الفصل 24 - طلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية

24.3.1 تشكيل فريق مشروع المشتريات (PPT) وفريق التقييم (ET)

من المهم إنشاء PPTs و ETs لمختلف أصحاب المصلحة ووجهات النظر عند العمل على عملية شراء معقدة IT. يقدم هؤلاء الأفراد المدخلات والتوجيهات لتطوير طلب تقديم العروض السليم؛ والمشاركة في تقييم العروض و/أو تخطيط استراتيجية التفاوض اللاحقة. يوضح الجدول أدناه توصيات VITA بشأن الأعضاء "الرئيسيين" في لجنة تقييم العروض وأدوارهم خلال عملية طلب تقديم العروض. قد تكون هناك حاجة إلى إشراك مشاركين آخرين (على سبيل المثال، الخبراء الفنيين والوظيفيين والتعاقديين والقانونيين والماليين) في التقييم الذين قد لا يكونون ضمن فريق مشروع الشراء الفعلي والعكس صحيح. اعتماداً على نوع المشروع ومدى تعقيده، قد تختار نقطة الاتصال الوحيدة للمشتريات (SPOC) وصاحب العمل عدم إشراك بعض أعضاء فريق مشروع المشتريات في عملية التقييم و/أو التفاوض. ومع ذلك، فمن المستحسن أن تكون هذه الأركان الأربعة للخبرة ممثلة في فريق التقييم: مجال الأعمال والمجال التقني والمجال القانوني والمجال المالي. 

فريق مشروع المشتريات الرئيسي وفريق التقييم: 

صاحب العمل (الوكالة/العميل): 

• مسؤول عن تبرير "لماذا" للمشروع. 

• تحديد احتياجات العمل أو الحاجة (الاحتياجات) الوظيفية للمنتجات أو الخدمات. 
• يضمن الامتثال لعمليات وإجراءات مراجعة حوكمة المشتريات (PGR) وإدارة المشاريع و/أو عمليات وإجراءات حوكمة المشاريع في VITA، حسب ما ينطبق على مدى تعقيد المشروع وقيمته الدولارية. ارجع إلى: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. عند الاقتضاء، اتصل بموظفي قسم إدارة سلسلة التوريد في VITA لمناقشة المشاركة في المشروع على : scminfo@vita.virginia.gov  
• يوثق الخلفية والنطاق والمعلومات المتعلقة باحتياجات العمل (احتياجات العمل). 
• تحديد أسماء جهات الاتصال والموارد المحتملة المتاحة للمشروع. 
• تحديد الأهداف العامة والأحداث الهامة والأطر الزمنية وتوثيقها. 
• الحصول على التزام المشروع والرعاية والتمويل من المصادر. 
• توفير المدخلات ومساءلة المشروع. 
• يساعد الفريق في تطوير المتطلبات الوظيفية والتقنية وبطاقة أداء التقييم. 
• ينسق مع VITA البنية المؤسسية ومعايير البيانات والأمن وخدمات الإشراف على السحابة المؤسسية (ECOS)، حسب الاقتضاء، ومجموعات إدارة المشاريع وموظف أمن المعلومات الخاص بهم (ISO) لإدراج معايير وسياسات IT المعمول بها في المتطلبات الإلزامية للمشروع/المشتريات أو تسهيل أي عملية تنازل أو استثناء. 
• المشاركة كجزء من فريق التقييم. 
• تحديد أهداف التفاوض والمشاركة في المفاوضات. 
• يتعاون مع مسؤول المشتريات المعين لضمان الامتثال لقانون فرجينيا للمشتريات العامة وسياسات وإرشادات المشتريات الخاصة بـ VITA وأي عمليات مراجعة خاصة بـ VITA. 
• الخبراء المتخصصون (الخبراء المتخصصون) في الموضوع (الشركات الصغيرة والمتوسطة) 
• مسؤول عن جانب "ماذا" من قرار التوريد. 
• تطوير وتوثيق المتطلبات والمواصفات الفنية لطلب تقديم العروض. 
• يساعد موظفي المصادر في تطوير معايير التقييم وتحديد المتطلبات الضرورية أو الإلزامية. يجوز المشاركة في تقييم العروض وتحديد القائمة المختصرة للموردين. 
• يجوز للشركات الصغيرة والمتوسطة من موظفي الكومنولث المشاركة في التقييم واختيار الموردين. يجوز للشركات الصغيرة والمتوسطة من غير موظفي الكومنولث تقديم معلومات إلى ET ولكن لا يمكنها تسجيل النقاط. 
• قد يساعد صاحب العمل/العميل في إجراء اختبارات مرحلة التقييم/البرامج التجريبية.   

