الفصل 24 - طلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية

24.5.12 استكمال حزمة طلب تقديم العروض

سيتم تجميع حزمة شاملة لطلب تقديم العروض، بما في ذلك جميع الملاحق من قبل مركز العمليات الخاصة بمساعدة أعضاء لجنة التخطيط الاستراتيجي الآخرين. ستقدم الشركات الصغيرة والمتوسطة أقسام المتطلبات الفنية المستكملة لطلب تقديم العروض وستشارك في المراجعة النهائية لطلب تقديم العروض المستكمل. يجب على صاحب العمل تقديم أقسام متطلبات العمل والمتطلبات الوظيفية المكتملة من طلب تقديم العروض والمشاركة في المراجعة النهائية لطلب تقديم العروض المكتمل. يخضع مركز العمليات الخاصة للمساءلة عن حزمة كاملة وشاملة لطلب تقديم العروض. عند وضع اللمسات الأخيرة على حزمة طلب تقديم العروض قبل نشرها، يجب على مركز العمليات الخاصة ما يلي: 

• مراجعة أقسام طلب تقديم العروض المقدمة من الشركات الصغيرة والمتوسطة وصاحب العمل للتأكد من دقتها واكتمالها ووضوحها، وضمان الجودة الشاملة لطلب تقديم العروض. 
• قم بصياغة المحتوى المتبقي من طلب تقديم العروض، بما في ذلك الشروط والأحكام العامة و VITA's ITالخاصة بطلب تقديم العروض. 
• اختر نموذج العقد VITA IT المناسب والمعتمد وضمنه. 

يجب على مراكز الخدمات الخاصة غير التابعة ل VITA استخدام نموذج العقد الخاص بوكالتهم إلى أن يتلقوا تدريبًا على استخدام نموذج عقد VITA أو يطلبوا مساعدة VITA في التدريب على استخدام النموذج. من المطلوب أن تستخدم الوكالات مصفوفة "VITA الحد الأدنى من المتطلبات التعاقدية لمشاريع التكنولوجيا "الكبرى" للمشاريع الكبرى التي تتطلب موافقة CIO ويوصى بشدة باستخدامها في جميع عمليات الشراء المفوضة IT. يمكن الاطلاع على المصفوفة على صفحة الويب الخاصة بالمركز على هذا الموقع:  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(ملحوظة: تأكد من تضمين بيان بأن أي خطوط حمراء للموردين في طلب تقديم العروض والشروط والأحكام يجب أن تستثني الاستثناءات أو المراجعات اللغوية الموصى بها لأي أحكام تتعلق بالمسؤولية. سيتم طلب ذلك من المورد فقط في وقت المفاوضات). ويرجع هذا الشرط إلى الصياغة التالية في الفقرة 2.2-4302.2: 

"في حالة تقديم اقتراح لتكنولوجيا المعلومات، على النحو المحدد في § 2.2-2006 ، لا يجوز للهيئة العامة أن تطلب من مقدم العرض أن يذكر في الاقتراح أي استثناء من أي أحكام تتعلق بالمسؤولية الواردة في طلب الاقتراح. يتم بعد ذلك إجراء مفاوضات مع كل من مقدمي العروض الذين تم اختيارهم على هذا النحو. ويجب على مقدم العرض أن يذكر أي استثناء من أي من أحكام المسؤولية الواردة في طلب تقديم العروض كتابةً في بداية المفاوضات، ويجب النظر في هذه الاستثناءات أثناء التفاوض." 

• قم بتوجيه المسودة النهائية الكاملة لحزمة طلب تقديم العروض إلى المراجعين/الموافقين الداخليين المناسبين أو VITA أو غيرهم من المراجعين/الموافقين الآخرين. 
• قيادة PPT في المراجعة النهائية لطلب تقديم العروض وجميع المرفقات. 
• وضع اللمسات الأخيرة على حزمة طلب تقديم العروض واستكمالها، بما في ذلك جميع المرفقات، والتي يجب أن تكون جاهزة للإصدار في انتظار موافقة اللجنة التوجيهية التنفيذية، إذا لزم الأمر. 
• البدء في توثيق القضايا لتخطيط استراتيجية التفاوض.