12.3 مشتريات تكنولوجيا المعلومات الفريدة من نوعها
12.3.2 مشتريات تكنولوجيا المعلومات القائمة على الأداء
التعاقد على أساس الأداء (PBC) هو طريقة شراء تقوم بهيكلة جميع جوانب عملية الشراء حول أغراض العمل الذي سيتم إنجازه بدلاً من وصف الطريقة التي سيتم بها تنفيذ العمل. تسمح اتفاقية شراء السلع والخدمات للوكالات بالحصول على المنتجات و/أو الخدمات من خلال عقود تحدد ما يجب تحقيقه وليس كيفية تحقيقه. تمنح شركة PBC الموردين الحرية في تقديم أساليب جديدة للمشروع. عندما يكون العقد مبنيًا على الأداء، فإن جميع جوانب المشتريات تتمحور حول مهمة المشروع، وليس حول الطريقة التي سيتم بها إنجازه. وتسعى عملية الشراء إلى الحصول على أفضل أداء يمكن أن يقدمه القطاع الخاص بسعر أو تكلفة معقولة، من خلال تحديد أهداف المشروع ومنح الموردين حرية تحديد كيفية تحقيقها والحوافز لتحقيقها.
سيوفر عرض مستوى الأداء معايير الأداء، بدلاً من توضيح ما يجب على المورد القيام به. وعادةً ما تحتوي لوائح سلة المشتريات والسمسرة على خطة للرقابة وخطة لمراقبة ضمان الجودة. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن العقد عادةً حوافز أداء إيجابية وسلبية. ويتم تحقيق ذلك من خلال متطلبات تعاقدية واضحة ومحددة وموضوعية ونتائج قابلة للقياس، بدلاً من إملاء الطريقة التي سيتم بها تنفيذ العمل أو بيانات العمل الفضفاضة وغير الدقيقة. تصف شركة PBC العمل من حيث النتائج المراد تحقيقها وتتطلع إلى المورد لتنظيم القوى العاملة على أفضل وجه لتحقيق تلك النتائج.
تتضمن الاقتراحات الإضافية لإعداد خطط العمل المستندة إلى اتفاقية شراء السلع والخدمات ما يلي:
- التعبير عن مخرجات الأداء المطلوبة بعبارات واضحة وموجزة وشائعة الاستخدام وسهلة الفهم وقابلة للقياس.
- لا تتضمن عبارات عامة أو غامضة، أو لغة تقنية مفرطة أو إجراءات مفصلة تملي كيفية إنجاز العمل.
- هيكلة عرض مستوى الخدمة حول هدف (أهداف) المشروع أو الغرض من العمل الذي سيتم تنفيذه؛ (أي ما الذي سيتم تنفيذه بدلاً من كيفية تنفيذه). (على سبيل المثال: بدلاً من اشتراط جز العشب أسبوعيًا أو تقليم الأشجار كل خريف، اذكر أنه يجب الحفاظ على ارتفاع العشب 2-3" أو عدم السماح لأطراف الأشجار بلمس أسلاك المرافق أو المباني).
- يجب أن تتيح متطلبات الأداء تقييم أداء العمل مقابل معايير أداء قابلة للقياس؛ والاعتماد على استخدام معايير أداء قابلة للقياس وحوافز مالية في بيئة تنافسية لتشجيع المتنافسين على تطوير ووضع أساليب مبتكرة وفعالة من حيث التكلفة لأداء العمل.
إن أهم عنصر من عناصر PBC، وما يميزه عن طرق التعاقد الأخرى، هو النتائج المرجوة. يتم توجيه العديد من عمليات الشراء من قبل الوكالة في شكل مواصفات دقيقة أو تتطلب "الموظفين الرئيسيين" لتعيينهم في عقد الخدمة. وعادةً ما يتم رفض محاولات المورد لاقتراح طرق بديلة لمقاربة العمل مع الاشتباه في أن المورد يحاول خفض التكاليف لزيادة الأرباح مما يؤدي إلى نتيجة أقل جودة. وتتمثل السمات الرئيسية للجنة بناء القدرات في: التركيز على النتائج، والأهداف المحددة بوضوح، والأطر الزمنية المحددة بوضوح، وحوافز الأداء، ومراقبة الأداء. من خلال وصف المتطلبات من حيث نتائج الأداء، وعدم طلب مواصفات مفصلة، يمكن للوكالات المساعدة في تحقيق الأهداف التالية
- تحقيق أقصى قدر من الأداء - السماح للمورد بتقديم الخدمة المطلوبة بناءً على أفضل ممارساته الخاصة والنتائج المرجوة من العميل;
- تعظيم المنافسة والابتكار - تشجيع الابتكار من قاعدة الموردين باستخدام متطلبات الأداء;
- تقليل متطلبات إعداد التقارير المرهقة وتقليل استخدام أحكام ومتطلبات العقود التي تنفرد بها الولاية;
- تحويل أكبر قدر ممكن من المخاطر إلى الموردين بحيث يكونون مسؤولين عن تحقيق الأهداف الواردة في بيان العمل من خلال استخدام أفضل الممارسات والعمليات الخاصة بهم؛ و
- تحقيق وفورات في التكاليف من خلال متطلبات الأداء.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.