دليل شراء تكنولوجيا المعلومات

الغرض: يوجز هذا الفصل سلطة الشراء القانونية لهيئة تقنية المعلومات والاتصالات السلكية واللاسلكية في فيتا فيما يتعلق بسلع وخدمات تقنية المعلومات والاتصالات السلكية واللاسلكية بالإضافة إلى مسؤولية الهيئة عن وضع سياسات ومعايير وإرشادات مشتريات تقنية المعلومات والاتصالات السلكية واللاسلكية.

النقاط الرئيسية:

• تتمتع VITA بسلطة شراء تكنولوجيا المعلومات لجميع وكالات السلطة التنفيذية ومؤسسات التعليم العالي غير المستثناة تحديدًا من سلطة VITA.
• تضطلع VITA بمسؤوليات الحوكمة/الإشراف القانونية لبعض مشاريع تكنولوجيا المعلومات والمشتريات الخاصة بالكومنولث.
• يمكن لـ VITA فقط إنشاء عقود تكنولوجيا المعلومات على مستوى الولاية.
• لا يخضع الفرع القضائي والتشريعي وكذلك الوكالات المستقلة لسلطة الشراء الخاصة بـ VITA.

الفصل 1 - الغرض من مشتريات فيتا ونطاقها (PDF)

الغرض: يقدم هذا الفصل إرشادات حول كيفية اختلاف اقتناء سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات عن شراء السلع غير المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات، كما يقدم إرشادات حول عملية شراء تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:
- تتغير مصادر تكنولوجيا المعلومات باستمرار وتتطلب تطبيق أفضل الممارسات المتخصصة.
- يجب تحليل مخاطر التكنولوجيا والتخفيف من حدتها أثناء تطوير طلب تقديم العطاءات وقبل تنفيذ العقد.
- إن تطبيق الاستراتيجيات والمبادئ على مشتريات التكنولوجيا، يضع الكومنولث في وضع يسمح له بتعظيم الفوائد التي يحصل عليها من التكنولوجيا ويقلل من مخاطر فشل الموردين والتكنولوجيا.

الفصل 2 كيف يختلف اشتراء تكنولوجيا المعلومات؟ (PDF)

الغرض: يوجز هذا الفصل رؤية إدارة سلسلة التوريد في VITA (SCM) ورسالتها وقيمها الأساسية ومبادئها التوجيهية. كما يناقش التقرير الخدمات التي يقدمها المركز للكومنولث.

النقاط الرئيسية:
o قسم إدارة المشتريات التكنولوجية هو القسم التابع لـ VITA المكلف بتطوير وتنفيذ وقيادة سياسات ومعايير وإرشادات المشتريات التكنولوجية للكومنولث.
o المركز هو مكتب الشراء المركزي لسلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات IT للكومنولث Commonwealth.
o يسعى المركز إلى تحقيق مهمته المتمثلة في تطوير وإدارة العلاقات مع الموردين لتعظيم العائد على استثمارات الكومنولث في مجال تكنولوجيا المعلومات من خلال دمج احتياجات أعمال عملائه مع مورديه الاستراتيجيين.

الفصل 3 - إدارة سلسلة التوريد في VITA (PDF)

الغرض: يحدد هذا الفصل المعلومات الأساسية والسياسة التي يجب أن تتبعها الوكالات والمؤسسات. سيضمن الالتزام بهذه السياسة الامتثال للوائح القانونية، وحماية الثقة القائمة بين مسؤولي المشتريات ومواطني الكومنولث، وإرساء معاملة عادلة ومتساوية لجميع الموردين المهتمين بالتعامل مع الكومنولث.

النقاط الرئيسية:
• تلتزم VITA بتطوير سياسات المشتريات والحفاظ على عمليات الشراء العادلة، والأخلاقية، وغير المتحيزة، والمتوافقة تمامًا مع قوانين الكومنولث.
- تقع على عاتق أخصائيي المشتريات مسؤولية التأكد من أن جميع المعلومات والوثائق المتعلقة بتطوير طلب تقديم العطاءات أو الوثيقة التعاقدية لعملية شراء مقترحة أو ترسية تعاقدية متوقعة

الفصل 5 الأخلاقيات في المشتريات العامة ( PDF)

الغرض: يتضمن هذا الفصل سياسات المشتريات التي تضمن تنفيذ ممارسات الشراء والتعاقد في مجال تكنولوجيا المعلومات IT في الكومنولث Commonwealth بشكل متسق بطريقة تعزز المنافسة العادلة والمفتوحة.

