المناقصات والعقود عالية المخاطر

بموجب القسم 2.2-4303.01 من قانون فرجينيا، يُعد العقد عالي المخاطر أي عقد يستوفي أحد الشروط التالية:

1. تبلغ مدته الأولية أكثر من $10 مليون

2. أن تكون مدته الأولية تتجاوز خمسة ملايين ويستوفي أحد المعايير التالية:

   1. لم تقم الهيئة العامة بشراء السلع أو الخدمات خلال السنوات الخمس الماضية

   2. تعتزم الهيئة العامة شراء السلع أو الخدمات بشكل مشترك مع هيئة عامة أخرى

   3. مدة العقد المتوقعة أكبر من خمس سنوات، ولا تشمل التجديدات

بموجب المادة § 2.2-4303.01 من قانون Virginia، يجب على مكتب المدعي العام (OAG) و Virginia Information Technologies Agency (VITA) مراجعة جميع الالتماسات والعقود التي تستوفي تعريف "عالية المخاطر" وتتضمن سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات لجميع الهيئات العامة في الولاية.  

توفر عملية المراجعة ذات المخاطر العالية المزايا التالية للوكالات:

• تتم مراجعة طلبات العروض وعقود تكنولوجيا المعلومات (IT) من قِبل OAG وVITA للتأكد من الامتثال لجميع قوانين وسياسات ومعايير وتوجيهات Virginia المعمول بها قبل الإصدار والترسية.

• تضمن VITA أن تتضمن العقود مقاييس أداء واضحة وقابلة للقياس وأحكام تنفيذ، مثل العقوبات أو الحوافز، التي تدعم الإدارة الفعالة لأداء الموردين.

• تتلقى الوكالات توجيهات مخصصة بشأن النماذج، والبنود التعاقدية، وأفضل ممارسات الصناعة. يساعد هذا في تعزيز وثائق المشتريات ويدعم الوكالات في الحصول على أقصى قيمة للكومنولث مع تقليل المخاطر. تتحقق المراجعات من أن الطلبات والعقود تتضمن تدابير قوية لإدارة المخاطر وتخفيفها لدعم تنفيذ أكثر سلاسة وعلاقات فعالة بين المورد والوكالة.

• تحدد مراجعة VITA المخاطر التشغيلية ومخاطر الأداء والمخاطر الأمنية والقانونية ومخاطر الامتثال والمخاطر المالية. تتلقى الوكالات مذكرة توضح أي مشكلات تم تحديدها حتى تتمكن من معالجتها قبل طرح طلب العروض أو ترسية العقد، أو اتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت المخاطر مقبولة.

لتقديم طلب عروض أو عقد عالي المخاطر للمراجعة، أكمل ما يلي:

• تأكد من إدراج طلب أو عقد IT عالي المخاطر في الخطة الاستراتيجية لوكالتك، وقدم طلب متطلبات الأعمال للتكنولوجيا (BRT) في Planview لبدء عملية الحوكمة:
  • يجب تقديم الطلب من قبل مورد IT (AITR) الخاص بوكالتك أو الشخص المعين من قبل Planview.
  • إذا كانت عملية الشراء هذه تتضمن تكنولوجيا جديدة، فيرجى تقديم متطلب عمل لتكنولوجيا جديدة (BRnT).
• تأكيد الموافقة على دراسة الجدوى الاستثمارية (IBC).
• تقديم طلب حوكمة المشتريات (PGR):
  • يجب تقديم طلبات PGR من قبل مورد IT في وكالتك (AITR) أو الشخص المعين من قبل Planview.
  • ستتم الموافقة على طلب حوكمة المشتريات (PGR) من قِبل مديريات VITA ومدير المعلومات التنفيذي (CIO) في Planview.
• أرسل طلب عروض أو عقد IT عالي المخاطر إلى VITA:
  • سيقوم AITR أو الشخص المعين في Planview بتحميل حزمة الوثائق الكاملة في Planview.
  • سيبدأ قسم إدارة المشاريع (PMD) في VITA عملية مراجعة الحوكمة عالية المخاطر في Planview.
  • ستقوم أقسام VITA، بما في ذلك إدارة مخاطر سلسلة التوريد (SCRM)، بتنزيل ومراجعة حزمة المستندات.
• بمجرد استلام مراجعة دورة حياة المخاطر العالية من Planview، ستقوم إدارة مخاطر سلسلة التوريد (SCRM) في VITA بمراجعة حزمة المستندات وتقديم الملاحظات من خلال التعليقات والتعديلات:
  • يرجى تقديم طلب مراجعة طلب أو عقد IT عالي المخاطر الخاص بكم إلى مكتب النائب العام (OAG) في الوقت نفسه.
  • أكمل نموذج طلب مراجعة المخاطر العالية الخاص بمكتب المدعي العام.
• يجب على وكالتك معالجة أي تعليقات تشير إلى وجود مخاطرة حرجة أو عدم الامتثال للقسم 2.2-4303.01 وإعادة تقديم الطلب عالي المخاطر أو العقد مع التعديلات المطلوبة لمراجعة VITA:
  • سيتم توثيق المشكلات أو المخاطر التي لم تتم معالجتها في المستندات المعاد تقديمها في مذكرة مخاطر، وتقديمها إلى قيادة الوكالة للمراجعة والتوقيع.
• قبل أن توصي SCRM بموافقة CIO لإطلاق التبرع أو منح العقد، يجب أن تستلم SCRM نموذج مراجعة OAG عالي المخاطر الموقع عليه.
• سيتلقى AITR إشعارًا بمجرد موافقة مدير المعلومات التنفيذي (CIO) على الطلب في Planview:
  • اطلب من مسؤول موارد تكنولوجيا المعلومات في وكالتك (AITR) التقاط لقطة شاشة لموافقة مدير المعلومات التنفيذي (CIO) في Planview.
  • قم بتنزيل لقطة شاشة موافقة CIO واحفظ لقطة الشاشة لملف المشتريات.
• يمكنكم المضي قدمًا في نشر طلب تقديم العروض (RFP) أو ترسية العقد فقط بعد الحصول على موافقة رسمية من مدير المعلومات التنفيذي (CIO).

