12.2 إعداد بيان أعمال تكنولوجيا المعلومات عالي الجودة (SOW)
وبمجرد اكتمال نطاق المشروع، سيقوم فريق المشروع ببناء "عرض مستوى الخدمة"، وهو أساس استجابة المورد للعروض المقدمة من المورد وأداء العقد. إن تضمين طلب تقديم العروض في طلب تقديم العطاءات يعطي كل مورد المعلومات التي يمكن من خلالها إعداد عرضه. نظرًا لأن المورد الفائز سينفذ العقد وفقًا للمتطلبات الواردة في طلب عقد البيع، فمن المهم تضمين جميع المتطلبات والتوقعات الفنية والوظيفية ومتطلبات الأداء وإدارة المشروع بوضوح ودون غموض في طلب عقد البيع. يوفر VITA SCM نموذج SOW ونموذج أمر تغيير SOW للمستخدمين المصرح لهم لاستخدامه عند الطلب من عقد VITA على مستوى الولاية في هذا الموقع تحت القسم المسمى "الأدوات:" https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/. هذا النموذج والإرشادات الواردة في هذا الفصل هي توصيات لأفضل الممارسات. يمكنك استخدام النموذج، أو الإرشادات التالية، أو أي مزيج من هذه الإرشادات - بما يتناسب مع حجم وتعقيد عملية الشراء الخاصة بك. IT ستتطلب المشاريع التي تتطلب موافقة CIO و/أو إشراف VITA اتباع معايير وسياسات إدارة مشاريع الكومنولث المتوفرة على هذا الرابط: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.
يجب أن يُكتب عرض مستوى الخدمة كوثيقة توضيحية موجزة ومحددة لأنها بيان بمتطلبات الوكالة والتزام المورد بالأداء. في اتفاقات مستوى الخدمة غير القائمة على الأداء، قد يُطلب من المورد أداء العمل بطريقة محددة، باستخدام مواصفات مفصلة، وتحديد الموظفين الرئيسيين الذين سيتم توفيرهم والأساليب التي سيتم استخدامها في عقود الخدمة. يجب أن يكون عرض مستوى الخدمة المكتوب بشكل جيد:
- كن مستنداً مستقلاً بذاته.
- أن يتم صياغتها بطريقة عامة إلى خاصة.
- أن يكون توسعًا في التفاصيل المصممة من نتائج تعريف المتطلبات وبيان النطاق المعتمد وخاليًا من التناقضات و/أو المتطلبات المتضاربة.
- أن تكون مصممة بشكل فردي لمراعاة فترة الأداء، والعناصر القابلة للتسليم، إن وجدت، ودرجة المرونة المطلوبة في الأداء.
- عدم تكرار المواد التي تم تضمينها بالفعل في أجزاء أخرى من طلب تقديم العروض/العقد.
- صِف بالتفصيل ما سيقوم المورد بإنجازه من خلال معالجة العناصر الأربعة التالية:
- ما الذي يجب القيام به وما هي المخرجات/المعالم الرئيسية؟
- من سيقوم بماذا (وكالة، مورد، وكيل CoVA من طرف ثالث، إلخ).
- متى سيتم إنجازه حسب النواتج و/أو المعالم الرئيسية؟
- أين سيتم ذلك؟
- كيف سيتم ذلك وكيف ستعرف الوكالة متى سيتم ذلك (أي الاختبار والقبول)؟
سيعتمد محتوى وتفاصيل طلب عقد الشراء على طبيعة عملية الشراء ويمكن أن يتراوح بين البساطة الشديدة - شراء برمجيات معبأة - إلى التعقيد الشديد - شراء حل أو تصميم نظام. تقييم الاحتياجات/تعريف الاحتياجات/تعريف المتطلبات/تفاصيل وضع المواصفات (راجع الفصل 8) يجب أن تكون مكررة في بعض المجالات ذات الصلة من خطة العمل الاستراتيجية. يجب أن تشتمل جميع خطط عرض مستوى الخدمة على الحد الأدنى من المكونات التالية:
- مقدمة-وصف عام للمشتريات.
