الفصل 25 - تشكيل عقد تكنولوجيا المعلومات

25.7.2 متطلبات عمليات الشراء الرئيسية ومشتريات الوكالات المفوضة

يجب على الوكالات التي ترغب في الحصول على موافقة CIO لإصدار عقد IT (أو طلب استدراج العروض) أن تتضمن الحد الأدنى من العناصر الموضحة في جدول البيانات المعنون "VITA الحد الأدنى من المتطلبات التعاقدية ل "المشاريع التكنولوجية الكبرى" والمشتريات المفوضة" الموجود في الملحق أ، وذلك باتباع الرابط إلى صفحة الويب VITA المناسبة للجنة إدارة المحتوى .

هذا الدليل ناتج عن التوجيه الوارد في الفقرة 2.2-2012 " A. CIO يجب على وضع سياسات ومعايير ومبادئ توجيهية لمشتريات تكنولوجيا المعلومات من كل وصف" لذلك، لا تنطبق أحكام دليل البائعين الخاص بقسم الخدمات العامة في فرجينيا وقسم المشتريات والتوريد DOE على عقود IT. عندما تقوم VITA بتفويض السلطة إلى وكالة ما لشراء التكنولوجيا، يجب إزالة أي لغة تتعارض مع هذا الدليل من وثيقة (وثائق) عقد الوكالة.

يجب على الوكالات التي تجري عملية شراء" عالية الخطورة "، على النحو المحدد في § 2.2-4303.01 من قانون فرجينيا، تقديم كل من طلب تقديم العطاءات وما ينتج عنه للتعاقد إلى VITA وممثل مكتب المدعي العام للوكالة (OAG) لمراجعة الشروط والأحكام. ستُجرى المراجعات في غضون 30 يوم عمل وستتضمن تقييمًا لمدى امتثال العقد لقانون الولاية المعمول به، بالإضافة إلى تقييم مدى ملاءمة شروط العقد وأحكامه. كما ستضمن المراجعة أيضًا إدراج مقاييس أداء متميزة وقابلة للقياس، بالإضافة إلى العقوبات والحوافز التي ستُستخدم في حالة عدم الوفاء بمقاييس أداء العقد.

يُطلب من الوكالات الاتصال بقسم إدارة سلسلة التوريد في VITA على العنوان التالي: scminfo@vita.virginia.gov خلال مرحلة تخطيط العقود قبل منح عقد عالي المخاطر. سيقوم المركز بمساعدة الوكالة في إعداد وتقييم العقد وتحديد وإعداد مقاييس الأداء المطلوبة وأحكام التنفيذ.

VITA توصي بأن تتضمن جميع طلبات تقديم العطاءات والعقود المقدمة إلى VITA أو CIO لمراجعتها والموافقة عليها، أو التي يتم تفويضها للوكالة دون الحاجة إلى موافقة VITA أو CIO الصفات التالية لتحسين الوقت اللازم للوكالة

• أن تكون خالية من الأخطاء المطبعية والإملائية والتنسيق.

• أن تكون خالية من التكرار واللغة/المصطلحات المتضاربة.

• قم بتضمين جميع الأحكام الإلزامية المطلوبة بموجب قانون فيرجينيا وأي متطلبات فيدرالية.

• قم بتضمين جميع معروضات المستندات التي تشكل العقد بأكمله.

• أن يتم مراجعتها بالفعل من قبل ممثل الوكالة OAG ، إذا لزم الأمر.

• أن يتم إرسالها إلكترونيًا بصيغة Microsoft Word إلى ممثل إدارة المشاريع المعين من قبل الوكالة في ذلك الوقت.

• يجب أن تتضمن جميع طلبات تقديم العطاءات والعقود التي يتم تقديمها إلى VITA للمراجعة نسخة مستكملة من المصفوفة الواردة في الملحق أ، كوثيقة منفصلة عن العقد لتسهيل مراجعة VITA.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تخضع جميع العقود النهائية التي تتطلب موافقة CIO للمراجعة من قبل ممثل الوكالة OAG قبل تقديمها إلى VITA. يمكن للوكالات الحصول على المساعدة في تطوير عقد تكنولوجي عن طريق إرسال طلب عبر البريد الإلكتروني إلى: scminfo@vita.virginia.gov.