الفصل 24 - طلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية

1

مقدمة

يقدم بيانًا للمشكلة ويجب أن يكون مفصلاً بما يكفي لفهم الموردين للمشاكل التجارية التي أدت إلى طلب تقديم العروض والمشاكل التقنية التي قد تكون قد عجلت بالمشكلة.

2

تعليمات الاقتراح والإدارة

يحتوي على جميع المتطلبات الإدارية والمعلومات التي يجب على المورد الالتزام بها من أجل تقديم عرض مقبول. يتضمن هذا القسم القواعد الأساسية للمشتريات، بدءاً من تقديم طلب تقديم العروض وحتى ترسية العقد، وينبغي أن يحتوي على أنواع المعلومات التالية

• إذا كان سيتم عقد مؤتمر ما قبل تقديم العروض وموعده
• التواريخ ذات الصلة بدورة المشتريات
• متطلبات إعداد المقترحات وتقديمها (أي متطلبات قانون فيرجينيا وكذلك بروتوكول المقترحات)
• كيف سيتم تقييم المقترحات
• اسم نقطة الاتصال الوحيدة لطلب تقديم العروض ومعلومات الاتصال الخاصة بها
• موعد تقديم المقترحات ومكان تقديمها ولمن
• المعلومات الأخرى المطلوبة لكي يستجيب المورد بشكل كامل

إذا كانت التعليمات غير مكتملة أو غير واضحة، فقد يغفل الموردون عن الاجتماعات أو المراحل الهامة. قد ينظر بعض الموردين إلى عدم وجود تعليمات الجودة على أنها علامة على ضعف فريق المشروع أو تضارب المشروع مما قد يؤثر على كبار الموردين في الصناعة لعدم تقديم مقترحات. قد يكون عدم التزام المورد بالمتطلبات الإدارية لطلب تقديم العروض سبباً لرفض العرض. يجب أن يقدم هذا القسم قواعد واضحة للاستجابة لطلب تقديم العروض وتوعية الموردين بالعقوبات المترتبة على عدم اتباعها.

3

تنسيق الاقتراح

يقدم تفاصيل حول كيفية تنسيق المقترحات وتجليدها والوسائط المطلوبة (مثل: نسخة مطبوعة، قرص مدمج، إلخ). من المفيد تضمين جدول لتوضيح ما إذا كان سيتم تقديم أقسام العرض المختلفة بشكل منفصل؛ أي التقنية عن التكلفة، أو المنقحة، وما إلى ذلك). يجب ألا يكرر هذا القسم تعليمات الاقتراح الواردة في القسم 2 أو يتعارض معها.

4

الوضع الحالي

تقديم وصف دقيق للخلفية التنظيمية للوكالة وبيئات العمل والبيئات التقنية الحالية للمشروع حتى يتمكن الموردون من اقتراح حلول فعالة ودقيقة لتكييف أو تعديل تلك البيئة لتلبية المتطلبات الجديدة. يجب أن يشمل وصف بيئة العمل الحالية جميع المستخدمين والمستفيدين من خدمات وعمليات الأعمال الحالية المتأثرة. يجب أن يكون وصف البيئة التقنية الحالية تعريفًا واضحًا للبيئة التقنية الحالية بما في ذلك جميع الأجهزة والبرمجيات المستخدمة حاليًا، وما يمكن استخدامه أو ينبغي استخدامه لتلبية متطلبات المشروع، بالإضافة إلى الواجهات الحالية للأنظمة/المنصات و/أو التطبيقات الأخرى الموجودة. يمكن تقديم سير العمل وواجهات التطبيقات باستخدام المرئيات.