- الخلفية-المعلومات التي تساعد الموردين على فهم طبيعة وتاريخ الوكالة والمشروع والجمهور الذي يتم خدمته والغرض من المتطلبات الجديدة. عند الاقتضاء، قم بتضمين بيئة التكنولوجيا الحالية والمطلوبة (البنية) والواجهات مع وصف بياني ونصي.
- النطاق-استعراض شامل لـ SOW الذي يربط بين المعايير والجوانب المهمة للمتطلبات، المأخوذة من بيان النطاق.
- التوجيهات المعمول بها المستندات أو المعايير أو المواصفات أو التوجيهات المرجعية (إن وجدت) - إن وجدت - التي تكون إما إلزامية أو إعلامية للمشتريات.
- متطلبات الأداء-ما هو المطلوب إنجازه ومعايير الأداء ومستويات الجودة المقبولة.
- المتطلبات القابلة للتسليم-منتجات التكنولوجيا، والخدمات، والبرمجيات، وتقارير المشروع والتقارير الأخرى، والاختبارات وجميع المخرجات والمتطلبات الرسمية التي يجب أن يقدمها المورد خلال العقد.
- ضمان الجودة ومعايير القبول-الموافقة هي عملية رسمية ومكتوبة تقوم بها الوكالة للإقرار بأن النواتج تتوافق مع متطلبات العقد المعمول بها من حيث الجودة والكمية والمتطلبات الأخرى. قد يتضمن القبول أو لا يتضمن عمليات ضمان الجودة وعادةً ما يسبق الدفع. يجب توفير إجراءات القبول الرسمي لأي تسليمات مرحلية، وكذلك القبول النهائي.
فيما يلي قائمة شاملة توفر مجموعة مختارة من الاعتبارات الخاصة بمحتوى خطط العمل التي تتراوح بين عمليات الشراء البسيطة والمعقدة - من مكون واحد IT إلى تصميم أنظمة رئيسية. قد يستخلص فريق المشروع تذكيرات مفيدة من هذه القائمة على الرغم من أنها قد لا تكون جميعها ذات صلة بعملية شراء معينة. يمكن سحب العديد من التفاصيل من وثيقة تعريف المتطلبات لضمان اكتمالها ودقتها.
بناءً على حجم المشروع ومدى تعقيده وتفويضه وعتبات الموافقة عليه، يجب على صاحب العمل ضمان الامتثال لأي معايير ومتطلبات إدارة مشاريع الكومنولث لبناء خطط العمل الخاصة بالمشروع، الموجودة على عنوان URL هذا: https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.
|
مقدمة |
هذا وصف عام للمشتريات. |
|
الخلفية |
قدم معلومات عن الوكالة و/أو المشروع/البرنامج و/أو الخدمات التي تتأثر بهذا الشراء. تضمين رسومات بيانية لبيئة المستخدم/سير المعلومات/بيئة العمل والتشغيل الحالية. |
|
بيان النطاق |
التراجع عن بيان النطاق الذي تم إعداده في الخطوة 2 من هذه العملية. |
|
ملخص التقنية والوظيفية والأداء الهدف (الأهداف) |
تقديم وصف عام لهذه الأهداف. |
|
ملخص تقني, المتطلبات الوظيفية ومتطلبات الأداء |
تقديم وصف عام لهذه المتطلبات بما في ذلك جميع الحلول والمنتجات و/أو الخدمات المطلوبة. |
|
المتطلبات التقنية والوظيفية ومتطلبات الأداء المحددة |
يجب أن تكون المتطلبات المحددة والمفصلة موصوفة بالكامل وتتضمن بنية تشغيل الوكالة/بيئة المستخدم المطلوبة، إذا كانت معروفة. إذا كان المورد سيقدم ذلك كجزء من عرضه، فسيتم التفاوض على هذه المتطلبات ووضعها في صيغتها النهائية كمعرض شروط وأحكام العقد النهائي. ويشمل ذلك جميع المتطلبات الفنية والوظيفية لجميع البرمجيات والأجهزة والحل و/أو النظام الذي يتم شراؤه ويشمل أي خدمات ذات صلة. إذا كان تطوير المتطلبات/تصميم النظام هو أحد النواتج، فسيتم الانتهاء من ذلك قبل التطوير والتنفيذ والاختبار النهائي وسيصبح ناتجًا منفصلاً في إطار SOW. |
