29.6 أنشطة ما بعد الجائزة
29.6.2 اجتماع بدء العقد
اجتماع بدء العقد أو الاجتماع التوجيهي هو تفاعل بين الوكالة والمورّد يُعقد بعد فترة وجيزة من ترسية العقد. يوصى بأن يتم عقد اجتماع لبدء تنفيذ العقد في غضون 30 يوم من إرساء العقد. يجب أن يشمل الحضور قائد المشتريات في الوكالة المشترية ومدير/مدير العقد/المسؤول، ومالك العمل/مدير المشروع، والقيادات الفنية وممثل الوكالة في إدارة المياه والصرف الصحي (وبالنسبة لـ VITA، منسق الوكالة الدولية للتكنولوجيا المالية (IFA)، حسب الاقتضاء)؛ ومدير المشروع أو مدير الحساب الخاص بالمورد، ومدير العقد، والموظفين الفنيين الرئيسيين؛ وأي أصحاب مصلحة مهمين آخرين لهم دور في الأداء الناجح للعقد. سيكون الغرض من هذا الاجتماع هو مراجعة جميع الالتزامات التعاقدية لكلا الطرفين، وجميع المتطلبات الإدارية ومتطلبات إعداد التقارير، ومناقشة أي علاقة أخرى ومسؤولية وتواصل ومعايير أداء أخرى منصوص عليها في العقد. لا يتطلب كل عقد عقد اجتماعاً رسمياً واسع النطاق لبدء التنفيذ، ولكن بعد منح العقد، يجب أن يكون كل عقد مصحوباً بمناقشة لضمان اتفاق الأطراف على توقعات الأداء والمتطلبات والإجراءات الإدارية المطبقة بموجب شروط العقد. يجب أن يتخذ المسؤول عن المشتريات في الوكالة قرارًا بشأن ما إذا كان من الضروري عقد اجتماع استهلالي أو ما إذا كان عقد مؤتمر عبر الهاتف سيكون كافيًا. سيقوم موظفو التوريد و/أو موظفو المشتريات في VITA بإجراء هذه العقود الخاصة بعقود VITA وفقًا للإجراءات الداخلية السارية آنذاك. بالنسبة للعقود الأقل تعقيداً وذات القيمة الدولارية المنخفضة، قد يكون الاتصال الهاتفي بالمورّد لمراجعة النقاط الرئيسية في العقد كافياً. يمكن استخدام العوامل التالية لتحديد الحاجة إلى عقد اجتماع رسمي أو مراجعة هاتفية:
- نوع العقد
- قيمة العقد وتعقيده
- مدة العقد و/أو فترة الأداء و/أو التسليم
- المتطلبات
- تاريخ شراء اللوازم أو الخدمات المطلوبة
- الخبرة/السجل الحافل للمورد
- الحاجة الملحة لجدول التسليم
- الخبرة السابقة للوكالة مع المورد
- أي متطلبات دفع خاصة أو غير عادية
- أهمية أو تعقيد العقد
لا ينبغي استخدام الاجتماع الافتتاحي لتغيير شروط العقد، ولكن يجب أن يحقق ما يلي:
- مراجعة الشروط والأحكام التعاقدية
- مراجعة وتنسيق أي شهادات تأمين وشهادات تأمين مطلوبة
- تحديد الأدوار والمسؤوليات لتشمل مديري/مسؤولي العقود لدى الأطراف، ومديري المشاريع، والقيادات الفنية الرئيسية، وما إلى ذلك.
- تعزيز توقعات الأداء الخاصة بالعقد والقياسات وأية سبل انتصاف
- مراجعة أي ترتيب (ترتيبات) تحفيزية
- تعزيز أي ترتيبات شراكة (ترتيبات شراكة).
- مناقشة الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية.
- قم بمراجعة و/أو توضيح المتطلبات الوظيفية والتقنية للعقد بما في ذلك أي متطلبات أمنية و/أو سرية و/أو إمكانية الوصول IT و/أو الامتثال للقسم 508.
- متطلبات إعداد التقارير، حسب الاقتضاء، بما في ذلك SWaM، والمبيعات، والحالة، ومستوى الخدمة، وما إلى ذلك.
- إجراءات إدارة العقود المعمول بها، بما في ذلك التسليم والتفتيش وقبول النواتج والتعديلات ومراقبة العقود وقياس التقدم المحرز
- مراجعة إجراءات طلب eVA، إن وجدت
- مراجعة متطلبات وإجراءات الفوترة والدفع
- إعادة صياغة معايير التسليم والتفتيش والقبول
- توضيح حدود السلطة لموظفي كلا الطرفين
- إجراءات التصعيد
بعد الاجتماع الاستهلالي، يجب على مسؤول المشتريات إعداد مذكرة للملف توضح بالتفصيل البنود التي تمت تغطيتها. يجب أن يتضمن المجالات التي تحتاج إلى حل، وقائمة بالمشاركين، وعلى وجه الخصوص، الأفراد المكلفين بمسؤوليات اتخاذ مزيد من الإجراءات وتواريخ استحقاق تلك الإجراءات. يجب توزيع نسخ من المذكرة على جميع المشاركين.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.