5

المتطلبات الوظيفية والتقنية

توفير المتطلبات الوظيفية والتقنية والمعلومات الكافية لتمكين الموردين من فهم القضايا وإعداد عرض كامل وثابت. يجب أن تتناول هذه النظرة العامة كلاً من تطبيق الأعمال الحالي والبيئة التقنية (الأجهزة والبرمجيات والاتصالات). يوصى بألا تستخدم الوكالات المتطلبات التقنية التي تنص على "يجب" و"يجب" بل أن تسمح للموردين باقتراح كيفية حل المشكلة كجزء من اقتراح قائم على الحلول. يتضمن قسم المتطلبات الفنية والوظيفية أسئلة يجب على الموردين الرد عليها، مثل:

• عوامل النجاح الحاسمة
• المواصفات الوظيفية للنظام الحالي
• المواصفات الوظيفية للنظام المتوقع
• مواصفات الأداء
• توقعات مستوى الخدمة
• متطلبات الأجهزة (إذا كانت إلزامية)
• متطلبات البرمجيات
• متطلبات الأمن وحماية البيانات
• متطلبات الاتصالات (إذا كانت إلزامية)
• متطلبات الاختبار
• ما إذا كان الحل الخاص بهم يتوافق (أو يمكن أن يتوافق) مع VITA الأمن ومعايير البيانات وبنية المؤسسة و IT إمكانية الوصول/508 الامتثال لمعايير إدارة المعلومات والاتصالات والممارسات المؤسسية

تحدد متطلبات إدارة المشروع شروط إدارة المشروع وتنفيذه. يجب أن يزود هذا القسم الموردين بالمعلومات التي يحتاجونها لوضع خطة المشروع أو خطة تخفيف المخاطر أو غيرها من خطط الإدارة، حسب ما يتطلبه تعقيد المشروع وأهمية مهمته والتي تشمل تحديد المتطلبات والتنفيذ والتركيب والاختبار والتدريب والصيانة والمراحل الأخرى للمشروع. توفر خطة المشروع المقترحة ضماناً بأن المورد لديه الموارد المطلوبة لتنفيذ العقد بنجاح. تحتوي خطة إدارة المشروع عادةً على ما يلي:

• متطلبات التوظيف
• مسؤوليات إعداد الموقع
• جدول وخطة التسليم والتركيب
• متطلبات اختبار قبول النظام
• متطلبات صيانة النظام
• متطلبات التدريب على النظام
• متطلبات التوثيق

يجب على الوكالات أن تتذكر أنه من الممكن أن يفي المورد بالمتطلبات الفنية، ولكنه لا يستطيع الوفاء بمتطلبات الإدارة كما يتضح من ردودهم الضعيفة أو غير الكافية على هذا القسم. سيساعد قسم الإدارة في التمييز بين الموردين ذوي القدرات الإدارية الناضجة أو غير الناضجة.

يمكنك أن تطلب من الموردين تحديد جميع الافتراضات وأي مخاطر محتملة مرتبطة بطلب تقديم العروض وأهداف المشروع المطلوبة؛ و/أو تطلب منهم أن يصفوا بالتفصيل مشروعًا مشابهًا وكيف قاموا بحل المشاكل أو القضايا التي حدثت أثناء أدائهم بما يرضي العميل.

6

مقاييس الأداء وأحكام الإنفاذ الواضحة والمميزة

IT يجب أن تتضمن العطاءات والعقود التي تستوفي تعريف "المخاطر العالية"، على النحو المحدد في المادة 2.2-4303.01 من قانون فرجينيا، تدابير أداء واضحة ومتميزة وأحكام إنفاذ، بما في ذلك سبل الانتصاف في حالة عدم أداء المورد.

استخدم الأدوات أدناه لمعرفة المزيد عن مقاييس الأداء الواضحة والمتميزة وأحكام الإنفاذ، بما في ذلك سبل الانتصاف:

         مصفوفة المتطلبات الدنيا لعمليات الشراء الرئيسية IT والمشتريات الرئيسية والمشتريات عالية المخاطر IT و

         1. المشتريات المفوضة 

         2. أداة مقاييس الأداء

7

الملف الشخصي للمورد

يُطلب من الموردين وصف مؤهلاتهم التجارية والمهنية وتقديم مراجعهم. يجب أن يُطلب منهم تقديم تفاصيل عن وضعهم المؤسسي والمالي والعملاء الذين سيكونون بمثابة مراجع لأدائهم المهني ونزاهتهم. الأمثلة التالية هي ما هو مطلوب عادةً في هذا القسم:

