24.5 إعداد طلب تقديم العروض
24.5.0 إعداد طلب تقديم العروض
عند إعداد طلب تقديم العروض، قم بحل المشكلات والأسئلة الواردة في الملحق ب، قائمة مراجعة المشكلات التي يجب حلها قبل وأثناء إعداد طلب تقديم العروض، واتبع توصيات أفضل الممارسات هذه:
- يجب أن يكون تخطيط طلب تقديم العروض ووثيقة طلب تقديم العروض شاملة. يجب كتابة طلب تقديم العروض بلغة واضحة ومباشرة تتجنب المصطلحات الغامضة والمتضاربة وغير المحددة. يجب تعريف جميع المختصرات والمصطلحات الهامة الأخرى.
- VITA SCM فقط: استخدام نموذج عملية تحديد مصادر التكنولوجيا (TSP) لإعداد وتقييم طلب تقديم العروض.
- استخدم نموذج طلب تقديم العروض القياسي و/أو المعتمد. يساعد ذلك على ضمان تحديد جميع احتياجات المشروع وإبلاغها بوضوح للموردين. يتضمن نموذج طلب تقديم العطاءات "قائمة شاملة" بالقضايا النموذجية التي يجب معالجتها لتحفيز عمليات التفكير المثمر وضمان عدم إغفال أي متطلبات. قامت VITA بتطوير نموذج طلب تقديم العروض لاستخدامه من قبل أخصائيي التوريد في VITA. يتوفر التدريب للوكالات العميلة على استخدام هذا النموذج من مركز VITA SCM وينبغي أن يتم التدريب قبل استخدامه لأول مرة. اتصل بنا scminfo@vita.virginia.gov للتدريب على طلب تقديم العروض
- توفير جميع المعلومات اللازمة لأي طرف خارجي لفهم الوضع الحالي أو حاجة العمل والحل المطلوب وشروط وأحكام وشروط العلاقة المستقبلية.
- استخدم المزيد من العناية في إعداد الأسئلة للموردين التي تشكل المتطلبات الفنية والوظيفية. هذه هي "لحم" طلب تقديم العروض.
- تناول ضمان الجودة ومعايير الأداء والمقاييس وتوقعات مستوى الخدمة وما إلى ذلك.
- معالجة الترقيات والتحسينات والتوسعات والتعديلات والتعافي من الكوارث وضمان الأعمال والتدريب، بالإضافة إلى المعايير البيئية والسرية ومعايير الأمن وخصوصية البيانات الفيدرالية والولائية والمحلية.
- قم بتضمين المتطلبات المناسبة، نموذج العقد المقترح IT (انظر الفصل 25 ، IT تشكيل العقد ). (الوكالات الأخرى: انظر نص المربع أدناه.) وهذا يضع عبء الفهم على عاتق الموردين للإلمام بمتطلبات المشروع وإعداد مقترحات مستجيبة تماماً.
- تضمين مقاييس أداء متميزة وقابلة للقياس وأحكام إنفاذ واضحة، بما في ذلك العقوبات أو الحوافز في مسودة العقد التي يتم إعدادها مع طلب تقديم العروض.
VITA قد طورت واعتمدت IT شروط وأحكام العقد التي تم تخصيصها لنوع معين من الاستحواذ IT: الخدمات، والبرمجيات، والحلول، والأجهزة، وصيانة الأجهزة، والسحابة، وإضافة ترخيص اتفاقية ترخيص المستخدم النهائي. يتم تشجيع الوكالات بشدة على استخدام نماذج العقود التي وضعها موظفو VITA، خاصة في حالة طلبات تقديم العروض للعقود عالية المخاطر. إذا اختارت الوكالة استخدام النماذج الخاصة بها، يجب على الوكالة التأكد من تضمين الحد الأدنى من المتطلبات الخاصة بالمشتريات الرئيسية IT والمشتريات عالية المخاطر IT والمشتريات المفوضة في طلب تقديم العروض. يمكن الاطلاع على ذلك على موقع المركز في هذا الموقع تحت قسم النماذج: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. يجب تدريب أخصائيي المشتريات في الوكالات على كيفية تعديل نماذجنا بشكل صحيح قبل استخدامها للمرة الأولى. لمزيد من المعلومات حول كيفية الحصول على التدريب والوصول إلى نماذج طلب العروض والعقود IT ، يُرجى الاتصال بـ VITA SCM على العنوان التالي scminfo@vita.virginia.gov. ارجع إلى الفصل 28 لمزيد من المعلومات حول الشروط والأحكام المتعلقة بالأمان المطلوبة والسحابة.
