|
دور المشتريات
|
المسؤوليات
|
|
رئيس مشتريات الوكالة/اختصاصي توريد/اختصاصي مشتريات الوكالة
|
- كن على دراية بنطاق العمل والأهداف الفنية والتجارية للمشروع.
- تحديد ما إذا كان VITA لديه عقد على مستوى الولاية IT يلبي حاجة العمل IT ، وبالتالي إلغاء عملية شراء جديدة.
- تطوير منهجية وإطار عمل خطة المشتريات.
- تحديد الأدوار والمسؤوليات وتعيين الأدوار والمسؤوليات طوال مدة عملية الشراء لكل عضو من أعضاء الفريق.
- العمل كنقطة اتصال وحيدة (SPOC) للفريق؛ وفريق التقييم، إذا كانت المجموعة مختلفة؛ واللجنة التوجيهية، إن وجدت؛ والموردين والإشراف على عملية الشراء.
- التنسيق والمشاركة في تقييم جميع مخاطر المشروع المحتملة بما في ذلك طرق التخفيف من المخاطر المحتملة وصياغة طلب تقديم العروض/العقود مع أصحاب المصلحة المناسبين؛ أي مالك العمل ومدير المشروع ومسؤول أمن المعلومات ومحلل الميزانية.
- المشاركة مع الفريق في وضع معايير تقييم واضحة المعالم.
- المشاركة مع الفريق في وضع خطة تسجيل واضحة وموجزة.
- اختر أفضل نوع عقد لنجاح المشروع.
- الحصول على جميع اتفاقيات السرية/عدم الإفصاح والحفاظ عليها من أعضاء الفريق والخبراء المتخصصين وفريق التقييم، إذا كانت المجموعة مختلفة.
- إعداد وثائق طلب تقديم العروض/طلب تقديم العروض والتقييم. يجب على أخصائيي مصادر VITA استخدام قوالب VITA.
- رئاسة مؤتمر مقدمي العطاءات/مؤتمر ما قبل تقديم العروض في حال انعقاده.
- نشر وثائق استدراج العروض والرد على أسئلة الموردين.
- الحصول على توضيح لمقترحات الموردين إذا لزم الأمر.
- المشاركة مع الفريق في العروض التوضيحية لمنتجات الموردين والعروض الشفهية، إذا تم عقدها.
- توفير معلومات الأسعار من مقدمي العروض والمحافظة عليها.
- المشاركة في تقييم العروض ومفاوضات العقود وقيادتها.
- العمل كرئيس لفريق التقييم.
- مراجعة توصية التقييم والموافقة عليها.
- المساعدة في تكييف العقد مع الاحتياجات الفريدة للمشروع.
- حماية وإدارة سلامة المشروع والقدرة على إنجاز العمل.
- حماية وإدارة العلاقة مع الموردين المحتملين وإدارتها.
- ضمان النزاهة العامة لعملية الشراء من خلال المنافسة العادلة والمفتوحة.
- تنسيق المراجعة القانونية و/أو CIO والموافقة على وثائق المشتريات المطلوبة قبل الإصدار/التنفيذ.
- ترسية العقد وما بعد العقد.
- تأكد من اكتمال ملف المشتريات.
|
|
صاحب عمل
|
- تحديد المتطلبات.
- تحديد الميزانية والجدول الزمني المطلوب والقيود المحتملة الأخرى.
- التأكد من توافق عملية الشراء مع الخطة (الخطط) الاستراتيجية للوكالة والكومنولث IT.
- تحديد شروط الرضا بالأداء والقبول النهائي.
- تحديد احتياجات العمل مثل:
- العروض التوضيحية
- اختبار الترابط/الموافقة
- مستويات الخدمة
- المعالم/شروط السداد
- المعايير والشهادات الفنية والمهنية المطلوبة من الموردين (الوكالة، VITA، الكومنولث، الكومنولث، الفيدرالية، إلخ)
- دعم المفاوضات للتأكد من أن العقد النهائي يدعم احتياجات العمل ومتطلبات الوكالة.
- العمل في فريق التقييم لتقييم ردود الموردين.
- تنسيق مشاركة VITA PMD وعملية الموافقة على PGR.
|
|
|
مسؤول أمن معلومات الوكالة أو AITR
|
- تأكد من تضمين طلب تقديم العطاءات جميع متطلبات السياسة الأمنية المناسبة للوكالة و VITA، بما في ذلك نظام ECOS، إذا كان الشراء حلاً قائمًا على السحابة أو قد يكون كذلك.
- التعاون مع مركز العمليات الاستراتيجية الخاصة و VITA الجهات المعنية بالأمن و ECOS.
|
|
|
خبير موضوعي (SME)
|
- امتلاك الكفاءة و/أو المعرفة التقنية أو الصناعية أو السلعية أو الخدمية الخاصة بالمشروع.
- قد يكون عضوًا في الفريق أو موردًا للفريق.
|
|
|
استشاري خارجي
|
- كفاءة و/أو معرفة استشاري خارجي في المجال التقني أو الصناعي أو السلعي أو الخدمي غير متوفرة من مورد داخلي.
- تقديم المشورة أو المساعدة لأعضاء فريق التوريد.
- العمل كمورد غير مصوت لفريق التوريد.
- ممنوع من الاستفادة من نتائج أي ترسية أو المشاركة في إعداد طلب تقديم العروض.
|
|
|
أعضاء فريق التقييم
|
- الأفراد المعينون/المسؤولون عن تقديم توصية الجائزة.
- وعادةً ما يضم فريق مشروع المشتريات/فريق التقييم عادةً ممثلاً للوكالة (مالك العمل)، والشركات الصغيرة والمتوسطة، ويقودها رئيس المشتريات في الوكالة/المختص في التوريد.
- يشارك كل عضو في تقديم مدخلات تجارية وقانونية وفنية ومالية وفقاً لمجال خبرته. يقوم الأعضاء بتقييم مجال خبرتهم فقط حسب ما تم تعيينه.
|
|
|
نقطة اتصال واحدة (SPOC)
|
- يؤدي هذا الدور رئيس مشتريات الوكالة/اختصاصي التوريد في الوكالة. (انظر مسؤوليات الدور أعلاه.)
- هل هو المورد المخصص للاتصالات مع الموردين وجميع الموردين الآخرين أثناء عملية طلب تقديم العطاءات؟
|
|