2.1 اعتماد الكومنولث على التكنولوجيا ينمو ويتطور
يعتمد الكومنولث بشكل متزايد على البيانات والأنظمة والاتصالات التي تقدم المعلومات والخدمات لمواطنيه وأصحاب المصلحة، بما في ذلك الأنظمة التي تدمج البيانات وتشاركها مع الوكالات الفيدرالية والولائية والمحلية الأخرى.
إن اعتمادنا على التكنولوجيا يستلزم أن يستخدم أخصائيو المشتريات عمليات شراء فعالة وقابلة للتكرار وعمليات متعلقة بالمشروع تتوافق مع قانون حماية البيانات؛ وأفضل الممارسات في هذا المجال؛ وأمن الكومنولث وخصوصية البيانات وإدارة المشاريع والمعايير الفنية الأخرى؛ وأن يتم النظر بعناية في التحليل الدقيق للمخاطر التكنولوجية وتخفيفها مع البقاء ضمن ميزانية الكومنولث وخطة التكنولوجيا الاستراتيجية.
الزيادة في قيمة IT تعني زيادة مقابلة في المخاطر التي يتعرض لها الكومنولث والخدمات التي يقدمها لمواطنيه. يجب على أخصائيي المشتريات في الكومنولث IT تقييم هذه المخاطر وتكييف استراتيجيات الوكالة IT ونتائجها لتتناسب مع أهداف العمل. IT يشهد أخصائيو المشتريات تغيرات جوهرية في أدوارهم ومسؤولياتهم - حيث يتحولون من مشترين للسلع إلى مفاوضين ومن مقدمي طلبات المعاملات إلى مديري الحلول الاستراتيجية IT.
VITAتشمل عملية شراء التكنولوجيا أكثر بكثير من مجرد التوريد والشراء IT السلع والخدمات. وهو يشمل التخطيط؛ وتطوير المتطلبات؛ والامتثال لمعايير أو لوائح الكومنولث والمعايير أو اللوائح التقنية والفيدرالية وتقييم عوامل الخطر؛ وإعداد وثائق طلب العروض والتقييم والترسية والعقود؛ والموافقة والقبول الرسمي واستلام النواتج؛ والدفع؛ وتتبع المخزون والتصرف فيه وأداء الموردين بعد منح العقد وإدارة الامتثال. بغض النظر عما إذا كان المنتج أو الخدمة التكنولوجية المطلوبة يتم شراؤها من قبل الوكالة بموجب السلطة المفوضة لها، أو يتم شراؤها من عقد على مستوى الولاية أو يتم شراؤها من قبل VITA، فإن سير العمل هو نفسه بشكل أساسي. إليك بعض الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار عند إجراء أي عملية شراء للتكنولوجيا:
- تحديد احتياجات الأعمال التكنولوجية والمنتجات أو الخدمات أو الحلول التكنولوجية التي ستلبي تلك الاحتياجات على أفضل وجه مع تحديد احتواء تكلفة دورة الحياة والتوافق مع الخطة الاستراتيجية للوكالة IT.
- تحديد المتطلبات الفنية والوظيفية ومتطلبات الأداء الخاصة بصاحب العمل، وتحديد كيفية تحقيق هذه الأهداف من خلال عملية شراء منظمة. سيتطلب ذلك من موظفي المشتريات في الوكالة أو موظفي VITA الاجتماع مع أصحاب المصلحة للمساعدة في تحديد الاحتياجات وصياغة المتطلبات واقتراح الحلول التقنية المتاحة.
- تطوير المواصفات التي تصف خصائص المنتج أو الخدمة أو الحل التكنولوجي المطلوب. يجب مراعاة ملاءمة المنتج أو النظام وفعالية التكلفة الإجمالية، بالإضافة إلى المقبولية والسعر. تضع المواصفات، بطبيعتها، حدوداً وبالتالي تلغي أو تقيد الموردين من اقتراح حلول بديلة. تتطلب صياغة مواصفات التكنولوجيا تحقيق التوازن بين تضمين التفاصيل الكافية لضمان الحصول على استجابات مناسبة من الموردين وتشجيع المنافسة وليس تثبيطها. والهدف من ذلك هو الدعوة إلى أقصى قدر معقول من المنافسة مع شراء أفضل الحلول التقنية ذات القيمة الأفضل للكومنولث.
- التماس العطاءات أو المقترحات أو عروض الأسعار من عدد من الموردين المحتملين، مع الحرص على استيفاء الحد الأدنى الذي حدده قانون فرجينيا للمشتريات العامة والمخصص للشركات الصغيرة وهذا الدليل.
- تقييم العطاءات أو المقترحات لتحديد مدى الاقتصاد الكلي للاستخدام المقصود ودورة حياة المنتج أو الحل أو الخدمات التقنية
- وضع عقد تكنولوجي منخفض المخاطر وسليم وكافٍ من الناحية القانونية وفقًا لقانون فرجينيا للمشتريات العامة وهذا الدليل لحماية الكومنولث وأصوله وبياناته.
- استلام/اختبار المنتج التكنولوجي أو الحل أو الخدمة التكنولوجية والتحقق من أنها تفي بمتطلبات العقد وتوفر الحل التكنولوجي المقصود قبل القبول الرسمي والدفع.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.