34.1 الإدارة العامة للعقود .1 الإدارة العامة للعقود
34.1.0 الإدارة العامة للعقود
تشمل إدارة العقود الإشراف على العلاقة والالتزامات بين الوكالة والمقاول فيما يتعلق بأداء العقد. يبدأ نشاط إدارة العقود بتوقيع العقد أو أمر الشراء. والغرض منه هو التأكد من أن أداء الأطراف يتوافق مع شروط وأحكام الاتفاقية التعاقدية. عادةً ما يتم تعيين مسؤول عقد واحد وتحديده في كل عقد.
يجب أن يفهم مدير العقد جميع الوظائف المتوقعة في هذا الدور، بناءً على بروتوكول الوكالة وفيما يتعلق بتعقيد ومتطلبات العقد المحدد IT. يجب أن يكون مدير العقد على دراية تامة بمتطلبات العقد وأن يتم استخلاص المعلومات منه من قبل مسؤول المشتريات (المشتري/أخصائي التوريد/مدير العقد) عند تسليم العقد للإدارة بعد إرساء العقد. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يحضر مدير العقد، وغالباً ما يستضيف، أي اجتماع استهلالي أو اجتماع توجيهي للعقد مع مورد (موردي) العقد وأصحاب المصلحة في المشروع وأن يستمر في التواصل الوثيق مع مالك المشروع/مدير المشروع طوال مدة العقد.
يجب على مدير العقد التأكد من دقة واكتمال ملف العقد أو موقع التخزين الإلكتروني لوثائق إدارة العقد. يجب أن تتضمن الوثائق في ملف العقد، على سبيل المثال لا الحصر:
- العقد الموقع والمعروضات,
- المصادقات والإقرارات والشهادات الحالية للموردين (مثل تسجيل eVA، وشهادة SWaM، وتفويض SCC بالتعامل التجاري في الكومنولث، وعمليات تدقيق/شهادات أو تراخيص برنامج الأمان المطلوبة تعاقديًا، إن وجدت، إلخ),
- جميع تعديلات العقود والإجراءات,
- تقارير الامتثال النهائية لخطة إدارة التخلص من النفايات الصلبة على النحو المطلوب بموجب التشريعات الحالية أو الأمر التنفيذي، إن وجدت
- وثائق التأمين المطلوبة تعاقديًا
- التواصل بين المورد والوكالة فيما يتعلق بأي مشاكل أو قضايا تعاقدية
- الإحالات القابلة للتسليم ووثائق القبول
- البيانات والمعلومات وعمليات نقل المعدات المقدمة من الحكومة والموردين,
- تقارير أداء الموردين أو تقارير مستوى الخدمة والتقييمات والنتائج
في حالة نشوء أي مطالبات ونزاعات لأي من الطرفين أثناء تنفيذ العقد، فقد يكون الوصول إلى هذه المستندات ذا أهمية قصوى. لذلك، من الأهمية بمكان أن يتم الاحتفاظ بجميع الوثائق المتعلقة بإجراءات العقد وأداء الموردين وأداء الوكالة وإمكانية الوصول إليها.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.