النقاط الرئيسية:
o تلتزم VITA بالمنافسة العادلة والمفتوحة من خلال تنفيذ سياسات وإجراءات المشتريات التي تتسم بالشفافية للوكالات والموردين والجمهور.
o تخلق المنافسة العادلة والمفتوحة القيمة وتحققها، وتقلل من التكاليف، وتتيح خيارات أكبر، حيث أن زيادة مشاركة الموردين تستلزم تقديم حلول مبتكرة وتحسين أداء الموردين.

الفصل 6 المنافسة العادلة والمفتوحة في مشتريات تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض:  يوفر هذا الفصل السياسات والمبادئ التوجيهية التي يجب أن تتبعها وكالات ومؤسسات السلطة التنفيذية للكومنولث لتعزيز الأهداف الاجتماعية والاقتصادية للكومنولث أثناء شراء تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:

• الأمر التنفيذي 35 ( يحدد هدفًا يتمثل في أن يتجاوز الكومنولث هدفه المستهدف 42% من مشترياته من الشركات الصغيرة بما في ذلك الشركات الصغيرة المملوكة للنساء والأقليات وقدامى المحاربين المعوقين في الخدمة والشركات الصغيرة.
• يجب أن تتضمن أهداف أي وكالة تابعة للفرع التنفيذي بموجب 2.2 -4310 من قانون فرجينيا لمشاركة الشركات الصغيرة ضمن الأهداف 3% مشاركة كحد أدنى من قبل الشركات المخضرمة المعوقة للخدمة على النحو المحدد في § 2.22.2-2001 و 2.22.2- 4310 عند التعاقد على السلع والخدمات.
• الأمر التنفيذي 77 ( يحدد هدفًا على مستوى الولاية للحد من التلوث البلاستيكي والقضاء على الحاجة إلى مرافق جديدة للتخلص من النفايات الصلبة في فرجينيا.
• وضعت VITA سياسات ومبادئ توجيهية للمشتريات مصممة لتشجيع مستخدمي العقود المؤهلين والوكالات الحكومية على شراء منتجات وخدمات تكنولوجيا المعلومات التي تساعد على تقليل الأثر البيئي الناجم عن استخدام تلك المنتجات والتخلص منها.

الفصل 7 تعزيز مبادرات الكومنولث الاجتماعية والاقتصادية (PDF)

الغرض: يحدد هذا الفصل سياسات وإرشادات VITA بشأن إعداد مواصفات ومتطلبات فعالة لشراء سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:
- بطبيعتها، تضع المواصفات حدودًا وبالتالي تستبعد أو تقيد العناصر التي تقع خارج الحدود المرسومة. يجب كتابة مواصفات التكنولوجيا لتشجيع، وليس لتثبيط المنافسة، بما يتفق مع السعي إلى تحقيق الاقتصاد الشامل للغرض والحل التكنولوجي المقصود.
- تشكل المواصفات جوهر وثيقة العقد التي ستحكم مورد السلع أو الخدمات المطلوبة في أداء العقد وكذلك الأساس للحكم على الامتثال.
- يمكن أن تصل تكلفة إصلاح خطأ في المتطلبات بعد التسليم إلى 100 ضعف تكلفة إصلاح خطأ التنفيذ.
- متطلبات الشراء هي أساس نطاق طلب تقديم العطاءات والعقد وبيان العمل.

الفصل 8 وصف الحاجة: المواصفات والمتطلبات (PDF)

الغرض: يغطي هذا الفصل عملية تحديد السعر العادل والمعقول المتعلق بمشتريات تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:
- تقع على عاتق جميع المتخصصين في مشتريات تكنولوجيا المعلومات مسؤولية ائتمانية لتحليل السعر أو التكلفة التي يدفعها Commonwealth مقابل سلع وخدمات IT.
- يتميز السعر العادل والمعقول بمراعاة أسعار الصناعة والسوق مع القيمة والجودة المتوقعة للمنتجات و/أو الحلول و/أو الخدمات التي سيتم الحصول عليها. العرض العادل والمعقول لا يعني بالضرورة أقل عرض.
- يتم تحديد السعر العادل والمعقول من خلال إجراء تحليل للأسعار أو تحليل للتكلفة.

الفصل 9 تحديد التسعير العادل والمعقول (PDF)

الغرض: يحتوي هذا الفصل على السياسات العامة المطبقة على مشتريات سلع وخدمات تقنية المعلومات.

النقاط الرئيسية:
- بموجب قانون حرية المعلومات في ولاية فرجينيا، يُفترض أن جميع الوثائق الموجودة في حوزة أي هيئة عامة أو مسؤول عام وجميع اجتماعات الهيئات العامة الحكومية والمحلية مفتوحة لمواطني الكومنولث.
- إلى الحد الذي يسمح به القانون، لا تقوم هذه الهيئة العامة بالتمييز ضد المنظمات الدينية وفقًا لقانون ولاية فرجينيا، § 2.2-4343.1 أو ضد مقدم العطاء أو مقدم العرض بسبب العرق أو الدين أو اللون أو الجنس أو الأصل القومي أو السن أو الإعاقة أو التوجه الجنسي أو الهوية الجنسية أو التعبير أو الانتماء السياسي أو الوضع كمحارب قديم معاق أو أي أساس آخر يحظره قانون الولاية المتعلق بالتمييز في التوظيف.

