الفصل 24 - طلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية

24.2.1 طلبات تقديم العروض القائمة على الحلول

تطلب طلبات تقديم العروض المستندة إلى الحلول من الموردين اقتراح حل تجاري IT لحل المشاكل والأهداف المحددة للوكالة. تذكر طلبات تقديم العروض القائمة على الحلول بإيجاز حاجة العمل، وتصف مشكلة التكنولوجيا، وتطلب الحد الأدنى من المواصفات والمتطلبات. يُسمح للموردين باستخدام خبراتهم الواسعة في سوق التكنولوجيا وإبداعهم ومواردهم في مجال التكنولوجيا لاقتراح حلول مبتكرة وفعالة من حيث التكلفة. قد تطلب طلبات تقديم العروض المستندة إلى الحلول من الموردين تقديم حل لجزء فقط من مشكلة العمل أو اقتراح حلول عالية المستوى من النوع المفاهيمي يتم تقييمها بناءً على مجموعة مفصلة من المتطلبات.

يجب أن تسعى الوكالات إلى تقليل المتطلبات والمواصفات للسماح بالمرونة في أنواع الحلول المقترحة. تضع المواصفات والمتطلبات حدوداً وقد تلغي أو تقيد العناصر أو الحلول المتاحة للمورد لتضمينها في عرضه. يجب كتابة مواصفات التكنولوجيا لتشجيع المنافسة وليس لتثبيطها مع محاولة السعي إلى تحقيق الاقتصاد في الغرض والحل التكنولوجي المقصود. يمكن للوكالة بعد ذلك تحديد الحل التكنولوجي، وليس منتجًا أو خدمة معينة، الذي يلبي احتياجاتها التكنولوجية أو التجارية على أفضل وجه.

ينطوي جزء من عملية اتخاذ القرار بشأن وقت استخدام طلب تقديم العروض القائم على الحلول على إجراء تحليل للمخاطر. كجزء من تحليل المخاطر، يقوم فريق مشروع المشتريات بحل المسائل التالية:

هل تمثل مشكلة العمل التكنولوجي فرصة لتقاسم المخاطر ذات المنفعة المتبادلة بين الوكالة والمورد؟

• ما هي العوامل التي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على احتمالية استكمال مشروعنا في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية؟

• هل من الممكن تقييم الحلول المقترحة بالتساوي؟

• هل يمكن تقييم الحل (الحلول) استنادًا إلى تحليل التكلفة الإجمالية للملكية الذي يتضمن التكلفة المتوقعة لدعم الحل المقترح والخيارات المالية الأخرى؟

عند إعداد طلب تقديم العروض القائم على الحلول، ستكون بعض مكونات طلب تقديم العروض مختلفة عن طلب تقديم العروض غير القائم على الحلول. يجب أن يتضمن طلب تقديم العروض القائم على الحلول ما يلي:

• الخلفية التنظيمية للوكالة وبيئة العمل الحالية,

• قائمة محددة بالعمليات والإجراءات المتعلقة بالمشروع أو التفويضات القانونية أو التجارية,

• أي وثائق إجرائية أو عملية للمشروع,

• تعريف واضح بالبيئة التقنية الحالية للوكالة بما في ذلك جميع الأجهزة والبرمجيات المستخدمة حالياً، والتي يمكن استخدامها أو ينبغي استخدامها لتلبية متطلبات المشروع,

• تعريف لمشكلة العمل أو التكنولوجيا المراد حلها، ولكن ليس تعريفًا للحل المطلوب أو المشكلة من حيث الحل المطلوب,

• المواصفات التي تصف خصائص المنتج أو الخدمة أو الحل التكنولوجي الذي يتم البحث عنه.

في طلب تقديم العروض القائم على الحلول، يجب على الوكالات استخدام أسئلة التكنولوجيا لتوجيه المواصفات بدلاً من تضمين متطلبات إلزامية في طلب تقديم العروض. والهدف من ذلك هو الدعوة إلى أقصى قدر معقول من المنافسة، مع شراء أفضل الحلول التقنية للكومنولث. تستخدم VITA طلبات تقديم العروض القائمة على الحلول لإنشاء عقود على مستوى الولاية وشراء الحلول التقنية لتوفير أفضل قيمة للكومنولث. اطرح أسئلة على الموردين في طلب تقديم العروض لتوجيه المتطلبات، مثل: "ما هو معيار الصناعة لهذا المنتج و DOE هل يفي منتجك (منتجاتك) بهذا المعيار أو يتجاوزه؟"

إن الهدف من طلب تقديم العروض عن طريق التفاوض التنافسي هو الدعوة إلى أقصى قدر من المنافسة المعقولة بين مجتمع الموردين مع شراء أفضل الحلول التقنية ذات القيمة الأفضل للكومنولث.