21.5 بيان أعمال لجنة بناء السلام (SOW)
21.5.1 إرشادات عامة لإعداد خطط العمل الاستراتيجية
يجب أن يُكتب عرض أسعار شراء السلع والخدمات من قبل العميل كوثيقة موجزة وتوضيحية وقائمة على الأفعال لأنها بيان بالسلع/الخدمات المطلوبة من العميل من حيث النتائج وتتضمن معيار (معايير) أداء قابلة للقياس ومستوى جودة مقبول لكل نتيجة. في اتفاقات مستوى الخدمة غير القائمة على الأداء، عادةً ما يُطلب من المورد عادةً أداء العمل بطريقة محددة، باستخدام مواصفات مفصلة لعناصر الإنتاج، وتحديد الموظفين الرئيسيين الذين سيتم توفيرهم والطرق التي سيتم استخدامها لعقود الخدمات. ومع ذلك، فإن أفضل الممارسات المتبعة في اتفاقات مستوى الخدمة الخاصة باتفاقية شراء السلع والخدمات تصف العمل من حيث النتائج التي سيتم تحقيقها وتتطلع إلى المورد لتحديد كيفية تحقيق النتائج وأفضل طريقة لتنظيم القوى العاملة لدى الموردين لتحقيق تلك النتائج. يجب أن تكون خطط عمل اتفاقية شراء السلع والخدمات، المكتوبة بشكل جيد:
- كن مستنداً مستقلاً بذاته.
- تحديد المتطلبات بلغة واضحة وموجزة تحدد العمل المحدد المطلوب إنجازه.
- أن تكون مصممة بشكل فردي لمراعاة فترة الأداء، والعناصر القابلة للتسليم، إن وجدت، ودرجة المرونة المطلوبة في الأداء.
- عدم تكرار المواد التي تم تضمينها بالفعل في أجزاء أخرى من طلب تقديم العطاءات أو العقد.
- التعبير عن مخرجات الأداء المطلوبة بعبارات واضحة وموجزة وشائعة الاستخدام وسهلة الفهم وقابلة للقياس.
- عدم تضمين عبارات فضفاضة أو غامضة أو لغة تقنية مفرطة أو إجراءات مفصلة تملي كيفية إنجاز العمل.
- أن يتم تنظيمها حول هدف (أهداف) المشروع أو الغرض من العمل الذي سيتم تنفيذه، أي ما الذي سيتم تنفيذه بدلاً من كيفية تنفيذه. على سبيل المثال: بدلًا من اشتراط جز العشب أسبوعيًا أو تقليم الأشجار كل خريف، اذكر أنه يجب الحفاظ على ارتفاع العشب 2-3" أو عدم السماح لأطراف الأشجار بلمس أسلاك المرافق أو المباني.
سيتضمن الحد الأدنى من عرض مستوى الخدمة المكونات التالية:
- المقدمة: وصف عام لعملية الشراء.
- الخلفية: المعلومات الأساسية: المعلومات التي تساعد الموردين على فهم طبيعة وتاريخ المتطلبات.
- النطاق: نظرة عامة على طلب عرض المواصفات الذي يربط الجوانب المهمة للمتطلبات.
- التوجيهات المعمول بها (إن وجدت): المستندات أو المواصفات أو التوجيهات المرجعية التي تكون إما إلزامية أو إعلامية للمشتريات.
- متطلبات الأداء: ما هو مطلوب إنجازه ومعايير الأداء ومستويات الجودة المقبولة. يجب أن تتيح متطلبات الأداء تقييم أداء العمل مقابل معايير أداء قابلة للقياس؛ وتعتمد على استخدام معايير أداء قابلة للقياس وحوافز مالية في بيئة تنافسية لتشجيع المتنافسين على تطوير ووضع أساليب مبتكرة وفعالة من حيث التكلفة لأداء العمل.
- متطلبات المعلومات: التقارير والبرامج والمخرجات والمتطلبات الرسمية التي يجب تقديمها كجزء من المشاركة.
- معايير ضمان الجودة والقبول: القبول هو العملية الرسمية والمكتوبة التي تقوم بها الوكالة للإقرار بأن السلع/الخدمات تتوافق مع متطلبات الجودة والكمية والمتطلبات الأخرى الواردة في شروط المواصفات القياسية المعمول بها. قد يتضمن القبول أو لا يتضمن عمليات ضمان الجودة وعادةً ما يسبق الدفع. يجب توفير إجراءات القبول الرسمي لأي تسليمات مرحلية، وكذلك القبول النهائي.
يجب أن يصف عرض مستوى الخدمة الخاص بلجنة الشراء والبيع بالتفصيل ما يتعين على المورد إنجازه من خلال تناول العناصر الأربعة - ماذا، ومن، ومتى، وأين، وكيف. يجب أن يسمح عنصر الكيفية بالمرونة ويسمح للمورد باقتراح نهجه لكيفية تحقيق النتائج أو النواتج من قبل شركته. يجب أن تتضمن هذه العناصر الأربعة ما يلي:
- ما الذي يجب القيام به وما هي المخرجات/المعالم الرئيسية.
- من سيقوم بماذا (وكالة، مورد، وكيل CoVA من طرف ثالث، إلخ).
- متى سيتم إنجازه حسب النواتج و/أو المعالم الرئيسية؟
- أين سيتم ذلك؟
- كيف سيتم ذلك وكيف ستعرف الوكالة متى سيتم ذلك (أي الاختبار والقبول)؟
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.