|
تطوير المتطلبات |
إذا كان هذا جزءًا مما سيقوم به المورد، فاذكر ذلك وأدرج مراجع في الجدول الزمني للمراحل الرئيسية للمشروع وقائمة المخرجات. |
|
بيئة نظام التطوير والاختبار المخصصة |
نفس البند السابق |
|
تصميم الأعمال والتصميم الفني |
نفس البند السابق |
|
متطلبات الواجهة البينية/التكامل/النظم القديمة |
نفس البند السابق. يجب أن يوفر طلب تقديم العطاءات جميع المعلومات المعروفة حول هذه المتطلبات حتى يتمكن الموردون من تقديرها بشكل كافٍ واقتراح نهج، ويجب تضمين هذه المتطلبات في شروط وأحكام العقد النهائي وجدول المعالم وقائمة النواتج. |
|
تحويل البيانات |
يجب على الوكالة معرفة حالة البيانات التي تتطلب التحويل ونقلها. عادة، يمكن أن تكون هذه منطقة ضعف عالية التكلفة و/أو مخاطر الأداء. |
|
فاتورة المواد |
قائمة بجميع مكونات البرامج والأجهزة وتواريخ التسليم المتوقعة |
|
الاختبار |
قم بتضمين متطلبات أي تثبيت وتهيئة ونظام ووظيفة ومنتج واختبار بيتا/إنتاج واختبار القبول النهائي. ضع في اعتبارك بعناية مدة الاختبار وبيئته لمحاكاة اختبار واقعي. |
|
معايير القبول وإجراءات القبول |
تضمين معايير قبول محددة لجميع المخرجات بدءًا من التقارير الورقية وحتى تسليم النظام النهائي. من المستحسن تحديد وقت موافقة الوكالة، ووقت إعادة تقديم الموردين وما إلى ذلك. تأكد من عدم تقديم أي معلومات متضاربة هنا و/أو في لغة العقد الفعلية. |
|
عملية إدارة المخاطر |
تضمين المتطلبات/الإجراءات المكتوبة الخاصة بمدة العقد وتعزيز التواتر ومجالات المخاطر (التكلفة، والجدول الزمني، والتصميم/التطوير، والوصل البيني، وما إلى ذلك) للمراقبة/إعداد التقارير حسب درجة تعقيد عملية الشراء. قد تكون التقارير/التسليمات المكتوبة مطلوبة أيضًا. قد يكون إنشاء حساب ضمان ضرورياً أيضاً لحماية الاستخدام المستمر لبرمجيات الموردين في حالة إفلاس المورد أو أي تغيير آخر في العمل قد يؤدي إلى انقطاع استمرارية العمل. |
|
متطلبات مراقبة الجودة/التأكد من الجودة |
وصف جميع متطلبات مراقبة الجودة من قبل المورد، وضمان الجودة والمراقبة من قبل الوكالة أو مورد مستقل من الفئة الرابعة&الخامسة، بما في ذلك جميع الخطط المطلوبة، والتقارير المجدولة والتفاصيل المتعلقة بكيفية وتوقيت التقاط المقاييس/التحقق من صحتها. انظر الفصل 21 من هذا الدليل للاطلاع على مناقشة كاملة حول التعاقد القائم على الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة. |
|
Configuration/change management/engineering متطلبات تتبع القرار |
وصف/قائمة بجميع المخططات والرسومات الهندسية والمخططات والخطط والوثائق وغيرها من مخرجات التتبع المطلوبة لمواصلة استقلالية الوكالة التشغيلية إذا لزم الأمر وتسجيل الخبرة التاريخية للرجوع إليها في المستقبل. |
|
متطلبات إدارة المشروع |