يحظر تقديم طلبات شراء متعددة إلى مورد واحد أو أكثر لنفس السلع أو الخدمات المتشابهة أو المترابطة من أجل تجنب الاضطرار إلى استخدام طريقة الشراء المناسبة أو البقاء ضمن سلطة الشراء المفوضة أو لتجنب المنافسة.

الفصل 10 السياسات العامة لمشتريات تكنولوجيا المعلومات ( PDF)

الغرض: يناقش هذا الفصل تخطيط مشتريات تقنية المعلومات (IT)، والذي يشمل الجهود التي يبذلها جميع الموظفين المسؤولين عن الجوانب المهمة لمشروع تقنية المعلومات لضمان تنسيقها وتكاملها بطريقة شاملة.

النقاط الرئيسية:
- كأحد أفضل الممارسات في مجال مشتريات تكنولوجيا المعلومات، ثبت أن التخطيط الشامل لمشتريات تكنولوجيا المعلومات يوفر فوائد متعددة للمشتريات العامة.
- تعتبر أبحاث السوق أساسية للتخطيط السليم لمشتريات تكنولوجيا المعلومات، وينبغي أن تكون نتائج أبحاث السوق مفهومة من قبل فريق مشروع المشتريات بأكمله.
- يساعد التخطيط الاستراتيجي للمشتريات الكومنولث على تحسين الأداء، وتقليل الأسعار، وزيادة تحقيق أهداف الاستحواذ الاجتماعية والاقتصادية، وتقييم إجمالي تكاليف إدارة دورة الحياة، وتحسين وصول الموردين إلى فرص العمل، وزيادة قيمة كل دولار من دولارات تكنولوجيا المعلومات IT.
- قد يكون لدى VITA عقد قائم للاستخدام الإلزامي أو الاختياري على مستوى الولاية من شأنه أن
يخدم احتياجاتك من مشتريات تكنولوجيا المعلومات. يجب على الوكالات الخاضعة لسلطة VITA في مجال شراء تكنولوجيا المعلومات IT
تحديد ما إذا كانت متاحة كخطوة أولى في عملية تخطيط المشتريات.

الفصل 11 تخطيط مشتريات تكنولوجيا المعلومات والتوريد الاستراتيجي ( PDF)

الغرض: يغطي هذا الفصل إعداد وثائق بيان النطاق وبيان الأعمال (SOW) المستخدمة في الحصول على سلع وخدمات تقنية المعلومات.

النقاط الرئيسية:

• لا يمكن المبالغة في أهمية تحديد المتطلبات الكاملة والواضحة والمطورة بشكل جيد وبيان النطاق ووثائق بيان العمل لوثائق طلب تقديم العطاءات ووثائق العقود في مجال تكنولوجيا المعلومات.
• من الأهمية بمكان تضمين جميع المتطلبات والتوقعات الفنية والوظيفية ومتطلبات الأداء وإدارة المشروع وتوقعاته بوضوح ودون غموض في عرض مستوى الخدمة.
• سيعتمد محتوى وتفاصيل طلب عقد الشراء على طبيعة عملية الشراء ويمكن أن يتراوح بين البساطة الشديدة - شراء برمجيات معبأة - إلى التعقيد الشديد - شراء حل أو تصميم نظام. 

الفصل 12 كراسات الشروط الخاصة بمشتريات تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض:  يشرح هذا الفصل أهمية تطوير فريق مشروع قوي لمشتريات تكنولوجيا المعلومات (بالموارد المناسبة والمهارات المناسبة والوقت اللازم لإتمام المهمة.

النقاط الرئيسية:

• يجب على PPT تجميع أكبر قدر ممكن من المعرفة لضمان اختيار أفضل الموردين المؤهلين.
• سيُطلب من أعضاء/مقيمي PPT إكمال بيان السرية وتضارب المصالح.

الفصل 13 فريق مشروع مشتريات تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض: الغرض من هذا الفصل هو تزويد محترفي المشتريات في مجال تكنولوجيا المعلومات بأوصاف مختلف طرق شراء تكنولوجيا المعلومات ومتى يتم استخدام هذه الطرق.

