24.5 إعداد طلب تقديم العروض
24.5.5 إعداد معايير التقييم وعملية التقييم
تضع لجنة تقييم العروض و/أو لجنة تقييم العروض معايير التقييم المستخدمة لمراجعة وتقييم الردود على العروض بهدف جمع البيانات اللازمة للاتفاق على الاختيار في بيئة عادلة وتنافسية. تتألف معايير التقييم المستخدمة لتقييم العروض من العوامل التي تعكس المجالات ذات الأهمية بالنسبة للوكالة في قرار الاختيار.
ومن خلال عوامل التقييم، تستطيع الجهة المنفذة تقييم أوجه التشابه والاختلاف ونقاط القوة والضعف في العروض المتنافسة، وفي نهاية المطاف، استخدام هذا التقييم في اتخاذ قرار سليم لاختيار المصدر. يوفر مخطط التقييم المتكامل جيدًا الاتساق والانضباط والعقلانية لعملية اختيار المصدر. يعتمد التقييم على عوامل التقييم المنصوص عليها في طلب تقديم العروض. لا يجوز أخذ العوامل غير المحددة في طلب تقديم العروض في الاعتبار عند تحديد اختيار المورد.
يجب استخدام معايير التقييم المكتوبة القابلة للقياس والموضوعية كمعيار لتقييم العروض. تحويل أهداف "الشعور بالرضا" إلى معايير قابلة للملاحظة والقياس. سيضمن تحديد معايير التقييم قبل إعداد طلب تقديم العروض وتكييف طلب تقديم العروض حول معايير التقييم إجراء مراجعة سريعة للمقترحات. يجب أن يوافق جميع أعضاء PPT و/أو أعضاء ET على الترجيح المخصص في مصفوفة التقييم.
يجب استكمال معايير التقييم قبل نشر طلب تقديم العروض. في حالة استخدام نظام عددي لتسجيل النقاط في تقييم العروض، يجب إدراج قيم النقاط المخصصة لكل معيار من معايير التقييم في طلب تقديم العروض أو نشرها في الموقع المخصص لنشر إشعارات المشتريات العامة قبل تاريخ ووقت استلام العروض. انظر القسم 2.2- . 4302.2 (أ)(3) من قانون فرجينيا. يحتاج موظفو المشتريات إلى الانتباه إلى عدد معايير التقييم والتأكد من أن المعايير الرئيسية، مثل خبرة المورد، تحظى بالوزن المناسب.
يجب أن تكون معايير التقييم مصممة خصيصًا لكل عملية استحواذ وأن تتضمن فقط العوامل التي لها تأثير مباشر على اختيار المصدر. تقع طبيعة وأنواع معايير التقييم التي سيتم استخدامها في عملية الاستحواذ ضمن السلطة التقديرية الواسعة للوكالة المشترية. دعماً لمفهوم أفضل قيمة، يجب أن يكون السعر أو التكلفة عامل تقييم في كل عملية اختيار للمصدر.
لا يمكن منح العقود إلا بالتكاليف أو الأسعار التي تم تحديدها على أنها عادلة ومعقولة. قد لا يقتصر تقييم التكلفة أو السعر على النظر في التكلفة أو السعر الذي سيدفع للمورد فحسب، بل قد يشمل أيضاً التكاليف الأخرى التي قد يتكبدها المشروع نتيجة لمنح العقد (أي التكلفة الإجمالية لدورة حياة المشروع). ومن الأمثلة على هذه التكاليف تكاليف إعادة التدريب، وتكاليف تحويل النظام أو البرمجيات، واستهلاك الطاقة، وتكاليف دورة الحياة بما في ذلك تكاليف الصيانة والدعم خارج السنة، وتكاليف النقل. في هذه الحالات، يجب أن يحدد طلب تقديم العروض بوضوح هذه التكاليف الأخرى التي سيتم أخذها في الاعتبار في التقييم.
تتناول العوامل غير المتعلقة بالتكلفة مجالات التقييم المرتبطة بالجوانب الفنية وجوانب إدارة الأعمال في المقترح. تشمل الأمثلة على العوامل غير المتعلقة بالتكلفة المجالات التقنية والمتعلقة بإدارة الأعمال، مثل النهج والفهم التقني، والقدرات والموظفين الرئيسيين، وخطط الانتقال، وخطة الإدارة، ومخاطر الإدارة، والموارد. يعتبر مستوى الجودة المطلوب أو المطلوب في أداء العقد من الاعتبارات المهمة في هيكلة العوامل غير المتعلقة بالتكلفة. ينبغي إدراج الأداء السابق ونضج أعمال الموردين وجودة الخدمة في معايير التقييم، ولكن يمكن إدراجها كعوامل غير متعلقة بالتكلفة.
مثال آخر على معايير التقييم غير المتعلقة بالتكلفة هو ما إذا كان مقدم العرض يوظف أشخاصاً ذوي إعاقة سيقومون بتنفيذ مواصفات العقد. عملاً بالفقرة 2.2-4302.2 (أ) (3) من قانون فرجينيا، يجوز للهيئة العامة أن تدرج توظيف مقدم العرض من ذوي الإعاقة لتنفيذ مواصفات العقد كعامل في تقييم العرض. انظر الفصل 7 لمزيد من المعلومات حول كيفية دعم VITA لمبادرات الكومنولث الاجتماعية والاقتصادية.
يجب أن يقوم صاحب العمل، بالتعاون مع PPT و/أو ET، بتحديد معايير التقييم ومعالجة كيفية تطبيق نموذج التسعير (إن أمكن). يجب أن يستند التقييم إلى منهجية أفضل قيمة، ولكن يُسمح بسلطة تقديرية واسعة عند اختيار معايير التقييم طالما كانت المعايير ذات صلة بالمشروع. يوصى بشدة أن تكون معظم طلبات تقديم العروض قائمة على الحلول (أي تحديد المشكلة والسماح للموردين بتقديم الحلول المقترحة). النظر بعناية في ضرورة تضمين المتطلبات الإلزامية (التي لا بد منها) والتي قد تحد من عدد الموردين المؤهلين الذين يمكنهم الاستجابة لطلب تقديم العروض. يجب تحديد كل معيار من المعايير المستخدمة في طلب تقديم العروض مع توفير معلومات كافية للمورد لفهم كيفية تحديد المورد (الموردين) الناجح (الناجحين). يوصى بأن يضع فريق الخبراء الاستشاري قواعد لكيفية التعامل مع الموقف عندما يتعذر على الفريق التوصل إلى توافق في الآراء في أي مرحلة من مراحل عملية التقييم.
تكون معايير التقييم المتفق عليها سرية بالنسبة للجهة المشترية وأعضاء اللجنة التوجيهية التنفيذية (في حال استخدام واحدة) وفريق مشروع المشتريات و/أو فريق التقييم في جميع الأوقات.
ملاحظة: بالنسبة لطلبات تقديم العروض السحابية، لن تتم مشاركة استبيان التقييم ECOS المقدم مع المقترحات مع فريق التقييم أو تقييمها. يجب أن تتم مشاركة تقييم أمن المعلومات مع مركز العمليات الخاصة والوكالة AITR ومسؤول أمن المعلومات في الوكالة ومسؤول أمن المعلومات في الوكالة والمستخدم النهائي للوكالة، إذا لزم الأمر. وهي سرية للغاية بالنسبة لمقدم العرض، ولا يجوز الإفصاح عنها علناً، ولا يجوز تضمينها في أي عقد ناتج عن ذلك.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.