رئيس مشتريات الوكالة المعين أو أخصائي التوريد المعين كجهة اتصال واحدة (SPOC): 

• مسؤول عن جانب "من وكيف" من جوانب قرار التوريد 
• يقود عملية التوريد. 
• تسهيل الالتزام بالسرية و/أو تضارب المصالح و/أو عدم الإفصاح والتوثيق المطلوبين. 
• ينسق الوصول المتكافئ إلى PPT و ET ويحفظ البيانات والمعلومات التي يحتاجها الموردون قبل تقديم العروض. يقوم جميع الموردين بإبلاغ جميع المعلومات المرتبطة بطلب تقديم العروض وجميع الأسئلة المرتبطة بطلب تقديم العروض من خلال مركز العمليات الخاصة. تقوم اللجنة التوجيهية التنفيذية بتوصيل جميع المعلومات من خلال مركز العمليات الخاصة. 
• توفير الأدوات والعمليات الموضوعة مسبقاً (مثل طلب تقديم طلب تقديم العروض، وطلب تقديم العروض، والعقد، وما إلى ذلك) من خلال توفير النماذج، وما إلى ذلك. 
• وضع خطة مشروع المشتريات بمساعدة صاحب العمل والشركات الصغيرة والمتوسطة. 
• تيسير تطوير طلب تقديم العروض، والمساعدة في توثيق المتطلبات ومعايير التقييم، وضمان تضمين جميع شروط العقد القانونية، وبالنسبة للوكالات الأخرى غير وكالة VITA، ضمان استكمال مصفوفة الحد الأدنى من متطلبات المركز للمشتريات الرئيسية والمشتريات المفوضة. 
• إكمال حزمة طلب تقديم العروض وإصدار/إرسال طلب تقديم العروض في eVA. 
• تحديثات اللجنة التوجيهية التنفيذية و/أو PPT و ET بشأن التقدم المحرز 
• تسهيل مؤتمر ما قبل تقديم العروض، إذا تم عقده. 
• تسهيل عملية التقييم لتحديد القائمة المختصرة للموردين. 
• قيادة عملية التفاوض. 
• يضمن الامتثال لسياسات ECOS، إن وجدت. 
• توفير التحليل المالي ودعم إدارة الأداء والتحليل المالي. 
• تأكيد وتوثيق امتثال المورد قبل منح العقد للمتطلبات القانونية ذات الصلة، إلخ. 
• مسؤولية المورد عن الوفاء بشكل مرضٍ بمتطلبات خطة المشتريات والتعاقد من الباطن الخاصة بالموردين، بما في ذلك اختلاف المورد عن الإنفاق المخطط له في خطة المشتريات والتعاقد من الباطن الخاصة بالموردين، أو عدم قدرة المورد أو رفضه التصديق على الامتثال للخطة - أو بالنسبة للعقود المبرمة على مستوى ولاية VITA، أو عدم الإبلاغ عن معلومات الإنفاق الشهرية إلى VITA من خلال نظام الإبلاغ عن الموردين (SRS) - أثناء تنفيذ العقد. 
• يحتفظ باتفاقيات نماذج العقود، وبالنسبة لـ VITA، يقوم بتنسيق قضايا العقود مع سياسة إدارة العقود والحوكمة والمدراء التنفيذيين في VITA. 
• يقوم بإعداد العقد للتنفيذ وتحديث قاعدة بيانات العقود. 
• إجراء اجتماع استهلالي/اجتماع توجيهي للعقد. 
• بالنسبة لعقود VITA على مستوى الولاية، يسهل مركز العمليات الخاصة لـ VITA إنشاء كتالوج eVA. 

إدارة مخاطر عقود إدارة مخاطر إدارة المخاطر: 

• توفير مراجعة/الموافقة على طلب تقديم العروض والتوجيه بشأن المسائل التعاقدية. 
• مسؤول عن الامتثال لقانون فيرجينيا ومتطلبات سياسة VITA. 
• مسؤول، حسب الاقتضاء عن المشتريات السحابية، عن الامتثال لسياسة وعمليات ECOS. 
• مسؤول عن جانب "الامتثال" في عملية طلب تقديم العروض والوثائق ذات الصلة.