النقاط الرئيسية:
• المنافسة العادلة والمفتوحة هي المفهوم الأساسي وراء قانون فرجينيا للمشتريات العامة. طرق الشراء المتاحة التي تستخدم المنافسة هي عروض الأسعار السريعة والعطاءات التنافسية المختومة والتفاوض التنافسي والمزادات.
- هناك ظروف تكون فيها المشتريات التنافسية غير عملية. هناك أوقات لا يتوفر فيها عملياً سوى مورد واحد فقط أو عندما يجب التعامل مع حالة طارئة على الفور.

الفصل 14 اختيار طريقة شراء تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض:  يحدد هذا الفصل المبادئ التوجيهية الخاصة بـ IT والاتصالات السلكية واللاسلكية للمشتريات الصغيرة.

• النقاط الرئيسية:
  التخصيصات مطلوبة للشركات الصغيرة لجميع المشتريات التي تقل قيمتها عن10,000 دولار عندما يكون السعر المعروض عادلاً ومعقولاً ولا يتجاوز خمسة في المائة (من أقل مقدم عطاء غير معتمد مستجيب ومسؤول. تُطلب التخصيصات للشركات الصغيرة المعتمدة من إدارة خدمات الدعم والإدارة من أجل التنمية المستدامة والتنمية المستدامة للشركات الصغيرة والمتوسطة لجميع المشتريات التي تصل قيمتها إلى100,000 دولار عندما يكون السعر المعروض عادلاً ومعقولاً ولا يتجاوز خمسة بالمائة ( من أقل مقدم عطاء غير معتمد مستجيب ومسؤول.
• تسمح مراجعة العقود المتاحة على مستوى الولاية لسلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات أو الاتصالات السلكية واللاسلكية للوكالات والمؤسسات بتحديد ما إذا كان يمكن شراء المنتج أو الخدمة التكنولوجية المطلوبة من خلال عقد على مستوى الولاية.
• يمكن استخدام عرض الأسعار السريع أو طلب تقديم العروض للمشتريات الصغيرة التي تصل قيمتها إلى200,000 دولار أمريكي.
• تخضع جميع المشتريات الخاصة بالحلول المستندة إلى السحابة (البرمجيات كخدمة)، بغض النظر عن المبلغ بالدولار، لامتثال الوكالة للمتطلبات الواردة في سياسة استخدام الطرف الثالث الخاصة ب VITA.

الفصل 15 إجراءات شراء تكنولوجيا المعلومات الصغيرة (PDF)

الغرض: يعرّف هذا الفصل مشتريات تكنولوجيا المعلومات IT ويحدد سياسات المصدر الوحيد.

النقاط الرئيسية:

• تُعرّف مشتريات تكنولوجيا المعلومات أحادية المصدر بأنها المشتريات التي لا يوجد فيها سوى حل واحد لتلبية احتياجات الوكالة من تكنولوجيا المعلومات، ولا يمكن إلا لمورد واحد فقط توفير السلع و/أو الخدمات التكنولوجية المطلوبة للحل.
• حلول تكنولوجيا المعلومات المسجلة الملكية لا تبرر الشراء من مصدر وحيد. تُعرّف المشتريات الاحتكارية بأنها تلك التي لا يوجد فيها سوى حل واحد متاح لتلبية احتياجات الوكالة من تكنولوجيا المعلومات؛ ومع ذلك، قد يوفر العديد من الموردين السلع و/أو الخدمات التكنولوجية المطلوبة للحل.

الفصل 16 مشتريات تكنولوجيا المعلومات من مصدر واحد (PDF)

الغرض:  يعرّف هذا الفصل مشتريات تقنية المعلومات الطارئة ويحدد سياسات المشتريات الطارئة.

النقاط الرئيسية: 

• يمكن لأي وكالة القيام بمشتريات طارئة عندما تنشأ حالة طارئة، ولا يمكن تلبية الحاجة الخاصة بتكنولوجيا المعلومات IT من خلال طرق الشراء العادية. يجب أن يوافق رئيس الوكالة على المشتريات الطارئة كتابةً.
• حالة الطوارئ هي حالة خطيرة أو عاجلة تتطلب اتخاذ إجراء فوري لحماية الأشخاص أو الممتلكات. يمكن أن تكون حالة الطوارئ تهديدًا للصحة العامة أو الرفاهية أو السلامة العامة بسبب الفيضانات أو الأوبئة أو أعمال الشغب أو تعطل المعدات أو فقدانها أو الحرائق أو أي سبب آخر.
• يتعين على الوكالة أن تبحث أولاً في عقود VITA على مستوى الولاية لتحديد ما إذا كانت المصادر الحالية متاحة للوفاء بالمشتريات الطارئة، حيث إن هذه العقود قد تم التنافس والتفاوض بشأنها.

