طلب السجلات (قانون حرية المعلومات)

• يحق لك طلب فحص السجلات العامة أو الحصول على نسخ منها.
• يحق لك طلب تقدير أي رسوم على السجلات المطلوبة مقدمًا.
• إذا كنت تعتقد أنه كان هناك انتهاك لحقوقك بموجب قانون حرية المعلومات، فيمكنك تقديم التماس في محكمة المقاطعة أو محكمة الدائرة لإجبارك على الامتثال لقانون حرية المعلومات. يمكنك أيضًا الاتصال بالمجلس الاستشاري لحرية المعلومات(http://foiacouncil.dls.virginia.gov) للحصول على رأي استشاري غير ملزم.

اطلب السجلات أو المستندات الموجودة.
ينص قانون حرية المعلومات على الوصول إلى السجلات، وليس على الهيئات العامة للإجابة عن الأسئلة المتعلقة بعملها. كما أنه لا يتطلب إنشاء سجل غير موجود. انظر VA. القانون 2.2-3704(د).

أخبرنا بالصيغة التي ترغب في استلام السجلات بها.
ستعمل VITA معك لتوفير السجلات الإلكترونية بالتنسيق الذي تستخدمه VITA في سياق العمل المعتاد. على سبيل المثال، إذا كنت تطلب سجلات محفوظة في جدول بيانات Excel، فيمكنك اختيار الحصول على مستند Excel، أو تنسيق آخر متاح بسهولة مثل CSV أو PDF، أو نسخة مطبوعة. يُرجى ملاحظة أن طباعة وتوفير نسخ ورقية من السجلات المحفوظة في شكل إلكتروني سيؤدي على الأرجح إلى تكبد تكاليف.

قد نحتاج إلى مناقشة طلبك معك.
لا ينبغي أن يكون تقديم طلب قانون حرية المعلومات عملية عدائية، ونحن نفضل حل طلبك بطريقة مقبولة للطرفين. قد نحتاج إلى مناقشة طلبك معك للتأكد من فهمنا للسجلات التي تسعى للحصول عليها. يمكن أن يساعد توضيح الطلب أيضاً في تجنب تكبد تكاليف غير ضرورية. في حالة تقديمك طلب سجلات كبيرة، سنحاول التوصل إلى اتفاق معك حول الرد.

كيفية طلب السجلات من VITA
لا يتطلب قانون حرية المعلومات أن يكون طلبك مكتوبًا، ولا تحتاج إلى أن تذكر على وجه التحديد أنك تطلب سجلات بموجب قانون حرية المعلومات. ومع ذلك، فإن الطلب المكتوب ينشئ سجلاً لطلبك مع بيان واضح للسجلات التي تطلبها حتى لا يكون هناك سوء فهم لطلب شفهي. كما أنه يسهل الاتصال بك. نحن نشجعك على طلب السجلات كتابيًا، عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان VITA FOIA.

حدّد السجلات التي تسعى للحصول عليها من خلال "تحديداً معقولاً."
يتطلب هذا المعيار المنطقي أن تكون محددًا بما فيه الكفاية حتى نتمكن من تحديد السجلات التي تبحث عنها وتحديد موقعها.  يُرجى ملاحظة أنه من المرجح أن تتكبد الطلبات الواسعة النطاق تكاليف فعلية كبيرة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها. انظر VA. القانون 2.2-3704(و) & (ح).

لطلب سجلات VITA أو إذا كانت لديك أسئلة، يُرجى الاتصال بمسؤول قانون حرية المعلومات لدينا، جوشوا هيسلينجا.

أفضل طريقة لطلب السجلات هي عن طريق البريد الإلكتروني على FOIA@vita.virginia.gov, لكن يمكنك أيضًا الاتصال بنا عبر الهاتف على الرقم (804) 510-7288، أو عبر البريد على

وكالة فيرجينيا لتكنولوجيا المعلومات
عناية: مسؤول قانون حرية المعلومات
7325 بوفونت سبرينغز درايف
ريتشموند، فيرجينيا 23225

بالإضافة إلى ذلك، فإن المجلس الاستشاري لحرية المعلومات متاح للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك حول قانون حرية المعلومات. اتصل بموظفي المجلس على foiacouncil@dls.virginia.gov أو عبر الهاتف على الرقم (804) 698- 1810. يمكنك تقديم تعليق عام إلى مجلس قانون حرية المعلومات من خلال نموذج التعليق العام الخاص بقانون حرية المعلومات. 

يجب على VITA الرد على طلبك في غضون خمسة أيام عمل من تاريخ استلامه.
تبدأ فترة الخمسة أيام في يوم العمل التالي لاستلامنا طلبك ولا تشمل عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات الرسمية.

