الفصل 20 - العقود المشتركة والتعاونية وعقود GSA

20.1.4 التحديات التي تواجه استخدام أو إنشاء عقد مشترك و/أو تعاوني

تعمل جميع مؤسسات الشراء الحكومية بموجب شكل ما من أشكال المشتريات أو القوانين القانونية التي تهدف إلى تحقيق أفضل قيمة لمواطنيها، والحماية من الاحتيال وإساءة الاستخدام، وضمان العدالة والإنصاف والشفافية والحفاظ على ثقة الجمهور. ومع ذلك، قد تكون هناك اختلافات تؤثر على قدرة وكالتك على استخدام أو المشاركة في إنشاء عقد مشترك و/أو تعاوني IT. تقدم هذه القائمة بعض الأمثلة:

• الامتثال القانوني: على الرغم من أن معظم قوانين المشتريات متشابهة، قد تكون هناك اختلافات في قوانين المشتريات الحكومية. تشترط بعض الحكومات الامتثال الصارم لقوانين المشتريات الخاصة بها عند استخدام العقود المشتركة و/أو التعاونية التي تمنحها الحكومات الأخرى. سيساعد التواصل والمشاركة في عملية الشراء من قبل الأعضاء المشتركين و/أو التعاونيين في عملية الشراء على تحقيق الامتثال الشامل للعقد المشترك و/أو التعاوني.

• قوانين الشراء المحلي: العديد من الولايات القضائية لديها قوانين تفضل أو تعطي الأفضلية للموردين المحليين. قد تتداخل هذه القوانين مع قدرة الهيئة العامة على تطوير ومنح عقد مشترك و/أو تعاوني أو قد تمنع الوكالات من استخدام عقد مشترك و/أو تعاوني.

• المنافسة المفتوحة: يحتفظ العديد من برامج المشتريات الحكومية بقوائم بأسماء الموردين الذين سجلوا للتنافس على فرص التعاقد، ويُطلب منهم نشر إعلانات عامة للدعوات لتقديم العطاءات أو العروض. سيضمن إخطار الموردين المحليين بالتماس العقود المشتركة و/أو التعاونية IT والإعلان عن الالتماس في المنشورات المحلية إتاحة الفرصة للموردين المحليين للتنافس على العقد المشترك و/أو التعاوني IT. يُطلب من وكالات الكومنولث نشر جميع طلبات تقديم العروض والترسيات على موقع eVA ويمكنها نشر طلبات تقديم العروض في الصحف ذات التوزيع العام، بينما يتم تشجيع المحليات لدينا على النشر على eVA فقط.

• مشاركة الأعمال التجارية الصغيرة: قد تكون بعض الشركات الصغيرة، بما في ذلك الشركات الصغيرة المملوكة للنساء والأقليات وقدامى المحاربين المعوقين في الخدمة، وكذلك الشركات الصغيرة، قادرة على التعامل مع الأعمال التجارية لولاية واحدة أو ولاية قضائية محلية واحدة، ولكنها قد لا تكون قادرة على التعامل مع المتطلبات أو الاحتياجات المشتركة لحكومات متعددة. سيوفر تشجيع شبكات التوصيل والخدمات المحلية واستخدام مقاولي الأعمال الصغيرة من الباطن فرصًا لهذه الشركات الصغيرة لمواصلة خدمة الأعضاء المشتركين و/أو المتعاونين.