الفصل 17 مشتريات تكنولوجيا المعلومات في حالات الطوارئ (PDF)

الغرض: يقدم هذا الفصل إرشادات لإجراء طلبات الحصول على المعلومات والتأهيل المسبق للموردين واستلام العروض غير الملتمسة.

النقاط الرئيسية:

• طلب المعلومات ( هي عملية تجارية قياسية لجمع معلومات مكتوبة عن قدرات مختلف الموردين.
• التأهيل المسبق هو إجراء لتأهيل المنتجات أو الموردين وقصر النظر في العطاءات أو العروض على المنتجات أو الموردين الذين تم تأهيلهم مسبقاً فقط.
• الاقتراح غير الملتمس هو اقتراح غير ملتمس تم استلامه ليس استجابة لأي وكالة أو مؤسسة طلبت تقديمه.

  الفصل 18 طلب المعلومات، والتأهيل المسبق للموردين، والعروض غير الملتمسة (PDF)

الغرض:  يحتوي هذا الفصل على السياسات والمبادئ التوجيهية المتعلقة باقتناء سلع تكنولوجيا المعلومات من خلال استخدام المزادات العلنية والإلكترونية والعكسية.

النقاط الرئيسية: 

• يُسمح بشراء سلع IT والخدمات غير المهنية من بيع بالمزاد العلني من قبل أي هيئة أو إدارة أو وكالة أو مؤسسة غير معفاة من مؤسسات التعليم العالي إذا وافق عليها مسبقاً CIO.
• المناقصة العكسية هي طريقة شراء يتم فيها دعوة الموردين لتقديم عطاءات على سلع محددة أو خدمات غير مهنية من خلال مناقصة إلكترونية في الوقت الحقيقي، مع إرساء المناقصة على المورد الأقل استجابةً ومسؤولية.

  الفصل 19 المزادات العلنية والإلكترونية والعكسية (PDF)

الغرض: يغطي هذا الفصل السياسات المتعلقة برعاية واستخدام المشتريات المشتركة و/أو التعاونية، واستخدام عقود GSA من قبل الهيئات العامة لشراء سلع وخدمات IT.

النقاط الرئيسية:

• يتم تشكيل المشتريات المشتركة و/أو التعاونية عندما تحدد أطراف متعددة المتطلبات المشتركة المناسبة لترتيب مشتريات مشترك و/أو تعاوني وتوقع اتفاقية مكتوبة للشراء المشترك والتعاوني.
• يجب أن يوافق رئيس قسم تقنية المعلومات على جميع ترتيبات الشراء المشتركة و/أو التعاونية لشراء سلع وخدمات تقنية المعلومات وجميع المشتريات من عقود الشراء المشتركة والتعاونية، بما في ذلك عقود إدارة ضمانات السلع الحكومية، بغض النظر عن قيمة مشتريات تقنية المعلومات.
• لا ينبغي عادةً استخدام العقود المشتركة و/أو التعاونية، بما في ذلك عقود GSA، في عمليات الشراء التي تنطوي على الملكية الفكرية أو التي تتضمن اتفاقيات مستوى الخدمة.
• إذا كانت عملية الشراء المشتركة و/أو التعاونية تتضمن حلاً خارج المقر (مستضاف سحابياً)، يجب على الوكالات اتباع عملية خدمات الإشراف على السحابة المؤسسية (ECOS).
  
  

  الفصل 20 العقود المشتركة والتعاونية وعقود GSA (PDF)

الغرض:  يغطي هذا الفصل التعاقد القائم على الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة المستخدمة في الحصول على سلع وخدمات تقنية المعلومات.

النقاط الرئيسية:

• التعاقد على أساس الأداء ( هي طريقة شراء تقوم بهيكلة جميع جوانب عملية الشراء حول أغراض العمل الذي سيتم إنجازه بدلاً من وصف الطريقة التي سيتم بها تنفيذ العمل.
• إن أهم عنصر من عناصر PBC، وما يميزها عن طرق التعاقد الأخرى، هو النتائج المرجوة.
• يجب على الوكالة تحديد مؤشر أداء ومعيار واحد على الأقل لكل مهمة وناتج وربطها بوصف للجودة المقبولة.
• قد تكون حوافز الأداء إيجابية أو سلبية، وقد تكون نقدية أو غير نقدية على أساس التحكم في التكاليف أو الجودة أو الاستجابة أو رضا العملاء.
  
    الفصل 21 العقود القائمة على الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة (PDF)

الغرض: يغطي هذا الفصل كلاً من السياسات والتوجيهات الخاصة بالمناقصات التنافسية المختومة وطريقة الشراء عن طريق الدعوة لتقديم العطاءات (IFB) المستخدمة في اقتناء سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات، باستثناء الخدمات المهنية.