إن السبب وراء طلب السجلات العامة لـ VITA غير ذي صلة.
مسؤوليات VITA في الاستجابة لطلبك هي نفسها بغض النظر عن سبب طلبك. ومع ذلك، ينص قانون حرية المعلومات على أنه يجوز للهيئة العامة أن تطلب من مقدمي الطلبات تقديم أسمائهم وعناوينهم القانونية. انظر VA. 23704المادة.2-(أ) من القانون.2-(أ).

هناك خمسة أنواع عامة من الردود على طلبات قانون حرية المعلومات.
إذا كانت VITA هي الوصي على السجلات المطلوبة، فإن قانون حرية المعلومات يتطلب أن تقوم VITA بتقديم أحد الردود التالية على طلبك خلال فترة الخمسة أيام. انظر VA. القانون 2.2-3704(ب):

1. نوفر لك السجلات التي طلبتها بالكامل
2. نحن نحجب جميع السجلات التي طلبتها لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا حجبنا جميع السجلات، يجب أن نرسل لك ردًا كتابيًا. يجب أن تحدد تلك الكتابة حجم وموضوع السجلات المحجوبة وتذكر القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح لنا بحجب السجلات.
3. نحن نقدم بعض المعلومات المطلوبة، لكننا نحجب معلومات أخرى. اعتمادًا على الظروف، قد نقوم بتنقيح جزء من السجل الذي قد يتم حجبه ونزودك ببقية السجل. يجب أن نقدم لك ردًا مكتوبًا يوضح القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح لنا بحجب بعض أو كل السجلات المطلوبة.
4. تعذر العثور على السجلات المطلوبة أو غير موجودة. إذا علمنا أو فهمنا أن هناك وكالة أخرى لديها السجلات المطلوبة، فسيتضمن ردنا معلومات الاتصال بتلك الوكالة.
5. إذا لم يكن من الممكن عملياً أن تستجيب VITA لطلبك خلال فترة الخمسة أيام، فيجب أن نذكر ذلك كتابياً ونوضح السبب. سيتيح لنا ذلك سبعة أيام عمل إضافية للرد على طلبك، مما يمنحنا 12 أيام عمل كاملة للرد على طلبك.

إذا كان يجب توجيه الطلب إلى وكالة أخرى - على سبيل المثال، لأن VITA ليست الجهة الوديعة للسجلات المطلوبة - سنقوم بتحديد الوكالة الأخرى وتقديم معلومات الاتصال بها.

قد تعمل VITA معك أو تقدم التماسًا للمحكمة للحصول على وقت استجابة إضافي.
إذا قدمت طلبًا للحصول على عدد كبير جدًا من السجلات، وشعرنا أنه لا يمكننا تقديم السجلات لك في غضون 12 يومًا دون تعطيل مسؤولياتنا التنظيمية الأخرى، فقد نلتمس من المحكمة وقتًا إضافيًا للرد على طلبك. ومع ذلك، سنبذل جهدًا معقولاً للتوصل إلى اتفاق معك بشأن إنتاج السجلات قبل أن نذهب إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.

يجوز للهيئة العامة فرض رسوم معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها.

يجوز للهيئة العامة فرض رسوم معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية التي تتكبدها في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها، ويجب أن تبذل كل الجهود المعقولة لتوفير السجلات المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة. لا يجوز لأي هيئة عامة أن تفرض أي رسوم أو نفقات خارجة أو وسيطة أو زائدة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو القيام بالأعمال العامة للهيئة العامة. يجب ألا تتجاوز رسوم النسخ التي تتقاضاها الهيئة العامة التكلفة الفعلية للنسخ. قبل إجراء البحث عن السجلات، تقوم الهيئة العامة بإخطار مقدم الطلب خطيًا بأنه يجوز للهيئة العامة أن تتقاضى رسومًا معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية التي تتكبدها في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها، وتستفسر من مقدم الطلب عما إذا كان يرغب في طلب تقدير التكلفة قبل توفير السجلات المطلوبة على النحو المنصوص عليه في القسم الفرعي (و) من المادة 2.2-3704 من قانون فيرجينيا. ويترك أمر فرض هذه الرسوم من عدمه لتقدير الهيئة العامة.

قد يتعين عليك الدفع مقابل السجلات التي تطلبها من VITA.
يسمح لنا قانون حرية المعلومات بفرض رسوم على التكاليف الفعلية للرد على طلبات قانون حرية المعلومات. ويشمل ذلك بنودًا مثل وقت الموظفين المستغرق في البحث عن السجلات المطلوبة ومراجعتها، وتكاليف النسخ، وأي تكاليف أخرى تتعلق مباشرةً بتوفير السجلات المطلوبة. لا يمكن أن تشمل التكاليف العامة العامة. انظر VA. القانون 2.2-3704(و). 

تقوم VITA بتقييم ما إذا كان سيتم فرض رسوم على أساس كل طلب على حدة.  تستند الرسوم التي تقوم VITA بتقييمها إلى الوقت الذي يقضيه موظفو VITA في الطلب، مثل الوقت الذي يستغرقه مراجعة السجلات وتنقيحها.  إن معدل الساعة الذي تطبقه VITA على رسوم الوقت هذه هو 45دولار/ساعة، والذي تم تحديده في عام 2021 استنادًا إلى الراتب الذي كان يتقاضاه موظفو VITA في ذلك الوقت (لا يشمل المزايا) ولم يتم رفعه منذ ذلك الحين.

