32.12 الطعون والمنازعات
32.12.2 طرق لتقليل احتمالية حدوث احتجاجات
تشمل الضمانات التي تقدمها وكالات الشراء لتقليل احتمالية الاعتراضات على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
- تطوير المواصفات ومتطلبات طلب تقديم العطاءات بطريقة موضوعية.
- التأكد من عدم تضمين طلبات تقديم العطاءات لغة أو أحكام أو متطلبات أو مواصفات متضاربة وعدم وجود توجيهات مربكة.
- اطلب من فريق المشتريات المتعدد والخبراء المتخصصين في الوكالة مراجعة طلب تقديم العطاءات بحثًا عن الثغرات واللغة المتضاربة والموضوعية وواقعية العملية.
- تأكد من أن جميع أعضاء فريق مشروع المشتريات/التقييم يقرأون ويوقعون على بيانات تضارب المصالح والسرية.
- التأكد من أن جميع أعضاء مشروع المشتريات/فريق التقييم على دراية بأنه يجب عليهم عدم التواصل مع الموردين المحتملين، بل توجيه جميع الاتصالات التي يبدأها الموردون إلى نقطة الاتصال الوحيدة للمشتريات.
- اتبع عمليات الشراء والالتزامات المنصوص عليها في طلب تقديم العروض.
- التأكد من أن طلب تقديم العروض يحدد مسؤوليات الطرفين بشكل كامل. إذا كان المورد قادرًا على تحديد تكاليفه المرتبطة بمشروع معين بشكل كامل، فسيكون أكثر استعدادًا بشكل عام لتزويد الوكالة بعرض أو عطاء أفضل. إذا كان الموردون غير متأكدين من التكاليف المستقبلية، فإنهم سيضيفون وسادة إلى أسعارهم لمراعاة حالة عدم اليقين هذه.
- التواصل بنشاط مع الموردين أثناء عملية طلب تقديم العطاءات بشأن المسائل المتعلقة بالمواصفات. الاستفادة من مؤتمر ما قبل المناقصة لتطوير الوعي بكل من مخاوف الموردين وأوجه القصور في المواصفات. تأكد من تقديم جميع أسئلة الموردين كتابةً و/أو في مؤتمر ما قبل المناقصة. الرد على جميع أسئلة الموردين واتصالاتهم كتابةً. لا ينبغي تضمين الردود الهاتفية لأنه لا يوجد سجل موضوعي للاتصال.
- اعلم أن الهدف الرئيسي لمعظم الموردين هو المشاركة في عملية عادلة ومفتوحة. تأكد من أن أفعالك وأقوالك تنقل هذا الأمر إلى الموردين.
- السعي لحل جميع المخاوف قبل ترسية العقد. إبلاغ المورِّدين بأنه يجب عليهم إثارة جميع المخاوف ذات الصلة فيما يتعلق بالمواصفات أو متطلبات العطاء/العرض قبل التاريخ والوقت المحددين في وثيقة طلب تقديم العروض، أو في حالة طلب تقديم العروض، قبل اكتمال المفاوضات. قم بإبلاغ الموردين أنه في حالة عدم قيامهم بذلك، لن يُسمح بالاحتجاجات اللاحقة بناءً على تلك القضايا.
- مراجعة جميع القضايا التي أثارها الموردون بدقة مع العملاء وأعضاء فريق المشتريات. حاول استيعاب هذه المخاوف حيثما أمكن ذلك. إذا كانت التغييرات في طلب تقديم العطاءات ضرورية نتيجة لتلك المراجعة، قم بنشر تعديل لجميع الموردين المحتملين.
- إذا لم تتمكن الوكالة من تلبية مخاوف أحد الموردين، فعليها إبلاغ ذلك المورد في أقرب وقت ممكن في عملية طلب تقديم العطاءات والقيام بذلك بطريقة إيجابية واستباقية.
- الاستجابة في الوقت المناسب للموردين المحتملين. تزويد الموردين بوقت كافٍ لتقديم عطاء/عرض يلبي احتياجات الوكالة IT التجارية.
- تزويد جميع الموردين بنفس المعلومات. عاملهم بلباقة واحترام وشجعهم على تقديم أفضل عطاء/عرض ممكن.
- قم بتوثيق جميع المحادثات أو التفاعلات مع الموردين أثناء عملية طلب العروض. ستثبت هذه الوثائق أنها لا تقدر بثمن إذا اعترض أحد الموردين على ترسية العقد بناءً على سوء فهم أثناء طلب تقديم العطاءات.
- للحصول على المساعدة، اتصل على: scminfo@vita.virginia.gov .
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.