النقاط الرئيسية: في المناقصة التنافسية المختومة، من المهم أن تكون سلع أو خدمات IT التي يتم شراؤها قابلة للوصف بشكل محدد بحيث يمكن تقييم العطاءات مقابل الوصف الوارد في متطلبات المناقصة الدولية. الشروط والأحكام الواردة في طلب تقديم العروض المتكاملة غير قابلة للتفاوض. من الضروري أن تتضمن مناقصة المناقصات الدولية جميع الشروط والأحكام الإلزامية والقانونية، و الخاصة بتكنولوجيا المعلومات IT وغيرها من الشروط والأحكام الأخرى المطلوبة من قبل Commonwealth والوكالة المشترية.
- يجب فتح جميع العطاءات المستلمة والإعلان عنها على الملأ.
- تتم الترسية على أقل العطاءات استجابةً ومسؤوليةً.
- إذا تلقت وكالة ما ردين أو أكثر على مناقصة دولية تستوفي المعايير المحددة في القسم 2.2-4328.1، يجوز للوكالة الاختيار من بين تلك العطاءات فقط.

  الفصل 22 المناقصة التنافسية المختومة لتكنولوجيا المعلومات/الدعوة لتقديم العطاءات (IFB ) (PDF)

الغرض:  يناقش هذا الفصل المناقصة التنافسية المختومة ذات الخطوتين لشراء سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:

• المناقصة المختومة التنافسية ذات الخطوتين هي مزيج من الإجراءات التنافسية المصممة للحصول على مزايا المناقصة المختومة عندما لا تتوفر المواصفات المناسبة.
• لا يوجد تفاوض في عملية المناقصة التنافسية ذات الخطوتين.
• إذا تلقت إحدى الوكالات عرضين مختومين أو أكثر لمنتجات تفي بمتطلبات كفاءة الطاقة والمياه المبينة في الفقرة §، يجوز لتلك الوكالة الاختيار من بين تلك العروض فقط.
  
    الفصل 23 الفصل المناقصة المختومة التنافسية ذات الخطوتين (PDF)

الغرض: يعرض هذا الفصل إرشادات لتخطيط وإصدار وتقييم طلبات تقديم عروض تكنولوجيا المعلومات (RFPs) والتفاوض بشأنها على أساس المفاوضات التنافسية. كما يوفر معلومات عامة عن مشاريع تكنولوجيا المعلومات القائمة على الحلول والمشاريع القائمة على الأداء.

النقاط الرئيسية:
• التفاوض التنافسي هو طريقة الشراء الموصى بها من قبل VITA عندما يكون لدى الوكالة حاجة محددة لـ IT وتطلب من الموردين اقتراح أفضل الحلول لتلبية تلك الحاجة.
- تخصيص ما يكفي من الوقت والموارد لجمع البيانات اللازمة لتطوير طلب تقديم العروض.
الأعمال والمتطلبات الوظيفية والتقنية.
- من الضروري أن يفهم محترفو مشتريات IT التكلفة الكاملة لحلول الأعمال القائمة على التكنولوجيا.

  الفصل 24 طلب تقديم العروض والتفاوض التنافسي (PDF)

الغرض:  يقدم هذا الفصل مناقشة لكيفية إنشاء وثيقة عقد تكنولوجيا معلومات فعالة ومعدة بشكل جيد. 

النقاط الرئيسية:
- يبدأ تشكيل العقد الفعال أثناء صياغة طلب تقديم العطاءات
- يجب أن تعزز جميع عقود IT التميز في أداء الموردين.
- نظرًا لطبيعة المشتريات التكنولوجية، والمخاطر العديدة المرتبطة بهذه الاستثمارات العامة، هناك العديد من الأحكام التعاقدية المحددة التي يجب تضمينها في عقد التكنولوجيا والتي لا تستخدمها الوكالات عادةً في المشتريات غير التكنولوجية.
- يكون أخصائي المشتريات الرئيسي المكلف بعقد التكنولوجيا مسؤولاً عن ضمان إدراج أحكام العقد الفيدرالية وقانون فيرجينيا ذات الصلة وأي شروط تعاقدية خاصة بتكنولوجيا المعلومات (IT) مطلوبة من VITA.

الفصل 25 تشكيل عقود تكنولوجيا المعلومات IT (PDF)

الغرض: يعرض هذا الفصل أساليب واستراتيجيات التفاوض على عقد IT، والمخاطر التي يجب تجنبها والأساليب التي أثبتت جدواها للتوصل إلى اتفاق يدعم العلاقة الناجحة والنجاح المتبادل للمشروع.

