الفصل 27 - تراخيص البرمجيات وعقود الصيانة

تتضمن القائمة أدناه أفضل الممارسات لمشتريات البرمجيات التي قد تحقق فوائد متزايدة:

• حدد ما سيتم إنجازه باستخدام البرمجيات والمنصة/البيئة الحالية والمطلوبة وجميع توقعات الأداء الوظيفي والتقني في طلب تقديم العروض والعقد. ولأنها يجب أن تكون شاملة وكاملة، يجب أن يكون المستخدمون النهائيون المتأثرون جزءًا من أي تخطيط للمشروع ومناقشات لجنة ما قبل الشراء.

• قد يصر المورد على أن تقبل الوكالة بشروط ترخيص البرمجيات القياسية الخاصة به، ومع ذلك، ينبغي متابعة المفاوضات الجادة. قد يكون لدى الكومنولث و VITA شروط إلزامية، وقد يؤدي قبول الشروط القياسية للمورد إلى تعريض الكومنولث للخطر. يمكن الحصول على المساعدة في التفاوض على عقود البرمجيات من خلال الاتصال على: scminfo@vita.virginia.gov.

• حاول توزيع المدفوعات على أساس الأحداث أو المعالم الرئيسية. تماماً مثل العمل مع مقاول منزلي، فإن دفع ثمن كل شيء دفعة واحدة يمكن أن يقلل من نفوذ الوكالة إذا حدثت مشكلة لاحقاً. ربط جميع المدفوعات بعناية بمراحل رئيسية محددة بوضوح، تم التفاوض عليها مسبقاً، ومستويات الخدمة و/أو معايير القبول؛ وتشمل التواريخ الدقيقة للتسليم.

• التأكد من أن سياسات ومتطلبات إنهاء العقد واضحة ومكتوبة.

• اكتب كل شيء. على الرغم من أن الأمر قد يتطلب المزيد من العمل، ضع المتطلبات القابلة للتسليم - أي تفاصيل ما سيقوم به المنتج في أي وقت - في العقد. تضمين العواقب إذا لم يعمل البرنامج DOE كما هو متوقع. قد تنص اتفاقية مستوى الخدمة على أنه مقابل كل ساعة يتعطل فيها الخادم بعد 24 ساعة، يقوم المورد بإضافة مبلغ1,000.

• لا تقبل تلقائياً بأول سعر يعرضه المورد. يجب أن تسعى الوكالة إلى تحسين الأسعار دون تدمير العلاقة بين العميل والمورد. إذا لم تكن هذه العلاقة إيجابية، فقد تحصل الوكالة على سعر جيد لفترة العقد الأولى، وتلتزم بالمنتج، ثم تشهد زيادة كبيرة في الأسعار في السنوات التالية أو في خدمات الدعم والصيانة. كن مثابراً في الجهود المبذولة لخفض الأسعار. إذا كان المورد لا يستطيع أو لن يخفض الأسعار، اسأل من في التسلسل القيادي لديه سلطة التفاوض والعمل مع هذا الشخص. ذكّر الموردين أنه إذا اعتمد الكومنولث أو وكالتك تقنية جديدة، فقد يتبعها عملاء حكوميون آخرون من الولاية أو الحكومة المحلية.

• يمكن للوكالة الاستفادة من قوتها الشرائية من خلال كونها جزءًا من مجموعة أكبر من المشترين والشراء من عقد VITA على مستوى الولاية. وهذا يزيد من العملاء المحتملين للمورد ويمكن أن يؤدي إلى انخفاض الأسعار.

• التفاوض على عقود متعددة السنوات مقابل خصم بنسبة مئوية. يجب أن تتوقع الوكالات أن تحصل على خصم 5% إلى 15% من السعر النهائي المخفض. احرص على عدم خلط الخصم متعدد السنوات مع خصم الحجم. يجب التفاوض على الخصم متعدد السنوات وخصم الحجم بشكل منفصل وطرحه من السعر الأصلي.

• كن واضحًا بشأن الحقوق المتعلقة ببياناتك. يجب أن يلتزم الموردون باتفاقية سرية. عند إنهاء العقد، يُطلب من المورد إعادة جميع بيانات الكومنولث أو الوكالة بصيغة قابلة للاستخدام.

• تأكد من أن رخصة البرمجيات التي يتم شراؤها دائمة ولا تنفد أبداً، بما في ذلك عند انتهاء عقد البرمجيات أو عند انتهاء رسوم الصيانة أو في حالة الاستحواذ على الشركة أو إفلاسها.