الفصل 25 - تشكيل عقد تكنولوجيا المعلومات

25.7.3 متطلبات تعزيز أداء الموردين

وتنص المادة 2.2-2012(هـ) من قانون فرجينيا على ما يلي: "إذا اختارت VITA ، أو أي وكالة تابعة للفرع التنفيذي مأذون لها من قبل VITA ، شراء حواسيب شخصية وما يتصل بها من معدات طرفية وفقا لأي نوع من ترتيبات الشراء الشامل التي يجوز بموجبها للهيئات العامة، على النحو المحدد في المادة 2.2-4301 ، شراء هذه السلع من أي بائع بعد إجراء عملية شراء تنافسية ولكن دون إجراء عملية شراء فردية من قبل الوكالة أو المؤسسة المستخدمة أو لصالحها، فعليها أن تضع مواصفات قائمة على الأداء لاختيار المعدات."

يجب أن تعزز جميع عقود IT التميز في أداء الموردين. سيوفر قياس أداء المورد كجزء من العقد، إلى جانب إدارة الوكالة لأداء المورد، قيمة أكبر للكومنولث ودافعي الضرائب. من أجل التأكيد على التميز في أداء عقود الموردين، يوصي الموقع الإلكتروني VITA بأن تتضمن جميع عقود IT ما يلي:

• توقعات وأهداف أداء الوكالة وأداء المشروع والوكالة.

• إجراءات الجمع المنهجي لبيانات الأداء الجارية عن أداء المورد خلال مدة العقد واستخدامها بشكل منهجي.

• عملية حل المشكلات و/أو تصعيدها مع أطر زمنية محددة.

• حوافز/علاجات مدمجة مرتبطة بأداء الموردين.

• مقاييس أداء متميزة وقابلة للقياس

• أحكام إنفاذ واضحة، بما في ذلك العقوبات والحوافز، لاستخدامها في حالة عدم الوفاء بمقاييس أداء العقد أو الأحكام التعاقدية الأخرى.

أثناء مفاوضات العقود، اعمل مع الموردين على وضع برامج شراكة وأهداف قابلة للقياس لتقليل الأعباء الإدارية على كلا الطرفين مع ضمان أداء المورد وقيمته. تضمين الأهداف المتفاوض عليها في العقد. اجعل دائمًا رضا الوكالة عن أداء المورد مقياسًا مستمرًا خلال مدة العقد.

سيتم تحديد نوع بيانات الأداء المطلوبة حسب نوع المشتريات. على سبيل المثال، سيتطلب عقد لدعم الصيانة اتفاقية مستوى الخدمة مع تقديم تقارير شهرية عن أداء خدمة المورد من أجل ربط العلاجات بالدفع عن طريق خصم النسبة المئوية. يجب أن تتضمن عملية الشراء المدفوعة بالحلول والتنفيذ مراحل متسلسلة أو تقديم النواتج وتجهيزها للتسليم في الوقت المحدد و/أو معايير القبول. بالنسبة للعقد المبرم مع بائع القيمة المضافة (VAR) أو لشراء سلعة جاهزة IT ، قد يكون التوافر والتسليم من عوامل الأداء. يُرجى الرجوع إلى الفصل 21 من هذا الدليل، التعاقد المستند إلى الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة، للاطلاع على مناقشة أكثر تعمقاً وإرشادات قيمة.

إذا كانت عملية الشراء التي تقوم بها الوكالة هي عقد "عقد عالي المخاطر" على النحو المحدد في الفقرة 2.2-4303.01 ، فيجب أن يتضمن الالتماس والعقد الناتج عنه مقاييس أداء الموردين المتميزة والقابلة للقياس وأحكام إنفاذ واضحة، بما في ذلك تحديد العقوبات والحوافز بوضوح، ليتم مقاضاتها في حالة عدم الوفاء بمقاييس أداء العقد. يجب تخصيص الصياغة التالية لمشروعك وإدراجها في طلب تقديم العطاءات ووثائق العقد للعقود عالية المخاطر:

"وضعت (اسم وكالتك) مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية للموردين ("KPI") المتعلقة بأداء المورد بموجب هذا العقد والمرفقة بهذا العقد والمدرجة بالإشارة إليها في المستند XX. يوافق المورد على الالتزام بالوفاء بالتزاماته بموجب هذا العقد وتنفيذه لها وفقًا لمبادرة الأداء الرئيسي. تم تحديد سبل الانتصاف في حالة إخفاق المورد في الوفاء بمؤشر الأداء الرئيسي في المستند XX.

