32.6 أدوار ومسؤوليات الأطراف أثناء الاحتجاج
32.6.1 مسؤوليات وكالة الشراء
يجب على وكالة الشراء:
- الإقرار باستلام الاحتجاج.
- توزيع جميع المراسلات المتعلقة بالاحتجاج على جميع الأطراف.
- قم على الفور بمراجعة وقائع عملية الالتماس:
- مقابلة جميع المشاركين في عملية الالتماس والترسية.
- مراجعة شاملة لجميع الوثائق في ملف المشتريات.
- تحليل المخاوف التي أثيرت في الاحتجاج وتحديد ما إذا كانت هناك قضايا صحيحة قد أثيرت.
- تحديد ما إذا كانت ترسية العقد قد تمت وفقًا لشروط وأحكام طلب تقديم العطاءات وكذلك قانون فيرجينيا.
- تحديد ما إذا كان قد تم التعامل مع عملية الالتماس نفسها بشكل صحيح ودقيق وبطريقة مهنية تعكس الإنصاف والموضوعية والمساواة في الوصول إلى المشاركين.
- تحديد ما إذا كانت قرارات وإجراءات الترسية موثقة بشكل صحيح في ملف المشتريات.
- تحديد ما إذا كان من المحتمل أن تسود الوكالة إذا تم رفع دعوى قضائية من قبل المورد المعترض. تقييم المخاطر والالتزامات المحتملة وتحديد النتائج الأكثر احتمالاً.
- تزويد المورد المحتج برد مكتوب يوضح ما إذا كانت الوكالة قد حددت ما إذا كان الاحتجاج صحيحاً أو باطلاً في غضون عشرة أيام من استلام الاحتجاج. يكون قرار وكالة الشراء نهائيًا ما لم يتخذ المورد إجراءً قانونيًا على النحو المنصوص عليه في 2.2-4364 من قانون فرجينيا.
- اتخاذ خطوات فورية لتصحيح الوضع إذا كان هناك قرار بأن الوكالة المشترية على خطأ أو أن شروط وأحكام الالتماس لم يتم اتباعها.
- الاحتفاظ بملف احتجاج رسمي يتضمن نسخًا من جميع المستندات المتعلقة بالاحتجاج.
- التنسيق مع جميع الأطراف لجدولة أي مؤتمرات أو اجتماعات احتجاجية، بما في ذلك توزيع الإخطار الرسمي بهذه الاجتماعات.
- إدارة البحث والرد في الوقت المناسب على أي طلبات FOIA الواردة بالتزامن مع الاحتجاج.
- إجراء تقييم للدروس المستفادة أو استخلاص الدروس المستفادة من عملية طلب تقديم العطاءات وقرار الترسية. بعد توثيق الدروس المستفادة ووضعها في ملف احتجاج الوكالة، يجب أن تعمل الوكالة على إجراء أي تغييرات على إجراءاتها أو عملياتها الحالية التي قد تحول دون حدوث احتجاجات مماثلة في المستقبل.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.