26.5 إرشادات التفاوض الأساسية
فيما يلي قائمة بأفضل ممارسات التفاوض:
- اعلم أن أي شيء في العقد يمكن مناقشته. مجرد وجود شيء ما مطبوع DOE لا يجعله غير قابل للتفاوض. كن مستعداً جيداً واعرف موقف الوكالة من كل بند من بنود التفاوض.
- يجب أن يستضيف قائد المشتريات في الوكالة، أي نقطة الاتصال الوحيدة، جلسات التفاوض ويقودها.
- حدد كل نقطة سيتم التفاوض بشأنها باستخدام جدول أعمال مكتوب.
- وضع معايير للمناقشة لكل نقطة.
- تحديد القضايا المهمة أولاً والنظر في النقاط الزمنية المناسبة للتفاوض بشأنها.
- حاول تسوية نقطة واحدة قبل الانتقال إلى النقطة التالية.
- مناقشة قيود الميزانية والسياسة والقيود المتعلقة بالبرنامج أو المشتريات.
- كن مستعداً لمناقشة البدائل.
- تفاوض على أساس متساوٍ. إذا كان لدى المورد دعم قانوني أو تقني، أحضر نظراء الوكالة المؤهلين أو العكس.
- تجنب الجدال والمقاطعات والصفقات السريعة.
- كن أخلاقيًا وعادلًا وحازمًا.
- محاولة تحقيق نتائج مربحة للطرفين بحيث يتوصل الطرفان إلى عقد مُرضٍ في ختام المفاوضات وتقاسم المخاطر والمسؤوليات بشكل متوازن.
- لا تستهين أبداً بقدرة أو معرفة الطرف الآخر لأنه على الأرجح قد قام بواجبه المنزلي أيضاً.
- تجنب تضييق المجال على مورد واحد.
- عدم إهمال مشاكل الطرف الآخر أو قضاياه.
- لا تدع السعر يطغى على المصالح أو القضايا الأخرى. السعر الرخيص لن يعوض الوكالة عن نظام أو منتج DOE لا يلبي جميع متطلباتها.
- ابحث عن أرضية مشتركة دون قضاء وقت غير منطقي.
- اتخذ دائماً موقفاً احتياطياً.
- عدم الإفصاح عن محتويات العروض الأخرى للموردين.
- لا تتفاوض في مجالات تتجاوز نطاق طلب تقديم العروض؛ أي لا تتفاوض في مجالات تتجاوز نطاق طلب تقديم العروض.
- من العدل أن تتم المبادلة بتقديم تنازل والحصول على تنازل.
- حاول ألا تقبل أول "لا". التعبير عن القلق، وتقديم عرض مضاد و/أو الدعوة إلى بدائل للمناقشة.
- كن مثابراً عندما يتعلق الأمر بالتسعير وقيود ميزانية الوكالة.
- كن صبورًا وعقلانيًا وعادلًا ومحترمًا.
- لا تتنازل أبداً عن احتياجات عملك أو متطلبات الامتثال.
ابحث في الدليل عن طريق الكلمات المفتاحية أو المصطلحات الشائعة.