34.6 محتويات ملف إدارة العقود .6
وكحد أدنى، ينبغي أن يتضمن كل ملف من ملفات إدارة العقود العناصر التالية، حسب انطباقها على العقد المحدد IT
- العقد المنفذ
- شهادات الموردين والتراخيص والتصاريح والتراخيص المطلوبة تعاقديًا، بما في ذلك تصنيف الشركات الصغيرة (SWaM)، وإثبات التفويض لممارسة الأعمال التجارية في الكومنولث وشهادة ممارسة الضغط
- شهادات تأمين الموردين/ضمانات تأمين الموردين
- تفاصيل الاتصال بأصحاب المصلحة
- سجل الإجراءات المستخدمة لإدارة العقد
- وصف مهام مسؤول العقود
- Amendments/modifications
- التحقق من التقارير المطلوبة (أي مستندات الإرسال)
- نُسخ من أي موافقات وإعفاءات واستثناءات قانونية ومطلوبة من قبل هيئة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات VITA تتعلق بالمشتريات و/أو العقد
- نسخ من موافقات الوكالة على القبول
- نسخ من الإرساليات الخاصة بالبيانات والمعلومات والمواد والمعدات المقدمة من الحكومة أو الموردين
- نُسخ من اتفاقيات السرية و/أو اتفاقيات مستخدمي تراخيص البرمجيات
- المطالبات المتعلقة بالعقد
- الإفراج عن وثيقة المطالبات
- المنازعات ووثائق الحل (بما في ذلك إخطارات العلاج وخطابات إنهاء الخدمة)
- FOIA الطلبات والردود
- بيان خطي نهائي من المورد يشهد بأنه قد امتثل بشكل كامل لخطة المشتريات والتعاقد من الباطن الخاصة بالموردين في العقد، وإذا لم يمتثل بشكل كامل، شرح خطي لأي فروق بين هذه الخطة والمشاركة الفعلية.
- مستندات إغلاق العقد
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.