• التاريخ المؤسسي للمورد وهيكله التنظيمي ومواقعه وحالة حجم الأعمال التجارية (أي حالة شهادة DSBSD، إن وجدت).
• الخبرة الأساسية العامة للمورّد وقدرته على توفير نوع الحل أو المنتج الذي يتم تقديمه
• وصف للعلاقة بين المورد وأي شريك/مقاول من الباطن/مصنع مقترح، إن وجد، ومدة هذه العلاقة
• دليل على امتلاك المورد للمهارات الفنية والتشغيلية والإدارية والموظفين والموارد المالية اللازمة والقابلية للاستمرار لأداء
• قائمة بالمنتجات أو الأنظمة أو المنتجات المماثلة/المشابهة المثبتة حاليًا أو
• أسماء العملاء الذين لديهم مشاريع و/أو تشكيلات و/أو تطبيقات مماثلة والذين يمكنهم تقديم مراجع، بما في ذلك أسماء جهات الاتصال وأرقام الهواتف.
• مؤهلات المورد، بما في ذلك السير الذاتية، وملف الشركة والأعمال التجارية
• الطريقة المعتادة للمورد في تقديم الخدمات بما في ذلك وصف لخطة العمل والطرق التي سيتم استخدامها وعينة من الجدول الزمني للتسليمات/الجدول الزمني للمشروع

8

قسم SWaM

يُطلب من الموردين تقديم "خطة مشتريات الموردين والتعاقد من الباطن" التي تنص على نسبة الالتزام الإجمالية التي يتوقع المورد إنفاقها مباشرةً مع المقاولين من الباطن في تنفيذ متطلبات العقد. بالإضافة إلى ذلك، يُطلب من الموردين تقديم قائمة بجميع المتعاقدين من الباطن الذين يتوقع استخدامهم في أداء المورد للعقد. يجب أن تحدد قائمة المتعاقدين من الباطن أولئك المتعاقدين من الباطن الذين هم من شركات القطاع الخاص في مجال إدارة المياه والصرف الصحي والنظافة الصحية وكذلك تلك التي ليست من شركات القطاع الخاص. في حالة عدم توقع المورد DOE عدم استخدام مقاولين من الباطن في تنفيذ العقد، يُطلب من المورد ذكر هذه الحقيقة في رده.

9

معلومات التسعير

يحدد كيفية تقديم الموردين لمعلومات التسعير ويوفر نسقاً مفصلاً لهم لاتباعه في وضع عروض الأسعار الخاصة بهم. يجب أن تكون التعليمات واضحة بما يكفي لضمان إمكانية مقارنة عروض الأسعار على قدم المساواة. ولتسهيل هذه المقارنة، ضع في اعتبارك توفير جدول بيانات نموذجي يقسم النظام المقترح إلى مكونات مثل ما يلي

• برمجيات النظام
• برنامج تطوير التطبيقات
• التركيب
• الصيانة
• التدريب
• الوثائق
• إدارة المشاريع
• تكامل الأجهزة أو البرامج الفريدة من نوعها
• رسوم الترخيص (مستمرة)

قم بتضمين جدول/سيناريو للتسعير كمثال على كيفية تقديم أسعار العروض. إذا لم يكن التسعير بالمبلغ المقطوع مفيدًا، استخدم سيناريو التسعير للحصول على أسعار للكميات أو الساعات غير المعروفة. اطلب تفصيلاً للتكاليف المتكررة مقابل التكاليف غير المتكررة. يجب أن يكون جدول التسعير مرتبطاً بالنواتج ويجب أن يتزامن مع طريقة الدفع المنصوص عليها في طلب تقديم العروض.

