الفصل 34 - إدارة عقود تكنولوجيا المعلومات

34.3.0 معالجة التعديلات وإدارتها

يجب التحقق من امتثال المورد للشهادات والتراخيص والتقارير المطلوبة تعاقديًا قبل تنفيذ أي تعديل في العقد يزيد من قيمة العقد أو نطاقه أو أي منفعة أو حافز للمورد. قد تساعد المعلومات التالية مدير العقد في عملية التحقق من صحة الموردين التي يقوم بها مدير العقد:

• التحقق من صحة حالة الموردين الممنوعين من قبل الدولة على موقع eVA على: قائمة الموردين غير النشطين في eVA

• التحقق من صحة حالة الشطب الفيدرالي للمورد على الموقع الإلكتروني الفيدرالي إذا كانت الأموال الفيدرالية تدعم العقد على: https://sam.gov/

• تحقق من صحة حالة الامتثال الضريبي للدولة الموردة (على سبيل المثال، لا يتم إجراء اعتراض في الوقت الحالي) عن طريق الاتصال على 804-367-8380 أو عن طريق البريد الإلكتروني إلى Irms.Support@tax.virginia.gov

• التحقق من أن المورد يمتثل لخطة المشتريات والتعاقد من الباطن الملزم بها الموردين بموجب العقد ومتطلبات إعداد التقارير لأن عدم القيام بذلك قد يحظر أو يؤخر أي تجديدات أو تعديلات للعقد.

• التحقق من امتثال تقارير مبيعات الموردين/إعداد تقارير ضريبة القيمة المضافة (VITA فقط) عن طريق البريد الإلكتروني إلى: ifacoordinator@vita.virginia.gov

• التحقق من أن المورد لديه تفويض ساري المفعول بالتعامل التجاري في الكومنولث من خلال الحصول على نسخة من نموذج التسجيل الحالي للمورد ورقم تعريف SCC

بالإضافة إلى ذلك، يجب على مديري العقود الالتزام بالمتطلبات القانونية المتعلقة بتعديلات العقود الموجودة في قانون فرجينيا، في § 2.2-4309.

يتعين على مدير العقد أن يكون على دراية بلغة التعديل أو التعديل في العقد وأن يتأكد من إمكانية إجراء التعديل المقترح والموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة المطلوبين - وعلى رأسهم المورد ومالك العمل/مدير المشروع في الوكالة. سيكون مدير العقد مسؤولاً عن ضمان معالجة جميع التعديلات وفقاً للعقد وأي متطلبات/قيود قانونية أو فيدرالية (إذا كان العقد ممولاً فيدرالياً). تنطبق المتطلبات التالية على تعديلات العقود IT

• يتم التحقق من صحة جميع الموافقات اللازمة لأي تعديل في ملف العقد.

• إذا كان التمويل مطلوبًا لإجراء تعديل، يتم استلام كل التمويل وتغيير التمويل DOE لا يتعارض مع § 2.2-4309 من قانون فرجينيا.

• التعديل DOE لا يخلق تعارضاً مع أي حكم آخر من أحكام العقد.

• يتم تسجيل التحقق من صحة حالة المورد فيما يتعلق بحظر المورد، والامتثال الضريبي للولاية والامتثال الضريبي للولاية وتقارير المبيعات/إعداد تقارير المبيعات/الاتفاق الدولي للمشتريات الحكومية (إن وجدت) في الملف.

• التعديل DOE لا يتعارض مع اللوائح القانونية ذات الصلة في قانون فرجينيا وقانون فرجينيا للمشتريات العامة.

• يُطلب من المورد التوقيع على وثيقة التعديل قبل الوكالة DOE.

• يتوافق شكل وثيقة تعديل العقد مع بروتوكول الوكالة.

• يتم الإخطار لأصحاب المصلحة المعنيين وتحديثات السجلات الإلكترونية وقواعد بيانات العقود أو البيانات المالية وفقًا لعمليات الوكالة وإجراءاتها.

• توجد نُسخ من جميع الإصدارات المنفذة بالكامل في ملف العقد

• بالنسبة لـ VITA SCM، قم بتوفير جميع التعديلات على العقود حسب ما هو مطلوب وفقًا لعمليات SCM. يجب وضع نسخ ورقية في ملف العقد. بالنسبة للعقود على مستوى الولاية التي تتطلب تحديثات على شبكة الإنترنت اتبع العمليات المعمول بها.