34.5 إجراء تقاعد العقد .5
34.5.3 ملف مؤرشف للاحتفاظ به
يتطلب قانون فيرجينيا للسجلات العامة من الوكالات التعاون مع توجيهات مكتبة فيرجينيا للاحتفاظ بالسجلات والتصرف فيها ومتطلبات السجلات العامة. تنص المادة 42.1-85B من قانون فرجينيا على ما يلي:
"B. يجب أن تتعاون أي وكالة لديها سجلات عامة مع مكتبة فرجينيا في إجراء الدراسات الاستقصائية. يجب على كل وكالة إنشاء برنامج نشط ومستمر للإدارة الاقتصادية والفعالة لسجلات هذه الوكالة والحفاظ عليه. يجب أن تكون الوكالة مسؤولة عن ضمان حفظ سجلاتها العامة وصيانتها وإمكانية الوصول إليها طوال دورة حياتها، بما في ذلك تحويل السجلات الإلكترونية وترحيلها كلما دعت الضرورة حتى لا تضيع المعلومات بسبب تقادم الأجهزة أو البرامج أو الوسائط أو تلفها. يجب على أي موظف عام يقوم بتحويل أو ترحيل سجل إلكتروني أن يتأكد من أنه نسخة دقيقة من السجل الأصلي. يكون للسجل المحول أو المنقول قوة السجل الأصلي."
يجب على مدير العقد التأكد من الاحتفاظ بجميع السجلات الورقية والإلكترونية المرتبطة بالعقد وإدارة العقد وفقًا لدليل إدارة السجلات العامة في فرجينيا.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.