نعم. اتصل بمورد IT (AITR) في وكالتك للتأكد من تقديم طلب حوكمة المشتريات (PGR) واعتماده من قِبل كبير مسؤولي المعلومات (CIO) في Commonwealth of Virginia قبل تقديم التماس أو عقد عالي المخاطر إلى VITA للمراجعة.

• تفضل بزيارة صفحة COV Ramp للحصول على إرشادات حول خطوات الرقابة المطلوبة والوثائق التي يجب أن يتضمنها طلب العروض الخاص بك.

• إذا كان أي مكون من مكونات طلب تكنولوجيا المعلومات عالي المخاطر يتضمن خدمات سحابية، فيرجى الحصول على نموذج تقييم COV Ramp من بوابة خدمات VITA.

• ابحث عن تقييم الخدمة السحابية، ثم انتقل إلى المرفق الخاص بـ 1-1003 - الملحق أ وقم بتنزيل النموذج. يجب إرفاق تقييم COV Ramp بطلب العروض الخاص بك وإكماله من قِبل مقدمي العروض وفقًا للتعليمات الواردة في طلب تقديم العروض (RFP).

• يُرجى التواصل عبر SCMinfo@vita.virginia.gov للحصول على الشروط والأحكام السحابية المطلوبة.

تتوفر المساعدة للوكالات بشأن العطاءات والعقود عالية المخاطر. تقدم VITA procurement (إدارة سلسلة التوريد) تدريبًا على تطوير طلبات وعقود تكنولوجيا المعلومات (IT)، وشروط عقود تكنولوجيا المعلومات (IT)، والمخاطر المرتبطة بها، وبيانات العمل، ومقاييس الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة، وجداول مراحل المشروع والنتائج المطلوبة، والمفاوضات وإدارة العقود. إذا كان هناك اهتمام بهذه المواضيع، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى قسم المشتريات في VITA على العنوان التالي scminfo@vita.virginia.gov.

توصي إدارة المشتريات في VITA بضمان إدراج مقاييس أداء قوية في طلب عروض وعقد IT الخاص بك. مقاييس الأداء هي مؤشرات قابلة للقياس لمستويات الخدمة المتوقعة، وهي الركيزة الأساسية لأي عقد ناجح. يجب تصميم مقاييس الأداء لتوفير بيانات دقيقة وموثوقة حول أداء المورد مقابل أحكام الخدمة المتفق عليها. يجب أن تكون المؤشرات المختارة قادرة على تحديد مدى وكيفية التزام المورد بانتظام بمستويات الخدمة المتوقعة الموضحة في عقدك بشكل صحيح. تفضل بزيارة الفصل 30.3.1 مقاييس الأداء من دليل مشتريات IT الخاص بنا للحصول على توجيهات وأمثلة إضافية.

يجب ربط كل مقياس من مقاييس الأداء بحكم إنفاذ مقابل. ستحفز أحكام الإنفاذ القوية المورد على الوفاء باستمرار بمقاييس الأداء المنصوص عليها في العقد. تفضل بزيارة الفصل 30.3.2 أحكام الإنفاذ ووسائل الانتصاف من دليل مشتريات IT الخاص بـ VITA و أداة مقاييس الأداء للحصول على إرشادات وأمثلة إضافية. انظر أيضاً فيديو تدريب مقاييس الأداء.

تعد وسائل الانتصاف التعاقدية وسيلة لمحاسبة المورد بطريقة ملموسة عن الإخفاق في تلبية مقاييس الأداء المطلوبة. وهي تحفز المورد على تلبية مقاييس الأداء المطلوبة تعاقدياً أو تجاوزها باستمرار. يمكن أن تتخذ وسائل الانتصاف شكل عقوبات مالية، أو ممارسة خيارات تعاقدية مثل الإنهاء أو طلب الخدمات المهملة من مورد آخر. تفضل بزيارة الفصل 30..23 أحكام الإنفاذ ووسائل الانتصاف من دليل مشتريات IT الخاص بنا و أداة مقاييس الأداء للحصول على إرشادات وأمثلة إضافية.

توصي VITA بأن تقوم الوكالات بتضمين جدول مراحل المشروع والإنجازات في طلبات تقديم العروض والعقود. يُرجى تنزيل نموذج معالم المشروع والتسليمات واتباع التعليمات الموجودة في مستند Word.