عند النظر إلى جداول التسعير، انتبه إلى التسعير الذي يتضمن تكاليف لمرة واحدة مقابل التكاليف المتكررة. السعر الأولي لحزمة البرمجيات هو تكلفة لمرة واحدة؛ أما رسوم الصيانة السنوية ورسوم ترخيص البرمجيات فهي تكاليف متكررة يجب تحديدها لوضع التكلفة الإجمالية لدورة حياة المشروع. لا يكون السعر عادةً هو المحدد الوحيد لمنح العقد، ولكن يجب استخدامه لكسر التعادل بين اثنين من الموردين الذين لديهم عروض فنية وإدارية جيدة على حد سواء.

بالنسبة للمشاريع المعقدة، يمكنك أيضًا أن تطلب من الموردين تقديم جدول تسعير مرحلي يمكن تطبيق النسب المئوية المحتجزة عليه ليتم دفعها بعد القبول النهائي على الفاتورة النهائية. وهذا يحفز الموردين ويضيف حماية للوكالة في حالة تأخر القبول النهائي أو حدوث مشكلة. كما يتيح أيضًا سهولة فسخ العقد في أي مرحلة من مراحل التنفيذ إذا كان المورد غير قادر على الأداء.

10

اتفاقية الوكالة القياسية (أي نموذج العقد)

يحتوي على نموذج عقد مقترح مع اتفاقيات عدم الإفصاح، ومتطلبات السرية وحماية البيانات والأمن، والضمانات، ومتطلبات اتفاقية الترخيص وغيرها من الشروط والأحكام القانونية والتشريعية والقانونية الخاصة ب IT، أو أي شروط فيدرالية قد تكون مطلوبة. يجب أن يُطلب من الموردين وضع خطوط حمراء على نموذج العقد المقترح لتسليط الضوء على جميع الاستثناءات التي لا يمكنهم الموافقة عليها. يجب على الموردين عدم إعادة صياغة بند المسؤولية في هذا الوقت.

يمكنهم إثارة قضايا أو تعليقات لأول مرة أثناء المفاوضات في وقت لاحق. تحديد المشاكل التي تعترض العرض خلال فترة تقييم العروض لأنه من الممكن اختيار مورد لن يقبل عقد الوكالة.

11

قسم المورد (اختياري)

السماح للموردين بتضمين المعلومات التي يشعرون أنها ذات صلة رغم أنها غير مطلوبة أو غير مطلوبة في طلب تقديم العروض. ويمكنهم أيضاً مناقشة القضايا المحتملة ذات الصلة بطلب تقديم العروض ومقترحهم. على سبيل المثال، قد يكون لدى المورّد ميزات إضافية للمنتج لإثباتها خارج نطاق طلب تقديم العروض، أو قد يقدم حلاً فريداً لم يكن متوقعاً من قبل الجهة المشترية، أو قد يقدم حلاً لمشكلة واضحة في طلب تقديم العروض لم يأخذها الموردون الآخرون بعين الاعتبار. حتى لو لم يفز هذا المورد DOE بالتحديد، فإن تفسير المشكلة والحل المحتمل قد يكون جديراً بالاعتبار.

12

الملاحق

تحتوي على معلومات ضخمة ولكن ذات صلة مثل مخططات الشبكة ودراسات المتطلبات الفنية ومخططات خطة المشروع وغيرها من المعلومات التفصيلية. وتشمل الأمثلة على ذلك ما يلي:

• جداول البيانات الإحصائية
• رسومات شبكة الاتصالات و
• قائمة الحاليين
• المعايير المستخدمة في
• خطة المشروع المبدئية مع
• نموذج العقد
• نموذج خطة التعاقد من الباطن للأعمال التجارية الصغيرة
• استمارة لجنة الشركات الحكومية المستكملة من الموردين المسجلين لممارسة الأعمال التجارية في

ومن ثم تكون المعلومات متاحة للمورد ولكن DOE لا تصرف الانتباه عن الجزء السردي من طلب تقديم العروض. ملاحظة: أخبر الموردين ما إذا كان يجب عليهم استخدام هذه المعلومات عند وضع مقترحاتهم.