الفصل 11 - تخطيط مشتريات تكنولوجيا المعلومات والتوريد الاستراتيجي

الخطوة 

الإجراء 

1. 

تطوير متطلبات المنتج و/أو الخدمة و/أو الحل والموافقة عليها. 

2. 

استخدم وثائق ونماذج طلب تقديم العطاءات المعتمدة كما تمت مناقشتها في الفصل 24وطلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية، و الفصل 25IT تكوين العقود 

3. 

وضع معايير تقييم توفر تعريفات واضحة وموجزة لكل معيار. 

4. 

وضع خطة مفصلة لتسجيل الدرجات تشرح كيفية تقييم المقترحات وتقدم المعنى المحدد لمنهجية تسجيل الدرجات. 

5. 

تحديد ما إذا كان هناك ما يبرر عقد مؤتمر ما قبل تقديم العطاءات/مؤتمر ما قبل تقديم العروض. 

6. 

تحديد معالم المشروع الرئيسية والمنجزات الرئيسية للمشروع وتحديد المعالم اللوجستية الرئيسية التي قد تؤثر على المنافسة. حدد ما إذا كان ينبغي ربط مدفوعات الموردين بالمراحل الرئيسية أو النواتج الرئيسية وما إذا كان هناك حاجة إلى أي مبالغ محتجزة قبل القبول النهائي. 

7. 

تحديد ما إذا كانت هناك ترابطات أخرى ذات صلة بالمشروع قد تؤثر على الجدول الزمني للمشروع. 

8. 

ناقش نوع العقد المناسب أو ما إذا كانت هناك حاجة إلى عقد متخصص وأي شروط وأحكام محددة. بالنسبة لمشتريات السحابة/الخدمات كخدمة، راجع قائمة مراجعة إجراءات ECOS لطلبات وعقود الحلول السحابية للحصول على معلومات إضافية ولغة طلب العطاءات الموصى بها هنا: أدوات المشتريات | وكالة فيرجينيا لتكنولوجيا المعلومات 

بغض النظر عن المبلغ، إذا كانت عملية الشراء تنطوي على حل خارج مكان العمل (سحابي مستضاف)، يجب على الوكالات اتباع عملية خدمات الإشراف على السحابة المؤسسية (ECOS) و سير عمل سياسة الطرف الثالث. يجب إكمال تقييم أمني للخدمة السحابية من قبل المورد والموافقة عليه من قبل شركة ECOS، من خلال طلب عمل 1-003، ويجب تضمين شروط الخدمات السحابية الخاصة & شروط خاصة في العقد قبل الترسية. 

يحدد موقع VITA الحد الأدنى من المتطلبات التعاقدية لمشاريع التكنولوجيا "الرئيسية" والمشتريات المفوضة الشروط والأحكام المحددة للمشتريات المفوضة من الوكالة وتلك التي تتطلب موافقة CIO ويمكن الاطلاع عليها على الموقع الإلكتروني VITAهنا: https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ .

9. 

تحديد أو تحديد مستويات الخدمة القائمة على الأعمال التجارية اللازمة لتطوير عقد قائم على الأداء وتطبيق العلاجات المطلوبة. 

10. 

وضع خطة لإدارة التغيير لإدارة التوقعات والاتصالات. 

11. 

إنشاء حزمة طلب تقديم العروض/الدعوة لتقديم العطاءات، بما في ذلك أي مواصفات مرفقة ومخططات بيانية وما إلى ذلك. 

12. 

احصل على أي مراجعة و/أو موافقات ضرورية (أي قانونية، CIO ، إدارة خدمات المشاريع) قبل إصدار طلب تقديم العطاءات.