26.2 إجراء المفاوضات
بمجرد اكتمال الإعداد وتحليل المخاطر واستراتيجية التفاوض وتعيين الأدوار، يحين الوقت للدخول في مفاوضات مع المورد (الموردين). يوصى بأن تتفاوض الوكالة مع أكثر من مورد واحد يعتبر مؤهلاً تماماً والأكثر ملاءمة من بين مقدمي العروض. قد يكون من المفيد إبلاغ المورد (الموردين) بأن هناك مفاوضات تجري مع آخرين، ولكن لا تذكر اسم المنافسين. على الرغم من أن كل مفاوضات فريدة من نوعها، إلا أن هناك بعض الممارسات الشائعة التي يجب اتباعها.
- قم بإعداد جدول أعمال للاجتماع. قد تتضمن العناصر مقدمة، وعرض الموردين، وتحديد المشكلات، وأرضية مشتركة، وموضوعات التفاوض، وحل المشكلات، والخاتمة. إرسال جدول الأعمال إلى جميع المشاركين قبل الاجتماع.
- تفاوض مع الأشخاص المناسبين تحقق من أن ممثلي الموردين الذين تجتمع معهم لديهم سلطة اتخاذ القرارات وإلزام شركتهم بالاتفاقيات.
- تجنب المفاوضات السريعة والمتسرعة. قد لا يكون إبلاغ المورد بشأن المواعيد النهائية أو القيود الداخلية في مصلحة الوكالة، ما لم يتم تقييم الآثار والتنازلات المحتملة وإدراجها في استراتيجية التفاوض.
- قم بتأكيد جميع المتطلبات والتوقعات ووعود المورد كتابةً. ويستند ذلك إلى طلب تقديم العروض وعروض المورد. قم بتضمينها كجزء من عقدك النهائي.
- استخدم نموذج العقد المعتمد من الوكالة. قم بتخصيص نموذج عقد الوكالة حسب الحاجة مع المفاوضات النهائية. لا تسمح للمورد بتقديم نموذج العقد أو أي مساعدة في الصياغة.
- استخدام مصطلحات متسقة. تأكد من أن جميع الأطراف تستخدم نفس المصطلحات لتجنب النزاعات وسوء الفهم.
- تحديد نطاق العمل الذي سيتم تنفيذه. احرص على تضمين الخدمات والتكاليف ذات الصلة وجميع مستويات الأداء التي يجب على المورد الوفاء بها. معظم الموردين IT على استعداد للتفاوض بشأن المعايير القائمة على الأداء. يجب التفاوض على جميع متطلبات العميل وكذلك كيفية تخطيط المورد لتلبية تلك المتطلبات وإدراجها بالكامل في العقد.
- اسعَ جاهداً لتحقيق نتيجة تفاوضية "مربحة للجانبين" كن مرنًا في المفاوضات ومستعدًا للتنازل عن النقاط غير الحاسمة. يجب أن تحدد استراتيجية التفاوض الخاصة بالوكالة المشترية نقاط التفاوض الحرجة وغير الحرجة والقيمة التي يجب أن ترتبط بكل منها. الحصول على امتيازات في الأماكن الصحيحة. تحدث مع مراجع المورد وتعرف على نقاط الخلاف التي واجهها المورد أثناء المفاوضات. إذا كان من المعروف أن المورد غير مرن فيما يتعلق بتسعير خدماته، على سبيل المثال، احصل على تنازلات في مجالات أخرى، مثل رسوم الترخيص. خطط استراتيجياً لمقايضاتك.
- حماية مصالح وكالتك ومصالح الكومنولث. إجراء مراجعة شاملة للعقد، بما في ذلك المراجعة القانونية. إذا أمكن، اطلب من أحد الزملاء والمحامين تقديم مدخلات قبل وأثناء المفاوضات للحد من إمكانية إعادة العمل بعد الانتهاء من المفاوضات.
- لا تقلل من شأنك. لتحديد سعر مستهدف واقعي للتفاوض، قم بإجراء مسح للسوق أو اتصل بعملاء المورد الآخرين الذين لديهم/لديهم مشاريع مماثلة للحصول على اتفاقهم على الأسعار.