اعتماداً على مدى تعقيد عملية الشراء، يمكن أن تكون هذه المتطلبات بسيطة أو شديدة. يمكن تقاسم مسؤوليات إدارة المشروع بين الوكالة والمورد أو يمكن أن يقوم بها أحد الطرفين فقط؛ ومع ذلك، يجب أن يكون ذلك مذكورًا بوضوح. قد تكون هناك حاجة إلى معايير معينة لإدارة مشاريع الكومنولث للمشاريع الكبرى وتلك التي تتطلب إشرافًا من VITA. |
|
متطلبات التدريب والتوثيق |
قد يشمل التدريب خارج الموقع أو في الموقع حسب الأنسب لميزانية الوكالة. قم بتضمين عدد المشاركين، والمواقع، ونوع التدريب الذي سيتم إنجازه وجميع التفاصيل المتعلقة بالتدريب بقيادة المدرب، أو تدريب المدربين، أو الفصول الدراسية، أو الكمبيوتر أو شبكة الإنترنتالقائمة، إلخ. |
|
الاجتماعات/المراجعات (التصميم/حالة المشروع/المراجعات) |
تُستخدم لمراقبة المشروع والحفاظ على سلامة المشروع والمساءلة عنه. قد يُطلب من المورد الحضور أو لا يُطلب منه الحضور؛ ولكن إذا كان مطلوباً منه الحضور، فسيتم تضمين السفر في أسعاره. تطبق لوائح دائرة حسابات فيرجينيا للبدل اليومي. |
|
قابلية الصيانة والموثوقية و/أو متطلبات الدعم والصيانة |
قم بتضمين جميع متطلبات الصيانة والدعم أثناء فترة الضمان ولأي سنوات خارجية كما هو مدرج في الميزانية ومدرج في العقد. تعتمد خدمات الدعم ذات الصلة عادةً على العرض التجاري المعتاد للمورد، ما لم يتم التفاوض على خلاف ذلك. |
|
متطلبات الأداء/الوظائف |
تضمين عزل الأعطال، ومعايير الحد الأدنى والأقصى للتحمل، ومتوسط الوقت بين الأعطال، والظروف البيئية، وما إلى ذلك. يمكن تضمين توقعات مستوى الخدمة وحوافز الوفاء بها ومراقبتها، من أجل السداد الكامل أو التخفيضات المئوية المحددة للمورد حسب الضرورة لتشجيع الأداء الناجح. |
|
مخرجات العقد |
ضع قائمة بجميع الأجهزة والبرمجيات والنظام/الحل والنواتج الورقية مثل خطط ضمان الجودة/مراقبة الجودة، وخطط التحكم في التكوين، وخطط الاختبار، وخطط/ تقارير&V، وتقارير الحالة الشهرية، وخطط تقييم المخاطر، وخطط المشروع/المعالم الرئيسية، وخطط GANTT، إلخ. تضمين تاريخ الاستحقاق، والكمية، وأي تنسيق مطلوب، والوسائط (ورقي، إلكتروني، قرص مدمج، قرص مدمج، قرص DVD، إلخ)، ومتى يحين موعد التقديم، ولمن/إلى أين يتم التقديم، والأيام التي يجب على الوكالة مراجعتها/قبولها. |
|
المعايير/المواصفات/التوجيهات |
تضمين جميع المعايير المطلوبة للوكالة/VITA/COVA/الفيدرالية أو التجارية أو الصناعية، ومعايير عملية SEI، IT إمكانية الوصول/508 الامتثال، وقانون HIPAA، والبيئة، والتعبئة والتغليف، والحجم، والشكل، وما إلى ذلك، وتحديد ما إذا كانت هذه متاحة للعرض أو مضمنة كمرفقات. تأكد من تضمين أي رسومات أو مواصفات أساسية، ومسرد المصطلحات الفنية، والمخططات التنظيمية، وما إلى ذلك. تأكد من عدم إغفال أو استبعاد معايير الكومنولث ذات الصلة الموجودة على عنوان URL هذا: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-المعايير/ |
|
الأحكام الحكومية أو أحكام الموردين |
تحديد أي معدات ومرافق ومواد وموارد سيقدمها الكومنولث إلى المورد أو العكس لتنفيذ العقد. تضمين تواريخ التوريد ومتطلبات الإرسال وإجراءات الإرجاع. |
|
متطلبات الجدول الزمني للمشروع/فترة الأداء |
