21.8 تطوير حوافز الأداء .8 تطوير حوافز الأداء
ينبغي إدراج حوافز الأداء في العقد لتشجيع الموردين على زيادة الكفاءة وتحقيق أقصى قدر من الأداء. يجب أن تطبق هذه الحوافز بشكل انتقائي وأن تتوافق مع معايير الأداء المحددة في خطة ضمان الجودة وأن تكون قابلة للقياس الموضوعي. يجب تطبيق الحوافز على أهم جوانب العمل، بدلاً من كل مهمة على حدة. تكون العقود ذات السعر الثابت مناسبة بشكل عام للخدمات التي يمكن تحديدها بشكل موضوعي والتي يمكن التحكم في مخاطر الأداء فيها. الحوافز ليست عقوبات، ولكن يجب تطويرها واستخدامها لتشجيع الأداء المتفوق في المجالات ذات الأهمية الخاصة أو لتحفيز جهود الموردين التي قد لا يتم التركيز عليها بطريقة أخرى.
قد تكون حوافز الأداء إيجابية أو سلبية، وقد تكون نقدية أو غير نقدية؛ أي على أساس التحكم في التكاليف أو الجودة أو الاستجابة أو رضا العملاء. يجب توخي الحذر للتأكد من أن هيكل الحوافز يعكس القيمة التي تعود على الوكالة من مستويات الأداء المختلفة وحافزًا ذا مغزى للمورد. يجب أن تكون حوافز الأداء صعبة، ولكن يمكن تحقيقها بشكل معقول. والهدف من ذلك هو مكافأة الموردين على العمل المتميز بحافز إيجابي لصالح المورد، وحافز سلبي لصالح العميل بشكل متساوٍ، عندما لا يفي أداء المورد DOE بالجدول الزمني التعاقدي أو معايير الجودة أو مستويات الخدمة. يجب أن يتوافق مبلغ الحافز مع صعوبة المهمة المطلوبة، ولكن يجب ألا يتجاوز قيمة الفوائد التي تحصل عليها الوكالة. تحتاج الوكالات إلى الرصد لضمان تحقيق النتائج المرجوة؛ أي أن تشجع الحوافز بالفعل الأداء الجيد وتثبط الأداء غير المرضي.
عند استخدام الحوافز السلبية، يجب أن يمثل الخصم أقرب ما يمكن من قيمة الخدمة المفقودة. الحوافز السلبية هي عبارة عن خصومات في حالة الفشل في أداء مهمة مطلوبة وفقًا لمستويات الجودة المطلوبة أو الفشل في الوفاء في الوقت المناسب بناتج أو معلم رئيسي حساس من حيث الوقت. تمثل الحوافز السلبية عمومًا نسبة مئوية من التخفيض في السعر مرتبطة بحجم الأداء الذي يفشل في تلبية معايير الجودة المطلوبة. على سبيل المثال، إذا كانت مهمة معينة تمثل 10 في المائة من تكاليف العقد، فإن 10 في المائة سيكون الحد الأقصى المحتمل للخصم في حالة فشل المهمة.
وبالمثل، إذا لم يتم تنفيذ مهمة ما وفقًا لمعايير الجودة النوعية المطلوبة المنصوص عليها في معايير الجودة المنصوص عليها في العقد، يتم احتساب الخصومات بناءً على جداول أو صيغ مصممة لتعكس قيمة الناتج دون المستوى المطلوب. على سبيل المثال، قد تتطلب لياقة الجودة النوعية المطلوبة من المورد أداء مهمة ما بشكل صحيح 95 في المائة من الوقت. وبدلاً من حجب مدفوعات العقد عن أي شيء يقل عن 95 في المائة من الأداء، يمكن أن ينص العقد على أنه مقابل كل نسبة مئوية يقل فيها الأداء عن 95 في المائة، يتم تخفيض المدفوعات عن المهمة بنسبة 20 في المائة. يمكن أن تكون الحوافز، الإيجابية والسلبية على حد سواء، أداة قوية لضمان تحقيق نتائج أداء متفوقة للعقود.
من المهم التحقق من فعالية الحوافز التعاقدية المستخدمة والتحقق من صحتها. تحتاج الوكالات إلى رصد فعالية الحوافز طوال فترة العقد لضمان أن تؤدي الحوافز إلى تعزيز الأداء أو تثبيط الأداء غير المرضي. يجب تطبيق مدفوعات الحوافز بشكل انتقائي. تذكّر أنه في حالة اتفاقية شراء السلع والخدمات، يجب أن تكون الوكالة قد وضعت بالفعل حافزًا للأداء الناجح من خلال تحديد مدفوعات العقد على أساس تحقيق مستوى مقبول أو أدنى مستوى من الجودة أو تحقيق بعض النواتج و/أو المعالم.
يقدم الجدول أدناه معلومات عن أنواع مختلفة من الحوافز:
|
نوع الحافز |
الوصف |
|---|---|
|
على أساس التكلفة |
ربط الربح أو الرسوم بالنتائج التي يحققها المورد فيما يتعلق بالأهداف المحددة على أساس التكلفة. |
|
رسوم الجائزة |
السماح للموردين بالحصول على جزء (إن لم يكن كله) من مجموعة رسوم الترسية المحددة في بداية فترة التقييم. |
|
المشاركة في المدخرات |
يدفع المورد مقابل تطوير عنصر نهائي ويتم تعويضه من الوفورات التي يحققها. خط الأساس المحدد للتكاليف مهم للغاية. |
|
الحصة في الإيرادات |
توليد تعزيزات إضافية للإيرادات؛ التعويضات على أساس صيغة المشاركة. |
|
بطاقة الأداء المتوازن |
تُستخدم عندما يكون الأداء أقل واقعية، أي جودة الموظفين الرئيسيين أو التواصل وحل المشكلات. |
|
الأداء السابق |
المعلومات المستخدمة كجزء من عملية اتخاذ القرار لممارسة خيارات العقود أو لإرساء العقود. |
|
حوافز عدم الأداء |
الإجراءات المحددة للتخفيضات في المدفوعات في حالة عدم أداء الخدمات أو عدم استيفائها لمتطلبات العقد. |
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.