12.3 مشتريات تكنولوجيا المعلومات الفريدة من نوعها
12.3.1 مشتريات تكنولوجيا المعلومات المعقدة والقائمة على الحلول
تطلب طلبات تقديم العروض المستندة إلى الحلول من الموردين اقتراح حل تجاري IT للمشاكل والمتطلبات المحددة للوكالة. تذكر طلبات تقديم العروض القائمة على الحلول بإيجاز حاجة العمل، وتصف المشكلة التقنية المطلوب حلها، و/أو توفر الحد الأدنى من متطلبات المواصفات. يتيح استخدام طلبات تقديم العطاءات القائمة على الحلول للموردين الخبراء في مجال التكنولوجيا استخدام معرفتهم الواسعة النطاق بالسوق وإبداعهم ومواردهم لاقتراح حلول تكنولوجية مبتكرة وفعالة من حيث التكلفة. قد تطلب طلبات تقديم العروض القائمة على الحلول من الموردين تقديم حل لجزء فقط من مشكلة العمل أو اقتراح حلول عالية المستوى من النوع المفاهيمي يتم تقييمها بناءً على مجموعة مفصلة من المتطلبات التي يقدمها المورد.
وتضع المواصفات والمتطلبات بطبيعتها حدوداً وبالتالي تلغي أو تقيد العناصر أو الحلول المتاحة للمورد لتضمينها في عرضه. يجب كتابة مواصفات التكنولوجيا لتشجيع، وليس تثبيط المنافسة، بما يتفق مع السعي إلى تحقيق الاقتصاد الشامل للغرض والحل التكنولوجي المقصود. يمكن للوكالة بعد ذلك تحديد الحل التكنولوجي، وليس منتجًا أو خدمة معينة، الذي يلبي احتياجاتها التكنولوجية أو التجارية على أفضل وجه. ينطوي جزء من عملية اتخاذ القرار بشأن موعد استخدام الشراء القائم على الحلول على إجراء تحليل للمخاطر يقوم فريق المشروع بموجبه بحل الأسئلة التالية
- هل تمثل مشكلة الأعمال التقنية فرصة لمشاركة المخاطر ذات المنفعة المتبادلة بيننا وبين أحد الموردين؟
- ما هي العوامل التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على احتمالية استكمال مشروعنا في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية؟
- هل من الممكن تقييم الحلول المقترحة بالتساوي؟
- هل يمكن تقييم الحل (الحلول) استنادًا إلى تحليل التكلفة الإجمالية للملكية الذي يتضمن التكلفة المتوقعة لدعم الحل المقترح والخيارات المالية الأخرى؟
عند إعداد طلب عرض أسعار قائم على الحل، ستكون بعض المكونات مختلفة عن طلب عرض أسعار غير قائم على الحل. يجب أن يتضمن عرض مستوى الخدمة القائم على الحلول ما يلي:
- الخلفية التنظيمية للوكالة وبيئة العمل الحالية,
- قائمة محددة بالعمليات والإجراءات المتعلقة بالمشروع أو التفويضات القانونية أو التجارية,
- أي وثائق إجرائية أو عملية للمشروع,
- مصدر تمويل المشروع,
- تعريف واضح بالبيئة التقنية الحالية للوكالة بما في ذلك جميع الأجهزة والبرمجيات الحالية المستخدمة أو التي يمكن استخدامها أو التي ينبغي استخدامها لتلبية متطلبات المشروع,
- تعريف لمشكلة العمل أو التكنولوجيا المراد حلها، ولكن ليس تعريفًا للحل المطلوب أو المشكلة من حيث الحل المطلوب,
- المواصفات التي تصف خصائص المنتج أو الخدمة أو الحل التكنولوجي الذي يتم البحث عنه.
استخدم أسئلة التكنولوجيا لتوجيه المواصفات بدلاً من تضمين المتطلبات الإلزامية في طلب تقديم العطاءات. والهدف من ذلك هو الدعوة إلى أقصى قدر معقول من المنافسة مع شراء أفضل الحلول التقنية للكومنولث. اطرح أسئلة على الموردين في طلب تقديم العطاءات لتوجيه المتطلبات، مثل: "ما هو معيار الصناعة لهذا المنتج و DOE هل يفي منتجك (منتجاتك) بهذا المعيار أو يتجاوزه؟" ستصبح الردود النهائية المقترحة، كما تم التفاوض بشأنها، جزءًا من طلب العروض النهائي في العقد.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.