• النماذج والشروط: باستثناء اللوائح القانونية الفيدرالية، فإن معظم حكومات الولايات والحكومات المحلية تستخدم شروط وأحكام عقود المشتريات الفريدة من نوعها، وبالتالي فإن العقد المشترك و/أو التعاوني IT الذي تمنحه إحدى الولايات القضائية قد لا يتوافق مع الشروط والأحكام المطلوبة في ولاية قضائية أخرى. هناك العديد من الطرق لمعالجة الاختلافات التعاقدية، بما في ذلك وضع شروط وأحكام موحدة للأعضاء المشتركين و/أو المتعاونين، وإدراج جميع الاختلافات التعاقدية الحكومية في طلب العروض والتفاوض على اتفاقيات المشاركة بين الحكومة والمورد. يمكن معالجة الاختلافات في متطلبات الولاية أو المتطلبات المحلية في ملحق العقد؛ طالما أن الوكالة الراعية توافق مسبقاً في طلب تقديم العطاءات على أنه يجوز للمشاركين أن يكون لهم شروطهم وأحكامهم الخاصة التي يتم تناولها فيه. من الأمثلة على اللوائح القانونية التي قد تكون فريدة من نوعها بالنسبة للكومنولث اشتراط أن يكون الموردون مرخصين ويظلوا مرخصين لممارسة الأعمال التجارية في ولايتنا من خلال لجنة الشركات الحكومية طوال مدة أي عقد.

• الاهتمام بالتسعير: على الرغم من أن معظم العقود المشتركة و/أو التعاونية تحقق وفورات كبيرة في التكاليف للحكومات، إلا أن العقود المشتركة و/أو التعاونية لا تحقق جميعها أفضل قيمة. قد يعرض الموردون أسعاراً أعلى لأن العديد من الأعضاء المشتركين و/أو الأعضاء التعاونيين صغار أو يقعون في مناطق نائية. إذا كانت تقديرات استخدام العقد غير دقيقة، فقد يستند السعر إلى استخدام أقل بكثير من الاستخدام الفعلي. من المرجح أن يكون التسعير غير مواتٍ في عقود الإيجار على الظهر لأنه من الصعب تقدير الاستخدام مسبقًا. بالإضافة إلى ذلك، قد يرفع المورد سعر العقد بسبب ارتفاع التكاليف الإدارية المرتبطة بالاتفاقية المشتركة و/أو التعاونية.

• الوقت والموارد: يستغرق منح عقد يخدم حكومات ووكالات متعددة وقتاً وجهداً أكبر مما يستغرقه DOE لعقد يخدم وكالة واحدة. . من الناحية النظرية، يتم استرداد وقت العقد المشترك و/أو التعاوني IT واستثمارات الموارد من خلال استخدام العقود المشتركة و/أو التعاونية IT التي تمنحها الهيئات العامة الأخرى. كما يمكن تقليل الوقت والموارد المطلوبة من خلال الاستعانة بمتطوعين من حكومات أخرى للمساعدة في عملية الشراء أو صياغة المواصفات أو المشاركة في عملية التقييم.

• انتبهوا إلى عقود الإزدواجية: نظرًا لأن عقود "piggyback" لا تستند إلى الحجم الإجمالي، فإن الوكالات التي "تستفيد" من عقد كيان آخر قد لا تستفيد من وفورات الحجم الحقيقية. لا ينتج دائمًا عن النقل من عقد كيان عام آخر DOE أفضل قيمة. في بعض الحالات، قد تستفيد الكيانات في بعض الحالات من عقد مشترك و/أو تعاوني قائم ولكنها لا تخطر الدولة الرائدة أو تكمل ملحق مشاركة للعقد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم توثيق نشاط العقد وحجمه والتأثير على خصومات الحجم.

• الرسوم: تفرض العديد من برامج الشراء المشتركة و/أو التعاونية رسوم استخدام و/أو وصول على الكيانات الحكومية الأخرى لاستخدام عقودها المشتركة و/أو التعاونية. تتراوح الرسوم من رسوم التسجيل لمرة واحدة أو رسوم التسجيل السنوية إلى رسوم المعاملات التي تتراوح بين أقل من 1% إلى 2% من قيمة كل عملية شراء. قد يتم تحصيل هذه الرسوم مباشرةً من قبل الكيان الرائد المشترك و/أو التعاوني المُدير للعقد الرئيسي أو من المورد.