تقديم مدة إجمالية وجدول زمني للمراحل الرئيسية (أو طلب جدول زمني مقترح من الموردين سيتم تضمينه في أي عقد ناتج) مع تواريخ متوقعة أو محددة (تقويمية أو "أيام بعد الترسية"). خذ تخطيط المشروع ومعالمه الرئيسية إلى أدنى مستوى لمراقبة حالة الأداء على أفضل وجه. ضع في اعتبارك أي تبعيات للمشروع قد تؤثر على المراحل الرئيسية والجدول الزمني الإجمالي. |
|
مكان الأداء |
في حالة وجود موقع آخر غير موقع المورد، اذكر المواقع والنسبة المئوية للوقت في أماكن خارج الموقع؛ مع تضمين حضور المورد للاجتماعات. إذا تم الأداء في VITA أو أي موقع مستخدم معتمد آخر، كن محددًا في التوقعات الخاصة بالحضور، والتحقق من الخلفية، والوصول إلى المكتب، وما إلى ذلك. |
|
المتطلبات الخاصة/الموظفين الرئيسيين |
إذا كان هناك شرط في طلب تقديم العروض بأن يقدم المورد سير ذاتية للموظفين الرئيسيين، فيمكن تسمية هؤلاء الأفراد في طلب العروض النهائي المتفاوض عليه مع اشتراط موافقة الوكالة الخطية على أي بدائل خلال مدة العقد. قم بتضمين كل هذه اللغة إذن في طلب تقديم العروض. إذا كان بعض الموظفين أساسيين لنجاح المشروع، فقم بتسميتهم على وجه التحديد وحدد كيف سيتم استبدالهم ومتى سيتم استبدالهم إذا غادروا المشروع لأي سبب من الأسباب. |
|
نوع التسعير |
حدد أن الأداء سيكون على أساس الوقت & المواد و/أو السعر الثابت؛ ومع ذلك، سيكون جدول التسعير الفعلي معرضًا قائمًا بذاته للعقد. |
|
نقطة (نقاط الاتصال) الفنية |
تقديم أسماء ومعلومات الاتصال الخاصة بمديري المشروع المعينين و/أو الممثلين الفنيين المعينين، مع تحديثها عن طريق تعديل العقد حسب الضرورة أثناء تنفيذ العقد. |
|
أي متطلبات ضمان خاصة |
تأكد من أنها لا تكرر أي شروط ضمان عامة موضوعة في مكان آخر في مستند العقد. |
|
متطلبات الأمان و/أو الوصول |
تضمين جميع متطلبات الوصول المادي للوكالة/VITA/ الكومنولث والوصول إلى البيانات (الورقية والإلكترونية) ومتطلبات الاستضافة. توجد متطلبات أمان VITA على هذا الموقع الإلكتروني: https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-السياسات-المعايير/ وينبغي تضمين الإشارة إليها في طلب عرض الأسعار، إذا كان ذلك ينطبق على عملية الشراء IT. يعد الحوار مع ممثلي VITA AITR/إدارة المشروع بشأن هذا الأمر أمرًا بالغ الأهمية لبناء أي من هذه المتطلبات. |
|
متطلبات الإشراف على السحابة المؤسسية (ECOS) |
تحقق من عقد VITA على مستوى الولاية الذي يتم استخدامه لإصدار هذا العرض من طلبات العروض. إذا كان لا عقد الخدمات السحابية أو البرمجيات كخدمة (SaaS) و DOE لا تضمين شروط السحابة/الخدمة كخدمة مطلوبة، أو إذا كان نطاق العقد DOE لا تفويض و قائمة المنتجات DOE لا تشمل منتجات SaaS، اتصل ب scminfo@vita.virginia.gov قبل الذهاب إلى أبعد من ذلك لتحديد الخطوات التالية. إذا كان العقد DOE يتضمن شروط السحابة/الخدمة كخدمة المطلوبة، فاتصل بـ enterpriseservices@vita.virginia.gov لتحديد ما إذا كان منتج SaaS معين قد تمت الموافقة عليه ECOS أم لا وتحديد الخطوات التالية. |
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.