الفصل 24 - طلبات تقديم العروض والمفاوضات التنافسية

24.14.8 تحليل إجمالي تكلفة الحل (بعد المفاوضات الأولية)

بعد الانتهاء من المفاوضات، يمكن استخدام تحليل التكلفة الإجمالية للحلول. تحدد نسبة التكلفة/القيمة المورد الذي يقدم الحل الأفضل قيمة. تذكر، على الرغم من أن معيار نسبة القيمة/التكلفة قد يكون معياراً للتقييم، إلا أنه لا يتم تطبيقه إلا بعد اكتمال المفاوضات.

من الضروري أن يفهم فريق التقييم التكلفة الكاملة لحل الأعمال القائم على التكنولوجيا. سيتناسب تحليل التكلفة الإجمالية للحلول مع خطة عمل المشروع وتحديد أفضل الحلول التي تتناسب مع أهدافه وميزانيته؛ على سبيل المثال، إضافة قدرات من أجل تحسين خدمة العملاء أو توسيع نطاق الخدمات.

القصد من ذلك هو الوصول إلى رقم نهائي يعكس التكلفة الفعلية للشراء. على سبيل المثال، يمكن أن تبلغ تكلفة عمر الكمبيوتر الشخصي أكثر من خمسة أضعاف تكلفة اقتنائه. يجب على المقيّمين النظر بدقة في التكلفة الكاملة - ليس فقط الحصول على الكمبيوتر الشخصي ولكن تشغيله ودعمه وصيانته خلال فترة حياته بما في ذلك تكاليف الأجهزة والبرمجيات والتدريب والصيانة والخدمات الأخرى. تحليل التكلفة الإجمالية للحلول هو تحليل التكلفة الإجمالية لمقترح كل مورد. وهذا يشمل، على سبيل المثال لا الحصر، عناصر التكلفة مثل بدء التشغيل، والانتقال من النظام الحالي، والانتقال من النظام الحالي، والتطبيق، والتدريب، ودعم خط المساعدة، والتشغيل، والصيانة والإصلاح، وترقيات الأجهزة المتعلقة بالاستعانة بمصادر خارجية أو الاستشارات و "تكلفة الخروج" ، أو تكلفة استبدال هذا النظام أو الحل في نهاية عمره الإنتاجي. وقد يشمل التحليل أيضاً الإيجار مقابل الشراء، والفوائد والتكاليف والمخاطر التي تفرضها مختلف شروط العقد وأحكامه التي تم تحديدها خلال المفاوضات الأولية.

ويتولى مركز العمليات الخاصة مسؤولية استكمال فريق التقييم بالموارد الداخلية اللازمة لجمع البيانات، بما في ذلك التكلفة الإجمالية للحل، المطلوبة لاتخاذ قرار قائم على البيانات. وقد يشمل ذلك مشاركة كبيرة من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة وموظفي الشؤون المالية. يكون مركز العمليات الخاصة مسؤولًا أيضًا عن تحديد نسبة القيمة/التكلفة لكل مقترح، والوصول إلى أي مخاطر غير عادية أو تكاليف غير ملموسة إضافية مرتبطة بكل حل، مثل قابلية المورد للاستمرار على مدى عمر الحل، وجودة وثائق النظام وتأثيرها على تكاليف التشغيل، وما إلى ذلك (أي التكلفة الإجمالية للوكالة أو الكومنولث). يجب على الشركات الصغيرة والمتوسطة وموظفي الوكالات تقديم مدخلات في تحليل التكلفة الإجمالية للحلول عند الحاجة. سيقوم مركز العمليات الخاصة، بالتعاون مع موارد الوكالة والشركات الصغيرة والمتوسطة، بتوثيق تحليل التكلفة والفائدة الذي يمثل بوضوح نسبة القيمة/التكلفة الإجمالية لكل حل من الحلول المدرجة في القائمة المختصرة. بدون هذه البيانات لا يمكن للفريق تحديد نسبة القيمة/التكلفة الحقيقية للحلول المقترحة.