يوافق المورد و(اسم وكالتك) على الاجتماع في غضون 30 يوم تقويمي من تاريخ سريان هذا العقد لتحديد المنهجية والموظفين المعينين من كل طرف لتوفير بيانات أداء مؤشرات الأداء الرئيسية والحوافز والعلاجات المتفق عليها بشكل متبادل وجمعها ومراقبتها والإبلاغ عنها. يوافق المورد على أن يقدم إلى (اسم وكالتك) تقريرًا عن أدائه مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية مرة واحدة على الأقل كل ستة أشهر (6) طوال مدة هذا العقد. يجب أن يتضمن تقرير المورد مقارنة أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به مقابل الأهداف المتفق عليها، وفي حالة وجود أي قصور من جانب المورد، يجب أن يتضمن تدابير المعالجة المقترحة. سيقوم المورد بالإبلاغ عن أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به للعقد بشكل إجمالي ولكل طلبية أو طلبية طلب شراء تزيد قيمتها عن1,000,000. سيتم تسجيل أي حالات عدم امتثال المورد في ملف عقد المورد ومشاركتها مع أصحاب المصلحة في العقد. يوافق المورد كذلك على أن أي إخلال أو إخفاق في التزامات أداء المورد قد يؤدي إلى عدم تجديد العقد، أو إنهاء العقد لملاءمة العقد أو إنهائه بسبب الإخلال بالعقد. سيكون لدى VITA جميع الحقوق وسبل الانتصاف المتاحة في القانون."

الهدف من مؤشر الأداء الرئيسي هو توفير مرجع لتحديد ما إذا كانت عملية الشراء ناجحة من خلال وجود مقاييس أداء منفصلة وقابلة للقياس الكمي والقابلة للقياس للموردين. المقاييس الواردة أدناه هي أمثلة وينبغي تخصيصها حسب نوع المشتريات والأهداف المحددة للوكالة:

"المرفق العشرون
مؤشرات الأداء الرئيسية

(بالنسبة لمشتريات السلع/المنتجات)

• يتم تسليم جميع الطلبات في الوقت المحدد لها في الطلب أو طلبية طلب الشراء.
• 100% التطابق في الكمية والجودة والحالة بين المنتجات/البضائع المدرجة في الطلب أو طلب الشراء والمنتجات/البضائع التي تم تسليمها إلى VITA/المستخدم المعتمد.
• لا يعتبر أكثر من XX في المائة (XX%) من البضائع المسلمة في سنة تقويمية معيبة أو لا تجتاز اختبار القبول.

(للمشتريات من نوع الخدمات)

• يحقق المورد مستوى رضا عام بنسبة XX في المائة (XX%) من جميع المستخدمين المعتمدين كل شهر من مدة العقد.
• يحافظ المورد على وقت تشغيل الخدمة بنسبة لا تقل عن XX في المائة (XX%) من الوقت كل شهر.
• يستجيب المورد لجميع حالات تعطل الخدمات غير المخطط لها في غضون ساعة واحدة (1).
• يفي المورد بجميع التسليمات الرئيسية لجميع المستخدمين المصرح لهم كل شهر من مدة العقد.
• بالنسبة للخدمات المرخصة التي يستضيفها المورد، يستوفي المورد جميع متطلبات الإبلاغ الخاصة بالشروط."

يجب على الوكالات النظر في الأسئلة التالية ودمجها في العقد مما تم تضمينه في طلب تقديم العطاءات والتفاوض بشأنه مع المورّد، إن أمكن، مع المورد:

• ما هي DOE حاجة المشروع (مواصفات المنتج، مدة إنجاز الخدمة، وما إلى ذلك) لإرضاء المستخدم النهائي (المستخدمين النهائيين)؟ "كيف سيبدو المشروع الناجح؟"

• ما مدى السرعة التي يجب على المورد تصحيح كل فشل؟ ما هي سبل الانتصاف المتاحة للوكالة إذا لم يقم المورد DOE بتصحيح الإخفاق خلال الوقت المحدد؟

• ما هي أدوات وعمليات القياس والإنفاذ التي سيتم تنفيذها لضمان إمكانية قياس الأداء وإنفاذه؟

• ما هي الحوافز أو العلاجات المالية أو غيرها من الحوافز أو العلاجات التي تحتاجها الوكالة؟

• هل لدى الوكالة القدرة على الخروج من العقد بدون غرامة إذا لم يفي المورد بالتزامات مستوى الخدمة؟

• ما مدى أهمية تقديم المورد لخدمات الانتقال "بالنسبة للوكالة" بينما تحاول الوكالة شراء مورد جديد؟