النقاط الرئيسية:
- يكون المفاوض الفعال مستعدًا تمامًا ويعرف المتطلبات الفنية والتجارية بالإضافة إلى نقاط القوة والضعف في موقفه/موقفها مقابل الطرف الآخر المفاوض.
- يبدأ التفاوض الناجح بالتحضير في بداية عملية الشراء، حتى قبل إعداد طلب تقديم العروض.
- تشمل مجالات الإعداد الرئيسية فهم احتياجات العمل وفهم السوق والاتصال بمراجع العملاء.
- يمثل التفاوض على عقد لتراخيص البرمجيات بعض الاعتبارات التفاوضية الفريدة من نوعها.
- عادة ما تكون هناك تكاليف أكثر في عملية الاستحواذ على التكنولوجيا أكثر من سعر البيع الأولي. إن تكاليف الدعم والتكنولوجيا الإضافية تفوق بكثير أي وفورات ملصقات قد تبدو جذابة عند شراء العنصر الأصلي.

الفصل 26 التفاوض على عقود تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض: يوفر هذا الفصل السياسات والإرشادات الخاصة بشراء البرمجيات المرخصة والصيانة، بما في ذلك خدمات الدعم ذات الصلة. كما يقدم مناقشة شاملة حول الملكية الفكرية.
النقاط الرئيسية:
- سيمهد طلب تقديم العطاءات المُعد جيدًا الطريق للتفاوض على عقد ناجح للبرمجيات و/أو الصيانة. تساعد معالجة قضايا ملكية الملكية الفكرية خلال مرحلة التماس العطاءات على ضمان تكافؤ الفرص بين الكومنولث والموردين المحتملين.
- مهما كان الهدف التجاري للوكالة من شراء البرمجيات، فإن من مصلحة الوكالة بناء المرونة في ترخيص البرمجيات و/أو عقد الصيانة لضمان قدرة التراخيص على التكيف مع التغيرات في بيئة تقنية سريعة الحركة.
- باستثناء عمليات الشراء الصغيرة أو التي تتم لمرة واحدة أو غير الحرجة للبرمجيات، توصي VITA بعدم استخدام اتفاقية الترخيص الخاصة بالمورد، بل أن يتم تضمين شروط الترخيص النهائية المتفاوض عليها في عقد الوكالة.
- بالنسبة لمنتجات برامج إعادة بيع القيمة المضافة (VAR)، تتطلب VITA استخدام ملحق اتفاقية ترخيص المستخدم النهائي بشروط معينة غير قابلة للتفاوض.

الفصل 27 عقود ترخيص البرمجيات (PDF)

الغرض: يقدم هذا الفصل معلومات حول متطلبات الكومنولث الأمنية ومتطلبات الامتثال للسحابة لجميع الوكالات عند شراء تكنولوجيا المعلومات. تتمتع VITA بالسلطة القانونية لأمن المعلومات الإلكترونية لحكومة الولاية من الاستخدامات غير المصرح بها أو الاختراقات أو التهديدات الأمنية الأخرى من خلال وضع وتنفيذ السياسات والمعايير والمبادئ التوجيهية، وتوفير عمليات الحوكمة والتدقيق لضمان امتثال الوكالة.

النقاط الرئيسية:
- مطلوب الالتزام بجميع سياسات ومعايير وإرشادات أمن المعلومات من جميع وكالات الدولة والموردين الذين يقدمون منتجات أو خدمات تكنولوجيا المعلومات IT إلى وكالتك.
- كما أن أي عملية شراء لتكنولوجيا المعلومات تقوم بها الفروع التنفيذية والتشريعية والقضائية والوكالات المستقلة في Commonwealth يجب أن تتم وفقًا للقوانين واللوائح الفيدرالية المتعلقة بأمن المعلومات والخصوصية.
- بالإضافة إلى معيار أمان VITA SEC525 الخاص بمعيار VITA الأمني SEC525 لأي مشتريات لخدمات سحابية (مستضافة من طرف ثالث (أي البرمجيات كخدمة) من طرف ثالث (أي البرمجيات كخدمة)، نظرًا لأن الوكالات لديها سلطة مفوضة0 دولار لشراء هذه الأنواع من الحلول، فهناك عملية متميزة للحصول على موافقة VITA على الشراء.
- هناك شروط وأحكام خاصة بالخدمات السحابية يجب تضمينها في أي طلب تقديم عروض أو عقد للخدمات السحابية واستبيان يجب تضمينه في طلب تقديم العروض ليقوم مقدمو العروض باستكماله وتقديمه مع عروضهم.

الفصل 28 أمن مشتريات تكنولوجيا المعلومات للوكالات ومتطلبات أمن مشتريات تكنولوجيا المعلومات (PDF)

الغرض: يحدد هذا الفصل سياسات وإرشادات مشتريات تقنية المعلومات IT المطلوبة والقيمة في مجال المشتريات بعد الترسية وما بعد الترسية.

