34.4 إجراء إغلاق العقد
34.4.7 الدفعة النهائية
بالنسبة لجميع الوكالات، يجب أن تكون الدفعة النهائية للعقد هي الخطوة الأخيرة في عملية الإغلاق. قد لا يكون هذا ممكنًا بالنسبة لعقود VITA على مستوى الولاية حيث تقوم الوكالات بالشراء عن طريق أوامر الشراء الفردية من خلال eVA وعندما تمتد مدة أمر الشراء إلى ما بعد تاريخ انتهاء العقد. ومع ذلك، يجب على مدير عقد VITA أن يتأكد مع المورد من عدم وجود مدفوعات متأخرة مستحقة على أي وكالة. في حالة وجودها، يجب على مدير عقد VITA متابعة الإغلاق نيابةً عن المورد.
ينبغي أن يقوم مدير العقد بمراجعة العقد (أو أمر الشراء) للتأكد من عدم وجود أي تخفيضات أو احتفاظ بالتزامات أو التزامات تقاسم التكاليف أو تقاسم الرسوم والتأكد من عدم وجود حوافز أو عقوبات أداء معلقة لضمان إدراج أي تعديلات أو تعويضات ذات صلة في الفاتورة النهائية، بالاتفاق المتبادل بين الموردين.
يجب عدم دفع الدفعة النهائية للمورد إذا تأخر المورد في تقديم أي من النواتج أو التقارير المطلوبة بموجب العقد، أو حتى يتم التوقيع على جميع تقارير الإغلاق السارية من قبل أصحاب المصلحة المعنيين. وبالإضافة إلى ذلك، قد يرغب مدير العقد في التأكد من المقاولين من الباطن من أن المورد (المقاول الرئيسي) قد دفع لهم مقابل جميع الأعمال المنجزة والمفوترة حتى تاريخه قبل الإفراج عن الدفعة النهائية.
في حالة وجود أي منازعات اتصال معلقة في وقت إغلاق العقد، وفقًا للمادة 2.2-4363 من قانون فرجينيا، يجب تقديم أي مطالبات تعاقدية ذات صلة، سواء كانت تتعلق بالمال أو أي تعويضات أخرى، من قبل المورد كتابةً إلى الكومنولث (الوكالة) في موعد لا يتجاوز 60 أيام بعد سداد الدفعة النهائية للمورد؛ ومع ذلك، يجب تقديم إشعار كتابي بعزم المورد على تقديم هذه المطالبة إلى الوكالة وقت حدوث أو بداية العمل الذي تستند إليه المطالبة. سيقوم مدير العقد بتسهيل إنهاء هذا الأمر.
من الأهمية بمكان أن يتم التعجيل بهذه المرحلة لضمان الامتثال لمتطلبات الدفع القانونية المنصوص عليها في قانون فرجينيا، الأقسام § 2.2-4347 حتى § 2.2-4354.
يجب التوقيع على إقرار من المورد للتحقق من صحة أنه قد تم إصدار الفواتير واستلامها. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب على المورد إرفاق فاتورة نهائية بالإقرار. سيقوم مدير العقد بإرسال الإقرار والفاتورة من خلال عملية الموافقة المناسبة، ثم إلى مكتب الدفع المناسب للوكالة المعنية للدفع، وسيقوم بمراقبة ذلك حتى يتم الإقرار بالدفع النهائي من قبل مكتب الدفع وتأكيده بإيصال موقع من المورد.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.