قد يُطلب منك دفع عربون.
إذا قدرنا أن تكلفة الرد على طلبك ستزيد عن 200 دولار أمريكي، فقد نطلب منك دفع عربون لا يتجاوز مبلغ التقدير، قبل المضي قدمًا في طلبك. لا تشمل الأيام الخمسة التي لدينا للرد على طلبك الوقت بين الوقت الذي نطلب فيه إيداع مبلغ الإيداع والوقت الذي ترد فيه. انظر VA. القانون 2.2-3704(ح).

يمكنك أن تطلب منا تقدير الرسوم قبل أن تلبي VITA طلبك.
سيسمح لك ذلك بمعرفة التكاليف المقدرة مسبقاً أو يمنحك الفرصة لتعديل طلبك في محاولة لخفض التكاليف المقدرة. انظر VA. القانون 2.2-3704(و). 

يستحق الدفع عند استلام السجلات.
يمكنك أيضاً الدفع مقدماً. إذا كنت مدينًا لـ VITA بأموال من طلب سابق بموجب قانون حرية المعلومات الذي ظل غير مدفوع لأكثر من 30 يوم، فقد نطلب دفع الفاتورة السابقة المستحقة قبل أن نقوم بمعالجة طلبك الجديد بموجب قانون حرية المعلومات والرد عليه. انظر VA. القانون 2.2-3704(1)(I).

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان لدى VITA السجل (السجلات) التي تبحث عنها، يُرجى الاتصال بمسؤول قانون حرية المعلومات لدينا على FOIA@vita.virginia.gov. فيما يلي وصف عام لأنواع السجلات التي تحتفظ بها VITA:

• سياسات VITA ومعاييرها ومبادئها التوجيهية ومنشوراتها الأخرى
• السجلات المتعلقة بموظفي ومسؤولي VITA
• المشتريات التي أجرتها VITA لسلع وخدمات تكنولوجيا المعلومات
• عقود تكنولوجيا المعلومات التي أبرمتها أو تديرها VITA
• السجلات المتعلقة بأداء VITA لمسؤولياتها القانونية الأخرى

يرجى ملاحظة أن VITA مسؤولة عن البحث في سجلاتها الخاصة وإنتاجها فقط استجابةً لطلبات قانون حرية المعلومات. يجب توجيه طلبات قانون حرية المعلومات الخاصة بسجلات الوكالات الأخرى إلى تلك الوكالات.  على الرغم من أن VITA توفر البنية التحتية التكنولوجية التي تنقل إليها الوكالات الأخرى البيانات، إلا أن VITA ليست الجهة الوديعة لتلك السجلات ولا يمكنها تلبية طلبات قانون حرية المعلومات لتلك الجهات. انظر VA. القانون 2.2-3704(ي); فــا القانون 42.1-85(ب).

يسمح قانون فيرجينيا لأي هيئة عامة بحجب بعض السجلات عن الكشف العام. تحجب VITA عادةً السجلات الخاضعة للإعفاءات التالية:

• سجلات الموظفين. انظر VA. القانون 2.2-3705.1 (1).
• السجلات الخاضعة للامتياز بين المحامي وموكله أو منتج عمل المحامي. انظر VA. القانون § §§ 2.2-3705.1(2) & (3).
• برامج المعلومات المملوكة للبائع. انظر VA. القانون 2.2-3705.1 (6).
• السجلات المتعلقة بالتفاوض ومنح العقد، قبل منح العقد. انظر VA. القانون  2.2-3705.1 (12) & § 2.2-4342.
• السجلات التي تصف أو تتعلق بأمن تكنولوجيا المعلومات والتحكم في الوصول. انظر VA. القانون  2.2-3705.2 (2).
• السجلات المتعلقة بالتهديدات أو نقاط الضعف أو الخطط الأمنية المتعلقة بالأمن السيبراني، والتي قد يؤدي نشرها إلى تعريض السلامة أو الأمن للخطر. انظر VA. القانون 2.2-3705.2 (14).
• السجلات المتعلقة بمعاملات الشراء التي تتم وفقًا لقانون فرجينيا للمشتريات العامة. انظر VA. القانون 2.2-4342.

وعلاوة على ذلك، لا يتطلب قانون حرية المعلومات من الوكالات تقديم سجلات استجابةً لطلب من أشخاص مسجونين أو ملتزمين مدنيًا. انظر VA. القانون 2.2-3703(ج).

للتعليق على جودة المساعدة المقدمة لك من قبل VITA، يرجى استخدام نموذج التعليق العام عبر الإنترنت على الموقع الإلكتروني للمجلس الاستشاري لحرية المعلومات.