النقاط الرئيسية:
o عند الانتهاء من المفاوضات، إن أمكن، وقبل منح أي عقد في مجال تكنولوجيا المعلومات، يجب على مسؤول المشتريات المعين التحقق من امتثال المورد لبعض المتطلبات التعاقدية أو القانونية الهامة.
o قبل منح أي عقد لتكنولوجيا المعلومات بقيمة 250,000 دولار أو أكثر، أو عقد لمشروع رئيسي، يجب على الوكالات الحصول على المراجعات والموافقات المطلوبة من VITA. وبالإضافة إلى ذلك، يجب اتباع عملية مراجعة حوكمة المشتريات (PGR) لأي استثمار تكنولوجي بقيمة250,000 دولار أو أكثر.
o يوصى بعقد اجتماع لبدء تنفيذ العقد في غضون 30 يوم من إرساء العقد.

الفصل 29 منح عقود تكنولوجيا المعلومات وما بعد منحها (PDF)

الغرض: يحدد هذا الفصل المناقصات والعقود "عالية المخاطر"، ومتطلبات المناقصات أو العقود "عالية المخاطر"، وعملية المراجعة اللازمة لجميع مناقصات وعقود تكنولوجيا المعلومات "عالية المخاطر".

النقاط الرئيسية:
o يجب مراجعة جميع مناقصات وعقود تكنولوجيا المعلومات "عالية المخاطر" IT، على النحو المحدد في الفقرة 2.2-4303.01(أ)، من قبل كل من VITA ومكتب المدعي العام (OAG) قبل إصدار طلب تقديم العروض عالية المخاطر وقبل منح عقد عالي المخاطر.
o ستقوم إدارة مخاطر العقود في VITA بإجراء مراجعات لالتماس العروض والعقود عالية المخاطر في مجال تكنولوجيا المعلومات وفقًا للفقرة 2.2-4303.01(ب).
o يجب أن تتضمن جميع طلبات تقديم العطاءات والعقود عالية المخاطر مقاييس أداء وأحكام إنفاذ واضحة ومتميزة، بما في ذلك سبل الانتصاف في حالة عدم أداء الموردين
o ستعمل eVA كنظام تسجيل للإبلاغ عن البيانات المتعلقة بأداء العقود عالية المخاطر.

الفصل 30 مناقصات وعقود تكنولوجيا المعلومات عالية المخاطر (PDF)

الغرض: يحدد هذا الفصل سياسات VITA بشأن إجراءات الاحتجاج المتعلقة بشراء سلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات.

النقاط الرئيسية:
- توصي VITA بأن تخضع جميع طلبات عروض تكنولوجيا المعلومات والعقود لعدة مستويات ومنظورات للمراجعة من أجل إجراء مراجعة شاملة والتخفيف من مخاطر الاحتجاج.
- تتمثل سياسة VITA في أن تكون منفتحة وشفافة مع مورديها لتعزيز عملية شراء عادلة وتنافسية.

الفصل 32 إجراءات الاحتجاج (PDF)

الغرض: يقدم هذا الفصل مناقشة إدارة عقود مشتريات تكنولوجيا المعلومات بعد إرساء العقد.

النقاط الرئيسية:

• تبدأ عملية إدارة العقد بوثائق طلب تقديم العطاءات وتستمر من وقت إرساء العقد إلى أن يتم الانتهاء من العمل وقبوله، وتسوية أي نزاعات أو تعديلات تم حلها، وتسديد الدفعة النهائية وإغلاق العقد رسمياً.
• يجب أن يفهم مدير العقد جميع الأنشطة المتوقعة منه، بناءً على بروتوكول الوكالة وفيما يتعلق بتعقيد ومتطلبات عقد تكنولوجيا المعلومات المحدد.
• يجب على مدير العقد قراءة المستندات التعاقدية والإلمام بها من أجل وضع جدول زمني للأنشطة لضمان امتثال طرفي العقد - المورد والوكالة.
• يعتمد العقد الناجح على إدارة ما بعد منح العقد بنفس القدر الذي يعتمد به على بيان عمل مكتوب بشكل جيد أو معايير أداء صارمة.
• في حالة نشوء أي مطالبات ونزاعات لأي من الطرفين أثناء تنفيذ العقد، فإن إمكانية الوصول إلى مستندات ملف إدارة العقد قد تكون ذات أهمية قصوى. لذلك، من الأهمية بمكان أن يتم الاحتفاظ بجميع الوثائق المتعلقة بإجراءات العقد وأداء الموردين وأداء الوكالة وإمكانية الوصول إليها.

الفصل 34 إدارة عقود تكنولوجيا المعلومات IT (PDF)