بمجرد اكتمال المتطلبات، بالإضافة إلى شروط العقد العامة للوكالة، يجب تضمين شروط IT المناسبة، بالإضافة إلى أي شروط خاصة لتغطية أي مخاطر استثنائية مرتبطة بالمشروع. VITA سيستخدم أخصائيو التوريد النموذج المعتمد أو التعاريف والمصطلحات الرئيسية التي تتطابق مع نوع المشتريات، في حين ينبغي للوكالات أن تدرج جميع الأحكام الضرورية التي تتعلق بالمشتريات IT مثل المصطلحات الضرورية المتعلقة بالخدمات أو الأجهزة أو البرمجيات التي قد تشمل: ملكية الملكية الفكرية، واقتناء طرف ثالث للبرمجيات، وترقيات البرمجيات، والتصرف في البرمجيات، والتصرف في البرمجيات، ورمز المصدر، ومدة ترخيص البرمجيات، والضمانات الخاصة، وما إلى ذلك. يمكن للوكالات التي حصلت على سلطة مفوضة لإجراء عمليات الشراء الخاصة بها IT أن تطلب المساعدة في عمليات الشراء الخاصة بها للحلول المعقدة و/أو مزود خدمة التطبيقات و/أو البرمجيات كخدمة IT عن طريق الاتصال بالمركز على العنوان التالي scminfo@vita.virginia.gov.
إذا كانت إحدى الوكالات تخطط لنشر طلب تقديم عروض لمشتريات من المتوقع أن ينتج عنها "عقد عالي المخاطر"، على النحو المحدد في المادة 2.2-4303.01 من قانون فرجينيا، يجب على VITA و OAG مراجعة طلب تقديم العروض قبل النشر. تُجرى هذه المراجعات في غضون 30 يوم عمل وتتضمن تقييمًا لمدى امتثال طلب تقديم العروض لقانون الولاية المعمول به، بالإضافة إلى تقييم مدى ملاءمة شروط وأحكام طلب تقديم العروض.
يجب على الوكالات الاتصال بإدارة سلسلة التوريد في VITA على العنوان التالي: scminfo@vita.virginia.gov خلال مرحلة تخطيط المشتريات قبل إصدار طلب تقديم العروض عالي المخاطر. سيقدم المركز المساعدة للوكالة في إعداد وتقييم طلب تقديم العروض وتحديد وإعداد مقاييس الأداء المطلوبة وأحكام التنفيذ.
قد يتطلب المشروع الذي يعد جزءًا من مبادرة فيدرالية أكبر أو مشروع ممول بأموال فيدرالية تضمين شروط محددة يجب أن تتدفق من الجهة الممولة أو من القانون الفيدرالي. ومن الأمثلة على ذلك قانون HITECH وقانون HIPAA للمشاريع المتعلقة بالسجلات الصحية. من الواضح أن هذا النوع من المشاريع أو أي مشروع يتعلق بالبيانات داخل أي وكالة من وكالات الكومنولث التي تعالج معلومات صحية خاصة أو سرية أو حساسة عن المواطنين؛ مثل وزارة الصحة أو إدارة المركبات الآلية أو إدارة الخدمات الاجتماعية، قد يكون له احتياجات أمنية خاصة أو حماية بيانات خاصة أيضًا. يجب على مسؤولي المشتريات البحث والسؤال والبحث في المصادر الداخلية المتاحة OAG و VITA لتحديد متطلبات هذه الشروط والأحكام الخاصة.
من المهم إجراء مراجعة لجودة طلب تقديم العطاءات لإزالة المصطلحات الزائدة عن الحاجة والغامضة والمتضاربة.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.