الفصل 25 - تشكيل عقد تكنولوجيا المعلومات

25.8.22 تسعير تكنولوجيا المعلومات

في حين أن التزامات المورد IT تجاه الوكالة قد تكون معقدة، فإن الالتزام الأساسي للوكالة بسيط. تدفع الوكالة للمورد مقابل خدماته أو منتجاته IT. عادةً ما تكون عقود تطوير الأنظمة مخصصة للمشاريع المعقدة الكبيرة وعادةً ما تكون عقود تطوير الأنظمة مخصصة للدفعات المرحلية. يمكن للوكالة إدارة مخاطر هذه المشاريع من خلال الدفع على دفعات بناءً على مراحل المشروع الرئيسية، أو الاحتفاظ بجزء من الرسوم إلى أن تعتبر الوكالة أن البرنامج/النظام مقبول. ومن أجل العمل في إطار هذه القيود، يقوم الموردون IT بشكل متزايد بتقسيم المشاريع إلى أجزاء أصغر تغطي فترات زمنية أقصر. قد ترغب الوكالات في تقييم ما إذا كان من المفيد أكثر أن تدفع مبلغاً أكبر مقابل خدمات المورد في تنفيذ البرنامج، بدلاً من دفع مبلغ أكبر مقابل ترخيص البرنامج نفسه.

قد تستدعي اتفاقيات ترخيص البرمجيات دفعات لمرة واحدة أو مدفوعات متكررة، اعتماداً على ما إذا كان ترخيص البرمجيات يعتبر اشتراكاً أو "مدفوع." عادةً ما تكون خدمة/استضافة التطبيقات والبرمجيات كخدمة قائمة على الاشتراك. تعتمد الرسوم على الاستخدام وقد يتم تحصيلها شهرياً أو سنوياً. تكون رسوم الصيانة متكررة بغض النظر عما إذا كان الترخيص الأساسي مدفوعًا لمرة واحدة أو اشتراكًا مستمرًا، وقد تتضمن رسومًا إضافية بالساعة. يجب أن يستند سعر الصيانة إلى السعر الفعلي المدفوع للبرنامج بعد كل الخصومات والمفاوضات، بدلاً من سعر القائمة الذي عادةً ما يكون أعلى بكثير. IT عادةً ما تدرج الاتفاقيات مبلغ الرسوم وطريقة الدفع في جدول (معروض) للعقد. قد ينص العقد على أن المبالغ المنصوص عليها في الجدول ستكون سارية المفعول للمدة الأساسية بعد توقيع العقد. إذا وافقت الوكالة على أي زيادات، فينبغي أن تكون محددة بنسبة مئوية ثابتة منخفضة أو بنسبة مئوية تستند إلى مؤشرات التضخم المنشورة، مثل مؤشر أسعار المستهلك. فيما يلي لغة من نموذج عقد VITA "Solution" الخاص بـ VITA Solution :

"كمقابل للحل وأي منتجات وخدمات إضافية مقدمة بموجب هذه الوثيقة، يجب على المستخدم المرخص له أن يدفع للمورد الرسوم المنصوص عليها في المستند (الرسوم) الواردة في المستند (ب)، والتي تسرد جميع الرسوم والمصاريف. تسري الرسوم وأي خصومات مرتبطة بها طوال مدة هذا العقد؛ ومع ذلك، شريطة أنه في حالة سريان الرسوم أو الخصومات لأي فترة أقل من كامل المدة، يوافق المورد على عدم زيادة الرسوم أكثر من مرة واحدة خلال أي فترة اثني عشر (12) شهرًا، بدءًا من نهاية السنة الأولى (1). لا يجوز أن تتجاوز هذه الزيادة أقل من ثلاثة في المائة (3% ) أو الزيادة السنوية في مؤشر أسعار المستهلكين لجميع المستهلكين في المناطق الحضرية (CPI-U، متوسط مدينة الولايات المتحدة، جميع الأصناف، غير معدلة موسميًا، كما نشرها مكتب إحصاءات العمل التابع لوزارة العمل(http://www.bls.gov/cpi/home.htm)، لتاريخ سريان الزيادة مقارنة بنفس المؤشر قبل عام واحد (1). ويجب تقديم أي تغيير من هذا القبيل في السعر كتابةً وفقًا لما ورد أعلاه، ولا يصبح ساريًا قبل ستين (60) يومًا بعد ذلك. يوافق المورد على تقديم تخفيضات في الأسعار لضمان الامتثال لقسم التسعير التنافسي."

يجب على الوكالة أن تطلب إشعاراً كافياً بأي زيادة في الأسعار حتى تتمكن الوكالة من استبدال المورد إذا وجدت أن السعر مرتفع للغاية. قد ترغب الوكالة أيضاً في إدراج بند عام على غرار ما يلي: "بالنسبة لجميع الخدمات التي يؤديها المورد للوكالة، لن يتقاضى المورد سوى المبالغ المعقولة والمتعارف عليها. لن يفرض المورد رسومًا على الوكالة مقابل أي خدمة من هذه الخدمات أكثر من الرسوم القياسية التي يفرضها المورد على الخدمات المماثلة للعملاء الآخرين."

تدعو الجملة الأولى أعلاه إلى أسعار عادلة. سترغب الوكالة في الحصول على عروض أسعار من موردين آخرين للتأكد من أن الأسعار التي يطلبها المورد عادلة. أما الجملة الثانية فهي عبارة عن بند تسعير الدولة الأكثر رعاية وتصب في صالح الوكالة. وعادةً ما تكون الوكالات التي تكون في أفضل وضع تفاوضي هي الوحيدة القادرة على الحصول على مثل هذا الشرط. من أجل تطبيق هذا البند، قد ترغب الوكالة في الحصول على الحق في فحص دفاتر المورد وسجلاته.

قد يكون الشرط الأسهل للتفاوض هو الشرط الذي يمنح الوكالة الاستفادة من أي عرض أفضل قد يقدمه المورد لأي هيئة عامة أخرى في الكومنولث. فيما يلي بند على هذا المنوال "يوافق المورد على أنه إذا تم تقديم أي عرض أو إبرام أي اتفاق من قبل المورد مع أي هيئة عامة أخرى من هيئات الكومنولث العامة لبرامج مماثلة إلى حد كبير وبكميات مماثلة إلى حد كبير بسعر أقل من السعر المعروض على الوكالة المبين في هذه الاتفاقية، فإن السعر المبين في هذه الاتفاقية يتم تخفيضه إلى السعر المعروض على هذه الهيئة العامة."