√ |
|
11. وضع معايير التقييم بما في ذلك تعاريف واضحة وموجزة لكل معيار من المعايير المقدمة لتسهيل فهم الفريق، باستخدام المبادئ التوجيهية الواردة في هذا الفصل. بالنسبة لجميع العقود التي تزيد قيمتها عن100,000 دولار أمريكي، سيلزم تقديم خطة مشتريات وتعاقد من الباطن للموردين. وضع معايير الترجيح. |
√ |
|
12. وضع خطة لتسجيل درجات التقييم تشرح كيفية تقييم المقترحات مع فريق التقييم. |
√ |
|
13. تحديد معالم المشروع الرئيسية والنواتج المستهدفة لتحديد مقاييس أداء الموردين و/أو المدفوعات. |
√ |
|
14. تحديد أي مخاطر تقنية أو وظيفية أو أمنية أو سرية أو حماية البيانات أو التكلفة أو الجدول الزمني التي يجب معالجتها وحلها نتيجة لتطوير المتطلبات والمواصفات والمعالم الرئيسية في طلب تقديم العروض، أو تحديد ما إذا كان ينبغي مطالبة الموردين بتحديد أي مخاطر مرتبطة بحلولهم، بما في ذلك التكاليف. يجب أن يتعاون جميع أصحاب المصلحة في مجال المشتريات ويتواصلوا للتخفيف من ثغرات طلب تقديم العروض (أي المشتريات ومدير المشروع/مالك المشروع ومسؤول أمن المعلومات والشركات الصغيرة والمتوسطة الوظيفية/التقنية). |
√ |
|
15. وباستخدام نموذج (نماذج) طلب (نماذج) طلب تقديم العروض VITA، يقوم موظفو VITA المصادر بتطوير وثيقة طلب تقديم العروض وفقًا للمبادئ التوجيهية المنصوص عليها في هذا الفصل. يجب على الوكالات الأخرى استخدام النماذج الخاصة بها ومصفوفة الحد الأدنى من المتطلبات التعاقدية لمشاريع التكنولوجيا "الرئيسية" VITA الموجودة على موقع المركز على هذا الموقع تحت قسم النماذج: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ إلى أن يتلقوا تدريبًا على VITA على نموذج طلب تقديم العروض ونماذج العقود VITA. يمكن أن توفر VITA SCM شروط وأحكام SaaS أو ASP إضافية. يمكن الحصول على المشورة والمراجعة من مركز VITA SCM عن طريق الاتصال بـ scminfo@vita.virginia.gov. |
√ |
|
16. تحديد ما إذا كان سيتم عقد مؤتمر ما قبل تقديم العروض وما إذا كان حضور الموردين سيكون اختياريًا أم إلزاميًا. تضمين معلومات حول مؤتمر ما قبل تقديم العروض في طلب تقديم العروض. يمكن عقد مؤتمر ما قبل تقديم العروض عن طريق التداول عن بُعد. |
√ |
|
17. وضع اللمسات الأخيرة على طلب تقديم العروض مع فريق مشروع/فريق التقييم الخاص بالمشتريات. راجع وثيقة طلب تقديم العروض للتأكد من تضمين جميع المتطلبات الضرورية والمحددة. تحديد تاريخ استحقاق تقديم المقترحات. |
√ |
|
18. احصل على موافقة CIO إذا لزم الأمر (راجع الدليل الفصل 1 ، VITAالغرض والنطاق ). |
√ |
|
19. إصدار طلب تقديم العروض. نشر طلب تقديم العروض لمدة 10 يوم على الأقل في eVA. يعد نشر إشعار بطلب تقديم العروض في صحيفة ذات توزيع عام في المنطقة التي سيتم فيها تنفيذ العقد أمرًا اختياريًا. النظر في فترة استجابة أطول لعمليات الشراء الأكثر تعقيدًا لضمان الحصول على ردود مدروسة وشاملة. |
√ |
|
20. الإجابة على أسئلة الموردين. عقد مؤتمر اختياري قبل تقديم العروض أو مؤتمر عن بُعد، مع الاستعداد بمشاركة عدد كافٍ من أعضاء فريق المشروع للرد على أسئلة الموردين. نشر الإجابات المادية في eVA. |
√ |
|
21. تعديل طلب تقديم العروض إذا لزم الأمر. نشر التعديل في eVA. |
√ |
|
22. تلقي المقترحات. |
√ |
|
23. تقييم العروض باستخدام معايير التقييم والترجيح الواردة في طلب تقديم العروض. |
√ |
|
24. عقد جلسة التسجيل والإقصاء الأولي. |
√ |
|
25. إجراء أي عروض توضيحية أو عروض تقديمية أو جلسات توضيح للموردين في الموقع. |
√ |
|
26. اختر اثنين أو أكثر من الموردين الذين يعتبرون الأكثر تأهيلاً والأكثر ملاءمة بناءً على التقييمات. |
√ |
|
27. إجراء المفاوضات ووضع اللمسات الأخيرة على العقد (العقود). |
√ |
|
28. الحصول على أي مراجعات/موافقات مطلوبة (CIO ، OAG ، وغيرها) |
√ |
|
29. منح العقد (العقود). |
√ |
|
30. إعداد ملف مشتريات كامل. |
√ |
|
31. نشر إشعار ترسية العقد في eVA. |
√ |
|
32. في حالة إشعار النوايا، يظل ملف المشتريات مفتوحًا للتفتيش لمدة 10 يوم بعد الترسية. |
√ |
|
33. Facilitate eVA catalogue. |
√ |
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.