- استخدم المدفوعات كوسيلة ضغط. التفاوض على مدفوعات الموردين بناءً على مراحل أداء معينة وقبول رسمي مكتوب من الوكالة. وتوفر المدفوعات المرتبطة بمراحل الإنجاز حافزًا للمورد لضمان أن يفي المشروع بالجدول الزمني والسعر ومتطلبات الحل أو الخدمة أو المنتج المقبول. يجب ألا يتم الإفراج عن دفعة القبول النهائي إلا بعد أن تكمل الوكالة الاختبار، والتأكد من أن النظام يفي بجميع متطلبات الأداء، وأنه قادر على استخدامه في وضع الإنتاج.
- تحديد الموظفين الرئيسيين في العقد. إذا كان الحل الذي يتم توفيره يشمل موظفي الموردين الرئيسيين (مدير المشروع، الفني، إلخ) الذين يعتبرون مهمين لنجاح المشروع، تأكد من تحديدهم بوضوح في العقد. تأكد من أن العقد يتضمن لغة تنص على ضرورة موافقة الوكالة على أي تغييرات في موظفي الموردين.
- النظر في احتياجات المشروع المستقبلية. قد تتغير احتياجات الوكالة بمرور الوقت. يجب تضمين رسوم الترخيص للمقاعد الإضافية المستقبلية في أي خصم على الحجم يتم التفاوض عليه كجزء من العقد الأولي. إن الوقت المناسب للتفاوض بشأن هذه المسائل وأي نقاط أخرى متوقعة هو قبل توقيع العقد.
- حماية استثمارات الكومنولث. وينبغي أن تغطي حماية الاستثمار IT عمر المشروع (أي التكلفة الإجمالية للملكية) وينبغي أن يولى الاعتبار الواجب في المفاوضات. يجب أن تتفاوض الوكالة على دعم الموردين بدءًا من الصيانة والدعم بعد الضمان وحتى إتاحة التعليمات البرمجية المصدرية والوصول إليها في حالة وقوع أحداث معينة غير متوقعة، بالإضافة إلى خدمات ما بعد انتقال العقد. واعتمادًا على مكونات الأجهزة و/أو البرمجيات التي يتألف منها مشروع IT ، قد يتراوح العمر الافتراضي لهذه المكونات الفردية بين عامين و 20 عام. يُنصح بما يلي:
- التفاوض على شروط وأسعار الصيانة والدعم بعد الضمان.
- التفاوض على شروط وضع شفرة مصدر البرنامج في حساب ضمان معتمد;
- التفاوض على الحق في توظيف الموظفين الفنيين لدى المورد لدعم المنتج أو تقديم خدمات انتقالية في حال توقف المورد عن العمل أو أفلس أو استحوذت عليه شركة أخرى أو تم إنهاء العقد مبكراً لأي سبب من الأسباب.
- احذر من "بنود" دائمة الخضرة. البنود دائمة الخضرة هي بنود التجديد التلقائي التي تمدد العقد. سيرغب بعض الموردين في تضمين بنود تمدد تلقائياً مدة اتفاقية الخدمة إذا لم يتلق المورد DOE إشعاراً بإنهاء العقد بحلول تاريخ معين. في حين يدافع بعض الموردين عن هذه السياسة باعتبارها سياسة مريحة للعملاء لمنع حدوث ثغرات في الخدمة، إلا أنها قد تعني أيضًا أن الوكالة قد تكون ملزمة بالدفع مقابل خدمة لم تعد هناك حاجة إليها. راجع الفقرة 2.2-4309 من قانون فيرجينيا للاطلاع على الإرشادات القانونية بشأن تعديلات العقود.
غالباً ما يكون تحديد نطاق الصفقة أصعب مما تتوقعه الوكالة أو المورد. في حالة الأجهزة، لا يشمل ذلك مواصفات المنتج فحسب، بل يشمل أيضاً تكلفة التدريب وشروط الخدمة و/أو الضمانات وتكلفة أي خدمات احترافية مطلوبة لدمج المعدات في البيئة الحالية. بالنسبة للبرمجيات، يجب أن تحدد الاتفاقية تكلفة الترخيص وتكاليف الدعم والتدريب والتصحيحات/التحديثات والخدمات المهنية المرتبطة بالتنفيذ أو التكامل أو التخصيص.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.